Effizienter arbeiten: Work smarter, not harder.

Als Reaktion auf die oben genannten Schwierigkeiten, verkürzen viele Beschäftigte ihre Mittagspause oder lassen sie ganz ausfallen und machen Überstunden, um die fälligen Tätigkeiten zu erledigen. Im Sinne der Arbeitseffizienz sollten Sie die Arbeit jedoch stattdessen getreu dem Motto „work smarter, not harder“ cleverer organisieren, sodass Sie innerhalb der regulären Arbeitszeit mehr schaffen können.

Um Ihr Selbstmanagement und Zeitmanagement zu verbessern und cleverer („work smarter“) anstelle von härter („not harder“) zu arbeiten, bieten verschiedene Konzepte Lösungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen dazu die Alpen-Methode, das Pareto-Prinzip, das Eisenhower-Prinzip sowie die ABC-Analyse kurz vor. 

Die Alpen-Methode setzt da an, wo das Effizienzproblem vieler Beschäftigter entsteht: bei der To-do-Liste. Diese nützt wenig, wenn sie lediglich eine lange Aufzählung von Aufgaben darstellt, aber keinen Anhaltspunkt bietet, welche Punkte Priorität genießen und wie viele von ihnen realistisch an einem Tag bearbeitet werden können.

Anhand der fünf Schritte der Alpen-Methode können Sie zu Beginn Ihres Arbeitstags einen realistischen Tagesplan erstellen und Ihren Tag strukturieren:

• Aufgaben notieren: Schreiben Sie alle Aufgaben und Termine nieder, die an diesem Tag anstehen und erledigt werden sollten.
• Länge abschätzen: Geben Sie für jede Tätigkeit ein geschätztes Zeitfenster an, das zur Erledigung ausreichen sollte, und vergessen Sie auch die Mittagspause und Absprachen mit Kollegen nicht.
• Pufferzeit einkalkulieren: Lassen Sie im Tagesplan ein Zeitfenster für unerwartete Ereignisse, länger dauernde Meetings oder den Fall, dass eine Aufgabe sehr viel mehr Zeit beansprucht als erwartet, frei. So stellen Sie sicher, dass Sie allen Anforderungen die nötige Zeit widmen können.
• Entscheidungen treffen: Stellen Sie fest, dass Sie nicht jede Aufgabe Ihrer To-do-Liste an diesem Tag erledigen können, ist Entscheidungsfreude gefragt: Bestimmen Sie, welche Aufgaben Priorität haben, welche weniger dringend sind und welche Sie delegieren oder gänzlich außer Acht lassen können.
• Nachkontrolle einbinden: Kontrollieren Sie am Ende des Tages, welche Aufgaben Sie wie schnell geschafft haben und welche eventuell noch offen sind. So können Sie zum einen bereits festlegen, welche Tätigkeiten am nächsten Tag erledigt werden müssen, und zum anderen lernen, wie viel Zeit Sie im Schnitt für welchen Aufgabentyp benötigen und ob die Pufferzeit ausreicht.

Mehr zur Geschichte und effektiven Nutzung dieser Zeitmanagement-Methode können Sie in unserem Artikel zur Alpen-Methode nachlesen.

Das Pareto-Prinzip, auch 80-20-Methode genannt, ist ein nützliches Konzept des Selbstmanagements, das sich mit der Alpen-Methode kombinieren lässt. Es besagt, dass mit 20 % des Aufwands 80 % des Ergebnisses erzielt werden können, während zum Abschluss der letzten 20 % eines Projekts meist ein Aufwand von 80 % nötig ist. Dies hilft dabei, Zeitfresser zu identifizieren und schneller zu Ergebnissen zu kommen.

Im Zuge Ihrer Aufgaben- und Tagesplanung sollten Sie somit überlegen, welche Aufgaben und Aufgabenbestandteile am meisten Zeit und Aufwand kosten und mit welchen Sie in relativ kurzer Zeit bereits Ergebnisse erzielen können. So können Sie zum einen Zeitfresser erkennen und für diese ausreichend Zeit einkalkulieren sowie zum anderen Aufgaben ausmachen, die Sie am schnellsten zum Ziel führen. Benötigen Sie in einem Projekt ein schnelles Erfolgserlebnis, beispielsweise zur Präsentation bei Ihren Vorgesetzten, sollten Sie die Aufgaben als Erstes angehen, die Sie lediglich 20 % des Aufwands kosten.

Gleichzeitig hilft das Pareto-Prinzip auch dabei, den tatsächlichen Aufwand, der zum Erreichen eines Ziels nötig ist, besser einzuschätzen. Gehen die ersten 80 % eines Projekts leicht von der Hand, neigen viele dazu, zeitnah den Abschluss der Aufgabe zu erwarten. Da für die letzten 20 % jedoch häufig ein Vielfaches an Zeit und Einsatz vonnöten ist, können sich Deadlines und das abschließende Erfolgserlebnis noch länger hinauszögern. Sind Sie im Vorhinein darauf vorbereitet, können Sie Ihr Zeitmanagement produktiver und effizienter gestalten.

Mehr dazu, wie Sie die 80-20-Methode in Ihren Arbeitsalltag integrieren können, erfahren Sie in unserem Artikel zum Pareto-Prinzip.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, die Ihnen im Sinne der Alpen-Methode dabei hilft, Entscheidungen zu treffen. Anhand der Eisenhower-Matrix können Sie die Aufgaben Ihrer To-do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen. Auf diese Weise entstehen die folgenden Kategorien:

1. Dringend und wichtig: Diese Aufgaben besitzen zum Erreichen Ihrer Ziele Priorität und müssen darüber hinaus zeitnah erledigt werden. Arbeiten Sie diese als Erstes und eigenständig ab, um den Erfolg sicherzustellen.
2. Nicht dringend, aber wichtig: Diese Aufgaben tragen langfristig zum Erfolg Ihres Unternehmens bei, müssen aber nicht umgehend erledigt werden. Planen Sie täglich einige Minuten oder Stunden ein, um auch solche Aufgaben nicht zu vernachlässigen.
3. Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben müssen zeitnah erledigt werden, damit Ihr Unternehmen mit dem Ergebnis weiterarbeiten kann oder eine Deadline eingehalten wird. Sie sind jedoch nicht für Sie persönlich wichtig, sondern können von jemand anders oder geeigneten Online-Systemen erledigt werden.
4. Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben gehören zu den Zeitfressern, die Sie von Ihren wichtigen Aufgaben ablenken und Zeit verschwenden. Ihre Erledigung bringt Sie Ihren Zielen nicht näher und beeinträchtigt Ihre Arbeitseffizienz. Am besten streichen Sie solche Tätigkeiten vollständig aus Ihrem Tagesplan.

Einen detaillierten Blick auf die Eisenhower-Matrix sowie ihre Vor- und Nachteile erhalten Sie in unserem Artikel zum Eisenhower-Prinzip.

Eine weitere Methode, Ihr Selbstmanagement zu optimieren und anstehende Aufgaben zu priorisieren, stellt die ABC-Analyse dar. Sie klassifiziert Aufgaben ebenfalls nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, legt jedoch nur drei Kategorien zugrunde:

• Klasse A: Aufgaben dieser Kategorie sind äußerst wichtig und tragen unmittelbar zum Erreichen der Unternehmensziele bei. Für diese sollten Sie stets am meisten Zeit einplanen und Sie eigenständig als Erstes abarbeiten.
• Klasse B: In Klasse B fallen Tätigkeiten, die zwar wichtig, aber auch delegierbar sind. Indem Sie Aufgaben an kompetente Mitarbeiter abgeben, können Sie selbst Ihre Zeit produktiver nutzen und sich voll auf Tätigkeiten der Klasse A konzentrieren.
• Klasse C: Die letzte Klasse umfasst Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, Sie Ihrem Ziel jedoch kaum näherbringen. Diese Zeitfresser sorgen für Ablenkung von den wichtigen Tätigkeiten – ihre vorherige Einteilung in die Klasse C hilft Ihnen dabei, Ihr Zeitmanagement zu verbessern und von vorneherein auf die wirklich wichtigen Aufgaben auszurichten.

Wie die genaue Zeiteinteilung nach der ABC-Analyse funktioniert und welche Vor- und Nachteile sie bietet, erfahren Sie in unserem Artikel zur ABC-Analyse.

Im Bestreben nach einem verbesserten Zeitmanagement müssen Sie sich nicht zwischen Alpen-Methode, Pareto-Prinzip, Eisenhower-Prinzip und ABC-Analyse entscheiden, sondern können diese auch effektiv miteinander kombinieren und für verschiedene Zwecke nutzen:

• Alpen-Methode: für die kurzfristige Tagesplanung
• Pareto-Prinzip: bessere Einschätzung des nötigen Zeitaufwands
• Eisenhower-Prinzip: langfristige Priorisierung und Planung
• ABC-Analyse: schnelle und kurzfristige Priorisierung

Die Alpen-Methode eignet sich als nützliches Instrument zur realistischen und effektiven Tagesplanung und hilft Ihnen dabei, Ihre To-dos zeitnah auf die Agenda zu setzen und abzuhaken. Welche Aufgaben es innerhalb welchen Zeitrahmens auf Ihren Tagesplan schaffen sollten, können Sie anhand des Pareto-Prinzips, der Eisenhower-Methode und der ABC-Analyse herausfinden. Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen bei der Einschätzung, wie viel Zeit einzelne Aufgaben in Anspruch nehmen. Denn das Wissen um die 80-20-Verteilung sorgt dafür, dass Sie den Zeitaufwand für Projekte und ihre Zwischenschritte realistischer abschätzen und Ressourcen besser planen können.

Bei der Frage, welche Aufgaben kurz- und langfristig auf Ihren Tagesplan gehören, kommen Eisenhower- und ABC-Methode ins Spiel. Beide Konzepte priorisieren Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Das Eisenhower-Prinzip eignet sich dabei vor allem als langfristiges Planungsinstrument: Anhand der Matrix behalten Sie auch die zukünftigen Ziele des Unternehmens und Ihrer Abteilung im Blick, indem Sie kontinuierlich auch Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben einplanen. So verlieren Sie bei aller Konzentration auf gegenwärtige Herausforderungen auch Langzeitprojekte nicht aus den Augen.

Die ABC-Analyse dient im Gegensatz dazu eher zur schnellen und unmittelbaren Priorisierung: Planen Sie nach der Alpen-Methode Ihren Tag und wissen nicht, ob Sie diese oder jene Aufgabe zuerst erledigen sollen? Die ABC-Analyse verschafft Ihnen mit der Einteilung in die drei Kategorien einen schnellen Überblick und stellt die To-dos heraus, die Sie an diesem Tag priorisieren sollten. Mit Eisenhower- und ABC-Methode können Sie so lang- und kurzfristig Zeitverschwendung vorbeugen und Ablenkungen vermeiden.