Mit der ABC-Analyse das Zeitmanagement verbessern.

Den Kern der ABC-Analyse bildet die Klassifizierung. Anhand dieser werden Aufgaben, Kunden oder Sonstiges priorisiert. Je nach Anwendungsbereich können sich auch die Kriterien zur Klassifizierung unterscheiden – so ist im Kundenmanagement die Wichtigkeit der einzelnen Kunden und deren Anteil am Gesamtumsatz entscheidend für die Ansetzung der Kategorien. Richtet man den Blick jedoch auf das zeitliche Projektmanagement und das Abarbeiten von anstehenden Aufgaben – zum Beispiel im Rahmen der Fuhrparkverwaltung –, definieren sich die Klassen je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Aufgaben, die eine besonders hohe Priorität sowie einen hohen Wert für die Prozesse im Unternehmen haben, werden der Kategorie A zugeordnet. Diese Aufgaben erfordern eine gründliche Bearbeitung und sollten daher nicht delegiert, sondern von Ihnen selbst bearbeitet werden. So stellen Sie sicher, dass die anstehenden Arbeiten fachgemäß und fristgerecht absolviert werden.

Im Falle der Fuhrparkverwaltung gehören hierzu unter anderem die Beschaffung neuer Dienstfahrzeuge, die Verwaltung der bestehenden Flottenfahrzeuge und die Beschaffung von Lade- und Tankkarten. Auch die spontane Auseinandersetzung mit unvorhersehbaren Ereignissen – zum Beispiel Unfällen mit Flottenfahrzeugen – sollten Sie der Klasse A zuordnen und priorisiert bearbeiten. Für eine besonders effiziente Umsetzung dieser Aufgaben gibt es zahlreiche Online-Systeme, die beispielsweise Prozesse automatisieren oder Ihnen die Verwaltung von Flottendaten erleichtern.

Der Klasse B werden Aufgaben zugeordnet, die zwar wichtig fürs Unternehmen, aber auch delegierbar sind. Sie müssen diese Art von Arbeiten also nicht alleine schultern, sondern können Teilaspekte oder ganze Aufgaben an kompetente Mitarbeiter übergeben. So können Sie beispielsweise einen Kollegen mit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle der Dienstwagenfahrer betrauen oder sich durch ein elektronisches Prüfsystem bei der Aufgabe unterstützen lassen. 

Zu guter Letzt werden in Klasse C alle Aufgaben eingeordnet, die einen hohen zeitlichen Aufwand mit sich bringen, das allgemeine Projekt aber nur wenig voranbringen. Dazu gehören in der Regel Routineaufgaben wie das Führen von Telefonaten, das Beantworten von E-Mails oder die Pflege der Ablage.

Natürlich müssen diese Aufgaben ebenso erfüllt werden, wie die der Klasse A und B. Dennoch sollten C-Aufgaben weniger priorisiert abgearbeitet werden, um den Fokus nicht von den Kernaufgaben wegzulenken.

Wie jedes theoretische Modell hat auch die ABC-Analyse ihre Stärken und Schwächen. Im Falle dieser Analysemethode variieren die Vor- und Nachteile abhängig davon, ob sie im Rahmen des Kundenmanagements oder der Zeiteinteilung genutzt werden. Die folgenden Stärken und Schwächen des Prinzips beziehen sich auf die Anwendung im Zeitmanagement.

Haben Sie zahlreiche To-dos vor sich, hilft es, wenn Sie sich alle Aufgaben notieren und der Bearbeitung eine klare Struktur zuweisen. So können Sie Ihr Zeitkontingent über den Tag oder ein ganzes Projekt verteilt sinnvoll und effizient nutzen. Die ABC-Analyse unterstützt Sie dabei. Ist die Klassifizierung mittels ABC-Analyse bei Ihrem Projekt nur schwer umsetzbar, können Sie stattdessen auch auf andere Effizienzkonzepte wie das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen. Zögern Sie zudem nicht, sich auch externe Unterstützung zu sichern, beispielsweise in Form von hilfreichen Online-Systemen.