Das Eisenhower-Prinzip: So funktioniert es.

Die Eisenhower-Matrix.

Das Eisenhower-Prinzip: Beispiele.

1. Kategorie A: Aufgaben, die dringlich & wichtig sind.
    
   Die Aufgaben der Kategorie A „dringlich & wichtig“ besitzen die größte Bedeutung und damit die höchste Priorisierung. Diese sollten Sie als Erstes und selbst angehen, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der Deadline korrekt erledigt werden. Die beste Zeit zum Abarbeiten von sehr wichtigen Aufgaben ist übrigens morgens: Dann ist die Konzentrationsfähigkeit in der Regel am besten.
   Zu sowohl wichtigen als auch dringenden Aufgaben zählen beispielsweise die Bearbeitung von Kunden-Mails, die eine sofortige Antwort erfordern, oder die Auseinandersetzung mit unvorhersehbaren Ereignissen und ihren Folgen für den Betrieb wie Unfälle der Flottenfahrzeuge oder ein technischer Ausfall der Fuhrpark-Software. 
2. Kategorie B: Aufgaben, die nicht dringlich, aber wichtig sind.
    
   Viele Aufgaben im Arbeitsalltag sind zwar äußerst wichtig, aber nicht dringend. Das Erreichen der Ziele Ihres Betriebs hängt nicht von ihrer sofortigen Erledigung ab. Diese langfristigen Aufgaben sollten Sie aufgrund ihrer Bedeutung selbst erledigen und dafür einen genauen Zeitpunkt terminieren. Planen Sie in Ihrem Kalender jeden Tag oder mindestens jede Woche Zeitfenster für die Bearbeitung von Aufgaben dieser Kategorie ein. Denn wenn Sie diese Aufgaben stets hinauszögern, kommen Sie einerseits Ihren Zielen nicht näher. Andererseits laufen Sie Gefahr, dass diese Aufgaben irgendwann in Kategorie A überlaufen und auf einmal sowohl wichtig als auch dringlich sind. Dann stehen Sie unter Zugzwang und großem Stress, den Sie mit besserem Zeitmanagement hätten vermeiden können.
    
   Aufgaben, die langfristig wichtig sind, aber nicht akut drängen, umfassen beispielsweise die Durchführung von Weiterbildungen, Feedback-Gespräche mit Ihren Flottenmitarbeitern, Networking sowie die Kundenakquise. Für den Erfolg Ihres Betriebs sind diese Aufgaben von großer Bedeutung. In der Regel spielt es jedoch keine Rolle, ob sie diese einen Tag früher oder später in Angriff nehmen. Networking und Kundenakquise sollten darüber hinaus stets parallel zum laufenden Betrieb vorgenommen werden. 
3. Kategorie C: Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind.
    
   Manche Aufgaben besitzen hohe Dringlichkeit, da beispielsweise eine Deadline eingehalten werden muss. Drängende Aufgaben wirken meist automatisch sehr wichtig, da schließlich klar ist, dass sie umgehend erledigt werden sollten. Nach dem Eisenhower-Prinzip sollten Sie sich jedoch fragen, ob eine Aufgabe tatsächlich für Sie persönlich wichtig ist und nur von Ihnen erledigt werden kann. Häufig ist dem nicht so und Sie können die dringende Aufgabe delegieren. Denn dringliche Aufgaben sind gleichzeitig zeitfressend und halten Sie von anderen, sowohl wichtigen als auch dringenden Aufgaben ab. Delegieren Sie Aufgaben der Kategorie C daher an kompetente Mitarbeiter und lassen Sie sie zeitnah erledigen.
    
   Sind Sie selbstständig und können nichts delegieren oder besteht im gesamten Betrieb gerade Personal- und Zeitmangel, sollten Sie sich für diese Aufgaben ein Zeitfenster am Nachmittag einplanen. So können Sie zuerst die dringenden und wichtigen Aufgaben erledigen und sich anschließend den weniger wichtigen widmen, für die weniger Konzentration erforderlich ist. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Aufgaben nicht nur an Mitarbeiter, sondern auch an technische Hilfsmittel zu delegieren. So stellt zum Beispiel die zweimal im Jahr durchzuführende Kontrolle der Führerscheine Ihrer Dienstwagenfahrer eine dringliche Aufgabe dar, da die Fristen nicht überschritten werden sollten. Im Falle eines Unfalls eines Ihrer Fahrer ohne gültigen Führerschein kann es sonst passieren, dass der Versicherungsschutz erloschen ist. Zur Erledigung dieser Aufgabe können Sie sich auf die elektronische Führerscheinkontrolle verlassen. Ihre Fahrer werden so automatisch zur Führerscheinkontrolle aufgefordert und der gesamte Prozess wird lückenlos elektronisch dokumentiert.
   
4. Kategorie D: Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind.
    
   Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, stellen nach der Eisenhower-Methode lediglich Zeitfresser dar und gehören in den Papierkorb. Diese Aufgaben besitzen keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen, bringen Sie Ihren Zielen nicht näher und haben keinerlei negative Folgen, wenn sie nicht erledigt werden. Ihre Bearbeitung können Sie sich somit sparen und sich stattdessen auf Ihre anderen Aufgaben konzentrieren. Mithilfe des Eisenhower-Prinzips können Sie solche zeitfressenden und unwichtigen Aufgaben schneller identifizieren und aussortieren.
    
   Ein simples Beispiel für eine solche Aufgabe der Kategorie D könnte eine E-Mail sein. Sie erhalten per Mail eine Einladung zu einer Konferenz, die nicht Ihrem Unternehmensbereich entspricht und Ihnen sowohl vom Networking als auch Wissenstransfer keinen Mehrwert bietet. Anstatt sich also eingehend mit der Einladung zu befassen und der Bitte nach Antwort nachzukommen, können Sie die Mail und damit die Aufgabe in den Papierkorb verschieben. Manche Aufgaben erhalten auch erst nach mehrmaliger Überprüfung den Status „weder dringlich noch wichtig“. Steht beispielsweise seit längerer Zeit auf Ihrer To-do-Liste, Strategien zu entwickeln, wie Sie den Benzinverbrauch und die -kosten Ihrer Flotte senken können, spielt diese Aufgabe keine Rolle mehr, wenn Ihr Unternehmen mittlerweile entschieden hat, auf eine E-Flotte umzusteigen. Diese Aufgabe können Sie somit von Ihrer To-do-Liste streichen. Stattdessen kommen in Kategorie A und B wiederum neue Aufgaben wie die Entwicklung passender Ladelösungen hinzu.

Nachteile des Eisenhower-Prinzips.

Vorteile des Eisenhower-Prinzips.