Mitarbeitergespräche führen: Tipps & Leitfaden.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind wichtig, um die Kommunikation sowohl im Team als auch hierarchieübergreifend zu stärken und das Unternehmen voranzubringen. Die regelmäßigen Personalgespräche bringen folgende Vorteile:

• Sie verbessern das Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten und schaffen Vertrauen.
• Sie steigern die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter.
• Sie dienen der Zielvereinbarung und schaffen Klarheit für alle Beteiligten.
• Sie decken Stärken und Schwächen auf, sodass Verbesserungspotenziale sichtbar werden.
• Sie ermöglichen Vorgesetzten, ein Gefühl für die Stimmung im Team zu bekommen und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Wie wichtig Mitarbeitergespräche für die Personalführung sind, fällt häufig erst ins Gewicht, wenn sie nicht oft genug oder auf inadäquate Weise geführt werden. Nehmen sich Vorgesetzte nicht ausreichend Zeit für ihre Mitarbeiter, werden diese mit ihren Sorgen und Anliegen allein gelassen. Ein solches Gefühl wirkt auf Dauer demotivierend, sodass die Leistung der Angestellten womöglich unter ihrem Potenzial zurückbleibt.

Auch die Wichtigkeit von regelmäßigem Feedback sollten Führungskräfte nicht unterschätzen: Konstruktive Kritik kann frühzeitig dazu beitragen, dass Aufgaben besser erledigt und Zielvereinbarungen eingehalten werden. Bei ausgezeichneter Arbeit dient Lob darüber hinaus als Zeichen der Wertschätzung und als Motivation für kommende Herausforderungen. 

Finden im Unternehmen regelmäßige Quartals- oder Jahresgespräche statt, ist die Art der Gesprächsführung ausschlaggebend dafür, ob das Gespräch zielführend verläuft und sowohl Mitarbeiter als auch Führungskraft mit einem positiven Gefühl aus der Unterhaltung gehen. Damit Ihre nächsten Personalgespräche erfolgreich verlaufen und einen Mehrwert für alle Beteiligten bieten, haben wir Ihnen im Folgenden einige Tipps zusammengestellt.

Insbesondere regelmäßige Feedbackgespräche oder Beurteilungsgespräche sollten Sie sorgfältig und mit ausreichend Vorlauf vorbereiten. Die Vorbereitung umfasst sowohl organisatorische als auch inhaltliche und mentale Aspekte:

• Organisatorische Vorbereitung: Wählen Sie einen geeigneten Termin und Raum für das Gespräch aus. Reservieren Sie den Besprechungsraum oder ein Büro, in dem Sie und Ihr Mitarbeiter in entspannter Atmosphäre ohne Störungen von außen miteinander sprechen können. Planen Sie ausreichend Zeit für den Termin ein und legen Sie ihn nicht zwischen andere, womöglich mit Stress verbundene Termine von Ihnen oder Ihrem Angestellten. Dadurch sorgen Sie dafür, dass sich alle Beteiligten voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren können.
  
  Darüber hinaus sollten Sie Ihren Mitarbeiter frühzeitig über das bevorstehende Personalgespräch informieren – idealerweise mindestens zwei Wochen vor dem Termin. So hat auch Ihr Arbeitnehmer ausreichend Zeit, sich vorzubereiten und Fragen, Probleme und Feedback ins Gespräch mitzunehmen. Ein nützliches Werkzeug kann ein Leitfaden sein, den Sie Ihrem Mitarbeiter vor dem Feedbackgespräch aushändigen. Dieser enthält wichtige Fragen zur Arbeit und Zufriedenheit des Mitarbeiters, auf die Sie als Vorgesetzter gerne eine Antwort hätten. Ein No-Go ist es, wenn Führungskräfte Ihre Mitarbeiter spontan auf dem Flur überfallen oder aus dem Nichts anrufen, um ein Feedbackgespräch zu führen. Der Mitarbeiter wird so überrumpelt und vergisst unter Umständen, für ihn wichtige Themen anzusprechen.
• Inhaltliche Vorbereitung: Bereiten Sie sich auch inhaltlich auf die Unterhaltung vor: Was wissen Sie über den Mitarbeiter, wie lange arbeitet er schon im Unternehmen, was verdient er, an welchen Projekten hat er mitgearbeitet? Wie nehmen Sie selbst seine Arbeit wahr, welches Feedback ist Ihnen von Kollegen und Teamleitern zugetragen worden? Hier kann es sinnvoll sein, sich im Vorhinein umzuhören und über die Leistungen des Mitarbeiters zu informieren, sollten Sie nicht selbst direkt mit ihm zusammenarbeiten. Erinnern Sie sich auch, welche Zielvereinbarungen und Absprachen Sie im letzten Mitarbeitergespräch gemeinsam getroffen haben. Das erneute Gespräch bietet nun die Möglichkeit, die Zeit seit der letzten Unterhaltung Revue passieren zu lassen und hinsichtlich der gesetzten Ziele und besprochenen Anliegen ein Fazit zu ziehen.
  
  
• Mentale Vorbereitung: Direkt vor dem Personalgespräch sollten Sie sich auch mental auf die Unterredung vorbereiten: Stellen Sie den Stress oder die Herausforderungen des Tages hinten an und lassen Sie sich vollkommen auf das Gespräch ein. Durch andere Umstände ausgelöste schlechte Laune sollten Sie auf keinen Fall an Ihrem Mitarbeiter auslassen. Seien Sie offen für die Wünsche und Sorgen Ihres Arbeitnehmers und bereit, ihm zuzuhören. Bleiben Sie zudem flexibel und weichen Sie von Ihrem vorgefertigten Skript ab, wenn das Gespräch durch die Beiträge Ihres Mitarbeiters in eine unerwartete Richtung gelenkt wird.

Durch die ausgiebige Vorbereitung signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter, dass sowohl er als auch das Gespräch Ihnen wichtig sind und Sie sinnvolle und konstruktive Kritik üben können. Wissen Sie hingegen gar nicht genau, woran Ihr Mitarbeiter täglich arbeitet, und führen Sie als Feedback nur austauschbare Floskeln an, zeugt dies von mangelndem Interesse und fehlender Wertschätzung. 

Als Führungskraft sollten Sie im Mitarbeitergespräch auch die Gesprächsführung übernehmen und auf einen sinnvollen Ablauf des Gesprächs hinarbeiten. Im Idealfall sollte ein Personalgespräch folgende Phasen durchlaufen:

1. Gesprächseinstieg: Begrüßung und Small Talk
2. Analyse: Feedback des Mitarbeiters
3. Analyse: Feedback des Vorgesetzten
4. Zukunftsplanung: Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten
5. Zukunftsplanung: Zielvereinbarungen
6. Positiver Gesprächsabschluss

Sorgen Sie zuallererst dafür, dass das Gespräch in angenehmer Atmosphäre beginnt und sich Ihr Gesprächspartner entspannt. Eine freundliche Begrüßung und Small Talk sind dafür optimal. Als Erstes sollten Sie dann Ihrem Mitarbeiter das Wort überlassen und seine Analyse der Arbeit sowie sein Feedback einholen. Welche Aufgaben hat er aktuell, welche Erfolge konnte er erreichen, wurden die zuletzt gesteckten Ziele erreicht? Welche Kritikpunkte hat er und wie steht es um seine Arbeitszufriedenheit?

Anschließend können Sie Ihre Einschätzung der Arbeit und Leistungen Ihres Mitarbeiters vornehmen und etwaige Kritik und Feedback üben. Wie zufrieden sind Sie mit den Leistungen, wurden die Ziele aus Ihrer Sicht erreicht, was ist gut gelaufen, wo gibt es Verbesserungspotenzial? Wo sehen Sie sich selbst und Ihr Unternehmen in der Pflicht, Dinge besser zu machen?

Nach dieser Analyse der Vergangenheit und des Status quo sollten Sie die Gesprächsführung in die Zukunft lenken. Besprechen Sie, in welche Richtung das Unternehmen, die Abteilung oder einzelne Projekte laufen sollen und wie Sie Ihre Zusammenarbeit in Zukunft organisieren möchten. Gehen Sie auf die Wünsche und Vorstellungen Ihres Mitarbeiters für die Zukunft ein und zeigen Sie ihm eine Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten auf. Vereinbaren Sie dann mit Ihrem Mitarbeiter klare Ziele für die Zukunft, die Sie beim nächsten Jahresgespräch überprüfen können. Führen Sie dazu am besten ein Protokoll, auf das Sie beim nächsten Gespräch zurückgreifen können.

Nach Möglichkeit sollten Sie das Personalgespräch am Ende zu einem positiven Abschluss führen. Auch wenn Sie sich nicht in allen Punkten einigen konnten oder in allen Bereichen die gleichen Ziele verfolgen, sollte ein versöhnlicher Abschluss folgen. Besinnen Sie sich auf die Punkte, die Ihnen gleichermaßen am Herzen liegen und stellen Sie Ihrem Mitarbeiter Verbesserungen oder Anreize in Aussicht, auch wenn Sie diese noch nicht sofort umsetzen können oder wollen. Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie keine leeren Versprechungen machen, die Sie nicht verwirklichen. Versprechen Sie Ihrem Mitarbeiter innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre eine Fortbildung oder eine Gehaltserhöhung, so müssen Sie dies auch erfüllen. Anderenfalls verlieren Sie zum einen Ihre Glaubwürdigkeit und zum anderen auf lange Sicht womöglich einen motivierten Mitarbeiter. 

Wie im zweiten Tipp gesehen ist es im Beurteilungsgespräch wichtig, Ihren Mitarbeiter ausgiebig zu Wort kommen zu lassen. Seine Einschätzung der Arbeit und Leistungen liefert Ihnen, genauso wie Kritik und Feedback, wertvollen Input. Hören Sie daher genau zu, machen Sie sich am besten Notizen und reagieren Sie nicht sofort ablehnend, wenn Sie anderer Meinung sind. Ein Mitarbeitergespräch ist ein nützliches Führungsinstrument, da Sie Informationen über alle Mitarbeiter, die Stimmung im Team und das Ausüben der Arbeit erlangen, die Ihnen im Alltag vermutlich weniger auffallen. Diese Erkenntnisse können Sie anschließend auch zur verbesserten Teamführung nutzen.

Gibt Ihr Mitarbeiter im Gespräch von sich aus nicht so viel preis oder weiß nicht, wo er beginnen soll, können Sie mit gezielten Fragen nachhelfen. Am besten geben Sie Ihrem Mitarbeiter, wie im ersten Tipp erwähnt, ausgewählte Fragen schon im Vorhinein mit, damit dieser sich Gedanken machen und im Personalgespräch durchdacht antworten kann.

Ein solcher Leitfaden zur Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs könnte folgende Fragen umfassen:

• Wie zufrieden sind Sie derzeit mit Ihren Aufgaben?
• Fühlen Sie sich wohl in Ihrem Team?
• Wie zufrieden sind Sie mit der Teamleitung?
• Was ist in den letzten Monaten gut gelaufen, was war Ihr größter Erfolg?
• Was hindert Sie derzeit daran, Ihre Ziele zu erreichen?
• Verfügen Sie über alle nötigen Instrumente und Ressourcen, um Ihre Arbeit zu erfüllen?
• Welche Dinge könnten in der Zukunft mit Blick auf Ihren Arbeitsplatz, das Team oder die Kommunikation mit Führungskräften verbessert werden?
• Haben Sie Wünsche oder Pläne für die Zukunft? Wie möchten Sie sich in der kommenden Zeit entwickeln?
• Was sehen Sie als Herausforderung für die Zukunft?
• Was kann ich oder das Unternehmen tun, damit Sie zukünftige Herausforderungen bewältigen können?
• Wie möchten Sie gerne Feedback erhalten? Haben Sie ausreichend Feedback erhalten?
• Worüber möchten Sie noch gerne mit mir sprechen?

In Anlehnung an diese Fragen und mögliche Antworten des Mitarbeiters können Sie sich vor dem Beurteilungsgespräch auch Fragen an sich selbst stellen:

• Wie zufrieden sind Sie mit der Arbeit des Mitarbeiters?
• Wie schätzen Sie das betreffende Team und die Teamarbeit ein?
• Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit der letzten Monate?
• Was können Sie als Vorgesetzter in Zukunft noch besser machen?
• Welche Wünsche, Pläne und Erwartungen haben Sie an Ihren Mitarbeiter?
• Über welche weiteren Themen möchten Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen?

Wenn Sie sich an diese Tipps halten, wird das nächste Mitarbeitergespräch gelingen: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung und Vorbereitung, hören Sie Ihrem Mitarbeiter zu und stellen Sie gezielte Fragen, um seine Wünsche, Sorgen und Anliegen zu verstehen. Geben Sie Lob und Kritik mit positiver Absicht und auf konstruktive Weise und folgen Sie im Gespräch einem strukturierten Ablauf. Gehen Sie auf Ihren Mitarbeiter ein und nutzen Sie die gewonnen Informationen, um die Zusammenarbeit und Leistungen eines jeden für das ganze Unternehmen in Zukunft noch besser zu gestalten.