Pareto-Prinzip für gesteigerte Effizienz.
Das Pareto-Prinzip ist eine Methode des Projekt- und Zeitmanagements. Sie besagt, dass 80 % des Gesamtergebnisses bereits mit 20 % des Aufwands erreicht werden können. Wer die These aufgestellt hat und wie Sie die Methode im Arbeitsalltag anwenden können, erfahren Sie im Folgenden.
Die Schöpfung des Pareto-Prinzips.
Im Jahr 1906 untersuchte der italienische Ökonom Vilfredo Federico Pareto (1848-1923) die Grundbesitzverteilung in seinem Heimatland. Er stellte fest, dass ein Fünftel der Bevölkerung rund 80 % des Gesamtgrundbesitzes besaß – die anderen 20 % des Bodens gehörten den restlichen 80 % der Einwohner Italiens.
Daraus leitete der Ökonom ab, dass 20 % des Gesamtaufwandes ausreichen, um 80 % des gewünschten Ergebnisses zu erzielen. Damit schuf er eine Annahme zur Verteilung von Arbeitsaufgaben, die auch heutzutage noch Anklang findet. Beim Pareto-Prinzip, das auch 80-20-Methode oder 80-20-Prinzip genannt wird, handelt es sich aber nicht um eine mathematische Gleichung, sondern eher um ein Phänomen, das sich in vielen Alltagsbereichen wiederfindet.
20 % des Aufwands – 80 % des Ergebnisses.
Besonders verbreitet ist die Nutzung der Pareto-Methode im Rahmen der Projektplanung und des Zeitmanagements. Es gibt in nahezu jedem Projekt Aufgaben, die sehr zeitaufwendig sind, aber keinen großen Fortschritt für das Gesamtprojekt bringen. Dann gibt es wiederum Aufgaben, die schnell erledigt werden können und das Projekt deutlich vorantreiben.
Arbeitsaufgaben sollten daher vorab klug priorisiert werden. Sichten Sie zunächst die Aufgaben und wägen Sie für jede Teilaufgabe ab, wie viel Zeitaufwand in die Bearbeitung fließen wird und wie viel näher Sie die Erledigung der Aufgabe an Ihr Gesamtziel bringt. Gibt es beispielsweise Aufgaben, ohne deren Bearbeitung ein anderer Part des Teams nicht weiterarbeiten kann? Dann haben diese eine hohe Priorität. Zu den weniger wichtigen Aufgaben gehören meist Kommunikationsaufgaben wie das Beantworten von E-Mails oder das Führen von Telefonaten, die für das große Ganze des Projektes nicht entscheidend sind.
Beurteilen Sie die einzelnen Arbeitsschritte und verteilen Sie eine Priorisierung. Auf diese Weise erhalten Sie eine Prioritätenliste der Aufgaben, die Sie nach und nach abarbeiten.
Zum Pareto-Prinzip gehört auch, den Arbeitsaufwand nach und nach auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Sie als wichtig auserkoren haben, statt die Arbeitszeit auf zahlreiche, parallel angegangene Kleinstaufgaben zu stückeln. Auf diese Weise arbeiten Sie fokussierter und Ihre Produktivität wird gesteigert.
Beispiel: das Pareto-Prinzip im Arbeitsalltag.
Ein gutes Beispiel für die Nützlichkeit des Pareto-Prinzips im Beruf bieten geschäftliche Präsentationen. Beim Zusammentragen einer Präsentation neigt man schnell dazu, Folie für Folie zahlreiche formale Anpassungen vorzunehmen, Grafiken oder Schaubilder zu erstellen, verschiedene Folienübergänge und Bilder einzufügen und jede Folie optisch bestmöglich aufzuwerten. Diese Kleinstaufgaben summieren sich zeitlich jedoch schnell.
Wenn die Zeit bis zur Abgabe drängt, sollten Sie sich zunächst auf die Aufgabe mit dem größten Ergebnis-Output konzentrieren – im Falle einer Präsentation ist dies das Einpflegen und Zusammentragen der Informationen. Hat man dies erledigt, ist die Präsentation bereits zu einem Großteil fertig. Optische Anpassungen können im Nachgang noch eingebaut werden, sofern Zeit übrig ist.
Die Tücken des Pareto-Prinzips.
Das Pareto-Prinzip dient der Steigerung der Produktivität. Es darf jedoch nicht als Ausrede für mangelnde Sorgfalt dienen, denn für ein vollständig absolviertes Endergebnis müssen 100 % des Zielergebnisses erfüllt sein – 80 % reichen bei vielen Projekten nicht aus. Bei einer Präsentation kann gegebenenfalls auf optische Anpassungen und Ähnliches verzichtet werden. Als Fuhrparkmanager reicht es jedoch im Rahmen der Führerscheinprüfung nicht aus, die Fahrerlaubnis von 80 % der Dienstwagenfahrer zu prüfen.
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Sollten Sie das nächste Mal vor einer scheinbar unmöglichen Deadline stehen, probieren Sie doch mal, das Pareto-Prinzip für Ihr Zeitmanagement anzuwenden. Wichtig ist nur, dass Sie sich nicht auf den erledigten 80 % des Gesamtergebnisses ausruhen, sondern auch die letzten 20 % gewissenhaft ableisten – auch, wenn diese mehr Aufwand bedeuten. Unterstützung können Sie sich dabei zum Beispiel von geeigneten Online-Systemen holen.
