Digitale Führerscheinkontrolle: So funktioniert sie.
Die regelmäßige Führerscheinkontrolle ist eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements. Denn sind die Fahrer der Poolfahrzeuge oder Firmenwagen ohne gültige Fahrerlaubnis unterwegs, kann dies für das gesamte Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Die Führerscheine aller Fahrer mehrmals pro Jahr zu sichten und die Kontrolle manuell und rechtssicher zu dokumentieren, geht für die Fuhrparkverantwortlichen jedoch mit großem Aufwand einher. Möglichkeiten zur digitalen Führerscheinkontrolle bieten hier eine arbeitserleichternde Lösung: Mithilfe von Software, RFID-Siegeln und Apps können Sie die Fahrerlaubniskontrolle schnell, bequem und möglichst rechtssicher digital erledigen. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der digitalen Führerscheinkontrolle achten müssen und wie die elektronische Führerscheinkontrolle in unserem Control And Reporting System FleetCARS1 funktioniert.
Führerscheinkontrolle: gesetzliche Grundlage.
Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle durch die Fuhrparkleitung ist gesetzlich unter anderem im Straßenverkehrsgesetz (StVG) geregelt. Nach Paragraf 21 StVG werden nicht nur Fahrer bestraft, die ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug bedienen, sondern auch die Fahrzeughalter. Im Sinne der Halterhaftung droht nach StVG daher auch den Fuhrparkverantwortlichen ein empfindliches Bußgeld oder eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr, wenn sie anordnen oder zulassen, dass das Fahrzeug ohne gültigen Führerschein gefahren wird.
Nun fragen Sie sich vielleicht, wen die Konsequenzen der Halterhaftung im Falle eines Rechtsstreits genau treffen – denn Fahrzeughalter ist üblicherweise das Unternehmen und damit die Geschäftsleitung. Die Halterhaftung kann jedoch auch auf Sie als Fuhrparkleiter übertragen werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Ihr Arbeitsvertrag oder Ihre Stellenbeschreibung eindeutig die Pflichten eines Fahrzeughalters im Fuhrpark einschließen.
Neben Bußgeld und Freiheitsstrafe sind darüber hinaus noch weitere negative Folgen möglich, sollten Sie die Führerscheinkontrolle nicht oder nur unzureichend durchführen. Verursacht einer Ihrer Fahrer ohne gültige Fahrerlaubnis mit einem Poolfahrzeug oder seinem Firmenwagen einen Unfall, kann Ihr Unternehmen den Versicherungsschutz der Teilkasko- oder Vollkaskoversicherung verlieren. Zudem kann selbst die verpflichtende Kfz-Haftpflichtversicherung in einem solchen Fall einen Regressanspruch von bis zu 5.000 Euro geltend machen. Ihr Unternehmen kann insofern auf erheblichen Kosten sitzen bleiben und finanziellen Schaden nehmen.
Doch auch, wenn Sie als Fuhrparkverantwortlicher die Führerscheinkontrolle nach bestem Gewissen durchführen, ist es möglich, dass dies nicht ausreicht. Im Gesetz über Ordnungswidrigkeiten ist nach Paragraf 130 Folgendes festgelegt: Hat die Unterlassung von Aufsichtsmaßnahmen zur Folge, dass Pflichten verletzt werden, die eine Strafe oder Geldbuße nach sich ziehen, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer eigenen Geldbuße von bis zu einer Million Euro geahndet werden. Im Kontext der Führerscheinkontrolle könnte dieser Fall eintreten, wenn Sie die Kontrolle nicht häufig genug oder nicht rechtssicher durchführen oder die Dokumentation Fehler oder Lücken aufweist.
Führerscheinkontrolle: Wie oft und in welcher Form?
Wie oft und in welcher Form müssen Sie also die Führerscheinkontrolle durchführen, damit Sie als Fuhrparkleiter alle Ihre Pflichten erfüllen und so rechtssicher wie möglich vorgehen? Gesetzlich ist nicht klar definiert, wie häufig die Führerscheinkontrolle stattfinden muss, um der Halterverantwortung gerecht zu werden. Selbstverständlich müssen Sie die Fahrerlaubnis eines Fahrers immer kontrollieren, wenn dieser zum ersten Mal ein Poolfahrzeug oder einen Dienstwagen nutzt. Dabei prüfen Sie, dass er im Besitz eines gültigen Führerscheins ist, und nehmen seine Daten in Ihre Fahrer-Datenbank auf. In der Praxis wird anschließend üblicherweise ein Kontrollintervall von circa sechs Monaten, also zwei Mal im Jahr, als ausreichend erachtet. In folgenden Fällen kann es jedoch auch notwendig sein, die Führerscheine häufiger zu kontrollieren: Wenn sich zum Beispiel der Nutzerkreis Ihrer Poolfahrzeuge ständig verändert, die Fahrzeuge häufig Schäden aufweisen oder wegen eines bestimmten Fahrers oft Bußgeldbescheide aufgrund von überhöhter Geschwindigkeit eingehen, sollten Sie die Fahrerlaubnisse engmaschiger kontrollieren.
Folgende Voraussetzungen sollte Ihre Führerscheinkontrolle somit erfüllen:
- Bei erstmaliger Nutzung eines Fahrzeugs kontrollieren
- In regelmäßigen Abständen (mind. zwei Mal im Jahr oder öfter) wiederholen
- Sichtprüfung der Original-Führerscheine vornehmen
- Bei jeder Folgeprüfung die Daten mit denen der Erstkontrolle abgleichen
- Jede Kontrolle vollständig und rechtssicher dokumentieren und archivieren
Im Rahmen der Führerscheinkontrolle müssen Sie als Fuhrparkverantwortlicher die Fahrerlaubnis unbedingt im Original einer Sichtprüfung unterziehen. Eine Kopie oder ein Foto des Führerscheins reichen nicht aus. Die Durchführung der Kontrolle müssen Sie zudem für jeden einzelnen Fahrer im Detail dokumentieren und DSGVO-konform archivieren, damit Sie im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie Ihren Halterpflichten nachgekommen sind.
Möglichkeiten der digitalen Führerscheinkontrolle.
Diese mindestens halbjährlich durchzuführende Kontrolle aller Fahrer Ihrer Dienstwagen oder Poolfahrzeuge sowie die Dokumentation verursachen im Fuhrparkmanagement großen zeitlichen und ressourcentechnischen Aufwand sowie Papierkram. Um den gesamten Prozess zu erleichtern, gibt es als Lösung daher auch Möglichkeiten zur digitalen Führerscheinkontrolle. Mithilfe von RFID-Siegeln auf den Führerscheinen Ihrer Fahrer, einer App fürs Smartphone sowie einer digitalen Nutzeroberfläche können Sie die Führerscheinkontrolle auch weitestgehend digital abwickeln und dokumentieren. Wichtig ist dabei, dass Sie im Fuhrparkmanagement nur auf solche digitalen Hilfsmittel zurückgreifen, die tatsächlich in der Lage sind, die Echtheit der Fahrerlaubnisse zu erkennen und alle relevanten Daten zu prüfen und zu dokumentieren.
Im Rahmen des Control And Reporting Systems FleetCARS1 bieten wir bei VW FS eine zuverlässige und sichere elektronische Führerscheinkontrolle. Diese ermöglicht Ihnen, Daten zu Fahrern und Führerscheinen zu erfassen und zu überblicken. Die Fahrer können Ihre Führerscheine entweder per App oder per Siegel prüfen lassen. Für jeden Fahrer können Sie in FleetCARS individuelle Prüfintervalle festlegen und jedem eine der zwei Prüfmethoden der digitalen Führerscheinkontrolle zuweisen. Wie diese genau funktionieren, erklären wir im Folgenden.
Elektronische Führerscheinkontrolle.
Lassen Sie sich bei der Prüfung der Fahrerlaubnisse Ihrer Mitarbeiter durch unsere elektronische Führerscheinkontrolle unterstützen – per Siegel oder per App.1
Mehr zur elektronischen FührerscheinkontrolleElektronische Führerscheinkontrolle per App.
Die elektronische Führerscheinkontrolle per App können Ihre Fahrer bequem mit ihrem Smartphone durchführen. Diese Prüfvariante kann bei allen deutschen EU-Kartenführerscheinen angewendet werden. Nachdem Sie als Fuhrparkleiter Ihren Fahrern die Prüfmethode per App zugewiesen haben, können diese sich die DriversCheck App herunterladen. Dort erhalten Sie je nach Prüfintervall eine Push-Benachrichtigung als Aufforderung zur Prüfung. Die Kontrolle der Fahrerlaubnis erfolgt dann folgendermaßen: Über die Smartphone-Kamera scannt der Fahrer die Vorder- und Rückseite seines Führerscheins. Die App registriert die Daten und Sicherheitsmerkmale des Führerscheins und kann so die Echtheit des Führerscheins erkennen. Es erfolgt dabei jedoch keine Übermittlung oder Speicherung von Bilddateien an DriversCheck – lediglich die erfolgreiche Durchführung der Prüfung wird verschlüsselt übermittelt. Die Führerscheinkontrolle ist somit jederzeit mobil durch den Fahrer durchführbar – Sie als Fuhrparkleiter müssen die Prüfung nicht für jeden einzelnen Fahrer manuell durchführen und für die Fahrer erübrigt sich der Gang zur Fuhrparkleitung oder die Anfahrt zu einer Prüfstation. In FleetCARS können Sie einsehen, welche Fahrer die Führerscheinkontrolle durchgeführt haben und alle Daten rechtssicher verwalten.
Elektronische Führerscheinkontrolle per Siegel.
Alternativ können Ihre Fahrer die elektronische Führerscheinkontrolle auch per Siegel durchführen. Diese erfolgt mit manipulationssicheren RFID-Siegeln von LapID. Die Prüfmethode kann für deutsche und ausländische EU-Kartenführerscheine sowie deutsche Papierführerscheine genutzt werden. Über FleetCARS können Sie die Siegel bestellen und den Fahrern diese Prüfmethode zuweisen. Anschließend ordnen Sie als Fuhrparkleiter dem jeweiligen Fahrer ein Siegel zu und kleben es auf den Führerschein. Je nach von Ihnen gewähltem Prüfintervall erhält der Fahrer nach einer gewissen Zeit eine automatische Aufforderung zur Führerscheinkontrolle per E-Mail.
So können die Fahrer die Führerscheinkontrolle zum richtigen Zeitpunkt selbstständig durchführen: Mit Zugang zu mehr als 1.200 Prüfstationen der LapID Service GmbH und dem erweiterten Netz mit Volkswagen und Audi-Handelspartnern können die Fahrer deutschlandweit eine Prüfstelle in ihrer Nähe ausfindig machen. Dort werden der Führerschein gescannt und die Siegelnummer über den RFID-Chip im Inneren des Siegels und das Lesegerät verschlüsselt an das LapID-Rechenzentrum übermittelt und verifiziert.
Mit der digitalen Führerscheinkontrolle Zeit und Ressourcen sparen.
Als eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements ist es elementar, dass die Führerscheine aller Fahrer regelmäßig und möglichst rechtssicher kontrolliert werden. Eine manuelle Kontrolle mit persönlichen Terminen für jeden Fahrer und das Anlegen von Akten in Papierform kostet im schnellen Arbeitsalltag eines Unternehmens mit Fuhrpark viel Zeit und Aufwand. Greifen Sie stattdessen auf Möglichkeiten der digitalen Führerscheinkontrolle zurück, können Sie die Prüfung der Führerscheindokumente und ihre Verwaltung effizienter und zuverlässiger gestalten. Per Siegel oder App führen Ihre Fahrer die Kontrolle weitestgehend selbstständig und unabhängig durch. Automatische Prüfintervalle und Erinnerungen stellen sicher, dass die Kontrolle rechtzeitig stattfindet und nicht untergeht. Als Fuhrparkleiter behalten Sie dank der digitalen Verwaltung stets den Überblick über den Status der Führerscheinkontrolle und können im Fall der Fälle zuverlässig nachweisen, dass Sie Ihren Halterpflichten nachgekommen sind. So gewinnen Sie Zeit für andere wichtige Aufgaben im Fuhrpark und sorgen für große zeitliche und finanzielle Einsparungen im Unternehmen.
