Zeitmanagement: Methoden, Tipps & Tricks.

Zeitmanagement ist im Arbeitsalltag wichtig, um die eigenen sowie die Ziele des Unternehmens zu erreichen und sich selbst weniger Stress und eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen. Die verschiedenen Methoden des Zeit- und Selbstmanagements verfolgen daher diese Ziele:

• Grenze zwischen Arbeit und Privatleben ziehen
• Arbeitszeit eindeutig verplanen und strukturieren
• Aufgaben sinnvoll priorisieren
• Zeitdiebe identifizieren und eliminieren
• Störfaktoren beseitigen

Um Ihre Selbstorganisation zu verbessern, Prioritäten zu setzen und Dinge schneller zu erledigen, gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte einmal näher vor.

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Sie Ihren Tag in effiziente Intervalle à 25 Minuten einteilen. 25 Minuten lang arbeiten Sie also fokussiert und konzentriert. Fünf Minuten sind im Anschluss eines Intervalls eingeplante Pufferzeit für kleine Pausen. Nach vier Pomodoro-Intervallen, in denen Sie fokussiert gearbeitet haben, sieht die Technik dann eine halbstündige Pause vor:

1. 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause
2. 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause
3. 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause
4. 25 Minuten arbeiten, 30 Minuten Pause

Durch die Unterbrechungen gönnen Sie sich eine kurze Verschnaufpause und sorgen dafür, dass Sie anschließend wieder konzentriert arbeiten können. Die feste Zeiteinteilung kann dabei helfen, sich weniger ablenken zu lassen und Prokrastination vorzubeugen.

Wenn Ihnen die Pomodoro-Zeitintervalle zu kurz erscheinen, um Ihre wichtigen Tätigkeiten abzuhandeln, gibt es auch die folgenden Zeitmanagement-Methoden mit abweichender Unterteilung.

Nach der 60-60-30-Methode arbeiten Sie zwei Mal hintereinander für je eine Stunde und schließen dann eine halbstündige Pause als Unterbrechung an. Zwischen den 60 Minuten-Intervallen sollten Sie ebenfalls einige Minuten Pufferzeit einplanen. Dieser Wechsel von Anspannung und Entspannung soll dazu beitragen, eine konzentrierte und gesunde Arbeitsweise zu fördern. 

Erscheint es Ihnen unsinnig, stets 25 oder 60 Minuten am Stück fokussiert zu arbeiten, da manche Tätigkeiten kürzer oder länger dauern, kommt womöglich die Timeboxing-Methode für Sie infrage. Dabei unterteilen Sie Ihre Aufgaben in Timeboxen, sprich Zeitblöcke, mit fest vorgegebenem Zeitrahmen. Für das Lesen und Beantworten Ihrer E-Mails am Morgen können Sie sich zum Beispiel 30 Minuten fest blocken, für die Vorbereitung eines Kundentermins zwei Stunden, die Durchführung der jährlichen Mitarbeitergespräche zwei Wochen oder für die Organisation der Führerscheinkontrolle aller Ihrer Flottenfahrer einen Monat.

Die Blöcke der Timeboxing-Methode können Sie so individuell an die Tätigkeiten anpassen und auch über einen längeren Zeitraum laufen lassen. Wichtig ist nur, dass Sie die Deadline im Blick haben und aktiv darauf hinarbeiten, diese einzuhalten. Die Idee hinter der Timeboxing-Methode besagt, dass uns Aufgaben schneller von der Hand gehen, wenn wir uns eine Deadline setzen. Der so entstandene psychologische Druck trägt im Idealfall dazu bei, dass wir rechtzeitig und fokussiert arbeiten, um die fälligen Dinge zu erledigen.

Wenn Sie sich nun fragen, wie viel Zeit Sie bei der Timeboxing-Methode für jede Aufgabe einplanen sollten, setzt hier die etwas sperrig klingende 40-30-20-10-Regel an. Diese sieht vor, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren und mit aufsteigender Priorität auch mehr Zeit für eine Tätigkeit einplanen:

• Priorität 1: 40 % der Zeit
• Priorität 2: 30 % der Zeit
• Priorität 3: 20 % der Zeit
• Priorität 4: 10 % der Zeit

Diese Vorgehensweise funktioniert am besten bei kleineren Zeitintervallen, beispielsweise für Ihre Tagesplanung. Wissen Sie, welche Aufgaben Sie an diesem Tag erledigen müssen, können Sie für diese je nach Priorisierung ausreichend Zeit einplanen. Mitunter können aber auch Aufgaben mit niedriger Priorität viel Zeit beanspruchen. Hier sollten Sie von Fall zu Fall entscheiden, ob Sie sich über einen längeren Zeitraum jeden Tag ein bisschen Zeit einräumen oder die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einmal abhandeln.

Ferner stellt sich jedoch die Frage nach der Priorisierung: Woher wissen Sie, welche Aufgaben als Erstes erledigt werden sollten? Auch dazu gibt es nützliche Selbstmanagement-Methoden.

Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben haben wir Ihnen bereits in unserem Artikel zur ABC-Analyse vorgestellt. Mit dieser Methode klassifizieren Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit in drei Kategorien.

• Klasse A: Aufgaben von hoher Wichtigkeit zum Erreichen Ihrer Ziele, die als Erstes abgearbeitet werden sollten
• Klasse B: ebenfalls wichtige Tätigkeiten, die Sie jedoch delegieren können
• Klasse C: zeitfressende Aufgaben, die Sie ablenken und von Ihrem Ziel abhalten und daher im Rahmen Ihrer Selbstorganisation nur wenig Zeit bekommen sollten

Ebenfalls nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert das Eisenhower-Prinzip. Mithilfe dieser Methode des Selbstmanagements können Sie Ihre anstehenden Aufgaben in vier Stufen priorisieren: Dringende und wichtige Aufgaben besitzen absolute Priorität und sollten so bald wie möglich erledigt werden. Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben müssen Sie nicht sofort erledigen, sollten sich aber zeitnah einige Stunden dafür blocken. Dringende, aber nicht wichtige Tätigkeiten können Sie zur umgehenden Erledigung am besten delegieren. Mit den weder dringenden noch wichtigen Aufgaben identifizieren Sie nach dem Eisenhower-Prinzip schließlich die Zeitdiebe, die Ihr Zeitmanagement durcheinanderbringen und deshalb keinen Platz in Ihrem Tagesplan erhalten sollten. Wie diese Selbstmanagement-Methode genau funktioniert und welche Vor- und Nachteile sie Ihnen bietet, erfahren Sie in unserem Artikel zum Eisenhower-Prinzip.

Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden können Sie im Arbeitsalltag dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten. Doch auch, wenn Sie Ihre Arbeitsweise und Selbstorganisation nicht direkt umstellen möchten – oder Ihnen wieder mal die Zeit dazu fehlt –, können Sie sich unter folgenden Tipps passende Methoden zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements heraussuchen:

1. Einen Tagesplan erstellen:
   Gewöhnen Sie sich an, am Anfang eines jeden Tages, die anstehenden Aufgaben und Termine übersichtlich zusammenzutragen. Ob Sie das in Ihrem Online-Kalender, mit einem Kanban-Board oder handschriftlich tun, ist Ihnen überlassen. Planen Sie auch Pufferzeit ein und treffen Sie Entscheidungen. Unterstützung dabei bietet Ihnen die Alpen-Methode.
2. Identifizieren Sie Zeitfresser und Zeitdiebe:
   Lernen Sie, einzuschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, und identifizieren Sie zeitfressende Tätigkeiten, die Ihnen ohne großen Mehrwert die Zeit „stehlen“. Um effizient zu arbeiten, sollten Sie stattdessen Aufgaben als Erstes angehen, die mit wenig Aufwand viel Ertrag versprechen. Ein nützliches Tool stellt hierbei das Pareto-Prinzip dar.
3. Prokrastination und Ablenkungen vermeiden:
   Prokrastination – also das Aufschieben von Aufgaben – ist für die Arbeitseffizienz pures Gift. Seien Sie selbstkritisch und ertappen Sie sich dabei, wenn Sie prokrastinieren, statt fokussiert zu arbeiten. Überlegen Sie, wo die Ursache der Prokrastination liegt, und versuchen Sie, sich neu zu motivieren. Hilfsmittel wie Wecker, Erinnerungen und Deadlines können Sie dabei unterstützen, die Konzentration und Motivation hochzuhalten. Tipp: Ablenkungen, zum Beispiel durch private Anrufe, Nachrichten oder laute Umgebungsgeräusche, sollten Sie entgegenwirken, indem Sie beispielsweise zu bestimmten Zeiten alle Nachrichten-Apps und Ihr Handy stummschalten und Ihre Bürotür schließen.
4. Aufgaben unterteilen:
   Manchmal ist eine Aufgabe so umfangreich und groß, dass Sie trotz guten Zeitmanagements unüberwindbar scheint. Eine Unterteilung der Aufgabe in viele kleine Subtasks schafft Abhilfe: Indem Sie sich Schritt für Schritt auf die nächste Teilaufgabe konzentrieren, gelingt die Erledigung der gesamten Arbeit einfacher.
5. Pufferzeit und Pausen einplanen:
   Denken Sie bei allem Streben nach gut genutzter Zeit auch daran, dass Sie in ihrem Arbeitstag auch ausreichend Pufferzeit für unerwartete Ereignisse einplanen und Pausen machen. Letztere sind wichtig, um Körper und Geist zu entspannen und anschließend wieder voller Energie weiterzuarbeiten.
6. Delegieren:
   Wächst Ihnen Ihre To-do-Liste über den Kopf, sollten Sie einige Aufgaben womöglich abgeben. Indem Sie Tätigkeiten an Mitarbeiter delegieren oder Kollegen um Hilfe bitten, können Sie Ihr Zeitmanagement zum einen entlasten und zum anderen Teamarbeit und Teamführung verbessern. Ist die Kommunikation im Team gut, können sich alle bei Bedarf gegenseitig unterstützen und die Selbstorganisation in Teilen zur Teamorganisation machen.

Zeitmanagement erzielt dann den besten Effekt, wenn Sie die für Sie passende Arbeitsweise gefunden haben. Ob Kanban-Board, Timeboxing-Methode oder Eisenhower-Prinzip – für den einen funktioniert die eine Methode, dem anderen gefällt die andere besser. Das Gute an allen Hilfsmitteln zur Selbstorganisation: Mix und match ist erlaubt. Wählen Sie die Punkte und Bestandteile aus, die zu Ihnen passen, und kombinieren Sie Zeitmanagement-Methoden und Tipps nach Belieben. Indem Sie sich damit beschäftigen, wie Sie Ihr Zeitmanagement besser gestalten, ist der erste wichtige Schritt getan. Das gesteigerte Bewusstsein für Zeitdiebe, Ablenkungen und Prokrastination kann bereits dazu beitragen, diese zu minimieren.

Mit Blick auf die Methoden gilt folgender Tipp: Probieren Sie alles einmal aus. Bringen Sie Geduld mit und testen Sie die verschiedenen Methoden im Idealfall einige Wochen in Ihrem Arbeitsalltag aus. Nachdem sich eine gewisse Routine eingestellt hat, wird die Zeit- und Tagesplanung fester Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs sein. Mit welcher Zeitmanagement-Methode Sie die besten Ergebnisse erzielen und Ihre Ziele erreichen, können Sie dann im Selbstversuch feststellen. Ganz nach dem Motto: Time will tell.