Mit der Alpen-Methode das Zeitmanagement verbessern.
Wenn im Arbeitsalltag zahlreiche Aufgaben bewältigt werden müssen, greifen viele auf das Erstellen einer herkömmlichen To-do-Liste zurück. Um die Aufgaben jedoch nicht nur aufzugliedern, sondern ihnen auch Bearbeitungszeiträume und Prioritäten zuordnen zu können, muss die To-do-Liste sinnvoll erweitert werden. Der deutsche Autor Lothar J. Seiwert machte sich daher das Prinzip von To-do-Listen zunutze und entwickelte daraus die sogenannte Alpen-Methode, um die Zeitplanung weiter zu optimieren.
Seiwerts Vorgehen lässt sich in zahlreichen Berufen – auch in dem des Fuhrparkmanagers – anwenden und erleichtert somit einen strukturierten, effizienten Arbeitsablauf.
Wie Sie mithilfe der Alpen-Methode Ihr Zeitmanagement effizienter gestalten und einen gut strukturierten Tagesplan erstellen, erklären wir Ihnen im Folgenden.
Die Bestandteile der Alpen-Methode.
Als Basis der Alpen-Methode dient, wie bereits erwähnt, eine herkömmliche To-do-Liste, die weiter optimiert und strukturiert wird. Das Vorgehen setzt sich aus fünf Schritten zusammen, die durch ihre jeweiligen Anfangsbuchstaben das Wort „Alpen“ bilden.
Die einzelnen Buchstaben stehen dabei für folgende Arbeitsschritte:
- Aufgaben definieren und sammeln
- Länge der Bearbeitung einschätzen
- Pufferzeit berücksichtigen
- Entscheidungen für den Tagesplan treffen
- Nachkontrolle vor dem Feierabend
Aufgaben definieren und sammeln.
Das Zeitmanagement mittels der Alpen-Methode beginnt damit, dass Sie sich Zeit nehmen, um alle anstehenden Aufgaben zu sammeln – also eine To-do-Liste erstellen. Idealerweise schreiben Sie kurz vor dem Feierabend die offenen To-dos und Termine auf, die für den darauffolgenden Arbeitstag anstehen. Durch das Auflisten am Vortag können Sie auch Aufgaben für den Folgetag notieren, die Sie noch nicht bearbeitet haben – so geraten keine Arbeitsaufträge in Vergessenheit. Dies ist besonders vor dem Wochenende ratsam.
Alternativ können Sie das Zusammentragen der Aufgaben aber auch zu Beginn des Arbeitstages in Angriff nehmen.
Die offenen Aufgaben zu notieren und gemäß der Alpen-Methode zu strukturieren, nimmt lediglich wenige Minuten des Arbeitstages in Anspruch, kann durch die weitere Priorisierung aber zu einer Effizienzsteigerung über den Arbeitstag hinweg führen – der Aufwand kann sich also durchaus lohnen.
Länge der Bearbeitung einschätzen.
Gehen Sie nach dem Auflisten der Aufgaben dazu über, zu jedem offenen Task eine voraussichtliche Bearbeitungsdauer zu notieren. Planen Sie die Zeiträume zur Abarbeitung nicht zu knapp ein, setzen Sie sich aber ein genaues Zeitlimit pro Aufgabe, das Sie einhalten möchten.
Nutzen Sie für die Einschätzung der benötigten Zeiträume Ihre bisher gesammelten Erfahrungen. So wissen Sie nach einiger Zeit in Ihrem Beruf ungefähr, wie viel Zeit Sie für eine anstehende UVV-Prüfung, die Fahrzeugstammdatenpflege oder das Strafzettelmanagement einplanen müssen.
Berücksichtigen Sie bei der Einschätzung der Bearbeitungsdauer auch immer, ob Sie gegebenenfalls mithilfe spezieller Online-Systeme Zeit bei der Abarbeitung einsparen können. So nimmt die Führerscheinprüfung der Dienstwagenfahrer ohne Hilfssystem deutlich mehr Zeit in Anspruch, als wenn Sie dafür ein elektronisches Prüfsystem verwenden und lediglich nachprüfen müssen, ob die Dienstfahrer ihren Führerschein per App oder Siegel kontrolliert haben.
Effizientes Fuhrparkmanagement.
Automatische Reportings, übersichtliche Flottenverwaltung und viele weitere Vorteile erwarten Sie mit den Online-Systemen der Volkswagen Leasing GmbH. Mit diesen Systemen für das Fuhrparkmanagement gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter.
Zu den Online-Systemen für Fuhrparkmanagement.Haben Sie am Tag feste Termine, beispielsweise Meetings mit Kunden oder Dienstwagenfahrern, notieren Sie den Start- sowie voraussichtlichen Endzeitpunkt sowie gegebenenfalls anfallende Zeit für Vor- und Nachbereitungen. Auch Pausenzeiten sollten Sie in Ihrer Planung nicht vergessen – schließlich sind diese laut Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben und dienen der Regeneration der Konzentrationsfähigkeit, sodass Sie sich im Anschluss mit neuer Energie Ihren Aufgaben widmen können.
Haben Sie die voraussichtlich anfallenden Bearbeitungszeiten zusammengetragen, können Sie im nächsten Schritt die Pufferzeiten planen.
Pufferzeit berücksichtigen.
Natürlich kann eine Aufgabe sich im Verlauf der Bearbeitung auch als komplizierter als zunächst erwartet herausstellen oder es kommen unvorhersehbare To-dos hinzu, beispielsweise durch einen plötzlich aufgetretenen Schaden an einem der Flottenfahrzeuge. Um auch für diese Aufgaben ausreichend Zeit parat zu haben, sieht die Alpen-Methode Pufferzeiten vor.
Als grobe Richtlinie wird in der Regel eine 60/40-Verteilung der verfügbaren Arbeitszeit genutzt. Das bedeutet, dass Sie 60 % der Arbeitszeit fest für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben einplanen und weitere 40 % als Pufferzeit nutzen. Von den 40 % Pufferzeit sollten Sie die Hälfte für spontan aufkommende Aufgaben einkalkulieren, damit Sie diese trotz des Tagesplans zeitnah erledigen können.
Haben Sie am Ende des Tages noch Pufferzeit übrig, können Sie diese für das Zusammentragen der Aufgaben des nächsten Tages nutzen – damit dieser Arbeitstag ebenso effizient genutzt werden kann.
Entscheidungen für den Tagesplan treffen.
Je nach Aufgabenfülle werden Sie beim Einschätzen der jeweiligen Bearbeitungszeiträume merken, dass die Arbeitszeit nicht immer ausreicht, um alle offenen To-dos in Gänze zu erfüllen. Ist dies bei Ihnen der Fall, müssen Sie die Aufgaben nun priorisieren und eine Entscheidung darüber treffen, welche Aufgaben Sie unbedingt erledigen müssen und welche sie womöglich weglassen, delegieren oder verkürzen können.
Abhilfe bei dieser Entscheidungsfindung schaffen Effizienzkonzepte wie das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Methode oder die ABC-Analyse.
Haben Sie festgelegt, welche Aufgaben am Tag bearbeitet werden sollen, können Sie sich anschließend der Bearbeitung widmen und die Tasks nacheinander erledigen.
Nachkontrolle vor dem Feierabend.
Kurz vor Abschluss des Arbeitstages nehmen Sie sich noch einmal die Zeit für eine Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben haben Sie erfolgreich abgearbeitet? Welche To-dos sind weiterhin offengeblieben? Haben Sie ausreichend oder zu viel Pufferzeit einberechnet?
Aus den Antworten auf diese Fragen können Sie Ihre Erkenntnisse für den nächsten Arbeitstag und für Ihr allgemeines Zeitmanagement ziehen und gegebenenfalls mehr oder weniger Pufferzeit einplanen oder für bestimmte Aufgaben in Zukunft mehr Zeit einkalkulieren.
Im Rahmen der Nachkontrolle können Sie auch die nicht geschafften Aufgaben niederschreiben und für den kommenden Tagesplan vermerken.
Nutzen Sie Ihren Arbeitstag produktiv – dank der Alpen-Methode.
Besonders in Berufen mit vielseitigen Aufgabengebieten ist ein gutes Zeitmanagement von großem Vorteil. Die Alpen-Methode hilft Ihnen dabei, den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu legen und für jeden Task einen Bearbeitungszeitraum einzuplanen und einzuhalten. Durch das Vergeben von Prioritäten stellen Sie zudem sicher, dass Sie wichtige Aufgaben zeitnah erledigen.
Bei der Nachkontrolle vor dem Feierabend reflektieren Sie Ihren Arbeitstag und können so Hürden sowie zeitintensive Aufgaben identifizieren und daraus Erkenntnisse für Ihr zukünftiges Zeitmanagement identifizieren. Auf diese Weise optimieren Sie Ihre Zeitplanung sowie Ihre Arbeitseffizienz stetig weiter.
