Die Kanban-Methode: Agil, einfach und effizient arbeiten.
Effizientes Arbeitsmanagement und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen sind in der dynamischen Geschäftswelt entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine Methode, die dabei immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die Kanban-Methode. Ursprünglich in den 1940er-Jahren vom Automobilhersteller Toyota entwickelt, hat sich Kanban längst über die Fertigungsindustrie hinaus zu einem vielseitigen Werkzeug für agiles Projektmanagement und effektive Arbeitsabläufe entwickelt. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was hinter der Kanban-Methode steckt, wie ein Kanban-Board funktioniert und welche Vorteile diese Methode für Ihr Unternehmen bereithält.
Die Kanban-Methode einfach erklärt.
Die Kanban-Methode ist eine Methode des Arbeitsmanagements und des agilen Projektmanagements mit dem Ziel, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dazu umfasst die Kanban-Methode die präzise Visualisierung von Prozessen und Aufgaben anhand von Karten auf einem Board, um Durchlaufzeiten zu verringern. Der Begriff Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet etwa so viel wie „visuelle Karte“ oder „Schild“.
Ende der 1940er-Jahre wurde die Kanban-Methode in Japan beim Automobilhersteller Toyota entwickelt, um die Fertigung zu optimieren und nur so viele Autos zu produzieren, wie tatsächlich nachgefragt werden. Die Kanban-Methode diente somit dazu, die Just-in-time-Produktion zu ermöglichen, Engpässe und Verschwendung zu vermeiden sowie die Durchlaufzeiten zu minimieren. Später wurde das Kanban-Prinzip auch in der Software-Entwicklung und anderen Branchen übernommen und ist mittlerweile in vielen Unternehmen ein gefragtes Projektmanagement-Tool.
Das Kanban-Board.
Kern der Kanban-Methode ist das sogenannte Kanban-Board. Dieses dient zur Visualisierung der Produktionsprozesse oder Arbeitsabläufe. Es besteht typischerweise aus mehreren Spalten, die für jeweils einen Bereich oder Schritt des Produktionsprozesses oder Arbeitsprozesses stehen. Innerhalb dieser Spalten werden Aufgaben in Form von Karten angelegt, die je nach Fortschritt von links nach rechts und von einer Spalte zur nächsten verschoben werden. So können Sie den Arbeitsfluss innerhalb eines Prozesses anschaulich visualisieren und auf einen Blick erkennen, wie weit fortgeschritten eine Aufgabe ist. Das Kanban-Board können Sie sowohl in physischer Form an einer Tafel oder einem Whiteboard mit Papierzetteln oder Karten und Magneten oder in digitaler Form bei diversen Anbietern online erstellen.
Die simpelste Variante eines Kanban-Boards verfügt über die drei Spalten Backlog oder To-do, Work in Progress (in Bearbeitung) und Done (Fertig). Im Backlog werden die unerledigten Aufgaben gesammelt, Work-in-Progress-Aufgaben befinden sich in der Bearbeitung und sobald diese fertig sind, können sie in die Spalte Done verschoben werden. Auf Kanban-Boards in Ihrem Unternehmen können Sie jedoch individuell viele Spalten anlegen, um die Prozesse vor Ort realistisch abzubilden.
Die Aufgaben-Karten des Kanban-Boards können genutzt werden, um wichtige Informationen abzubilden. So können Sie und Ihre Kollegen dort eine Beschreibung der Aufgabe festhalten, farblich markieren, zu welchem Arbeitsbereich oder welcher Kategorie die Aufgabe gehört, den Fortschritt und den Aufwand dokumentieren und definieren, wann die Aufgabe abgeschlossen ist und in die Spalte Done verschoben werden darf. Auch der jeweilige Bearbeiter der Aufgabe sollte auf der Karte vermerkt sein. Mit digitalen Kanban-Boards funktioniert die Zuweisung von Karten zu bestimmten Mitarbeitern sehr einfach und es können in der Regel auch Kommentare hinterlassen werden. Zudem sind E-Mail-Benachrichtigungen möglich, die über Aktivitäten auf dem Kanban-Board informieren oder als Erinnerungen für Deadlines fungieren.
Das Kanban-Board zeigt Ihnen auf, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe benötigen und an welchen Stellen es zu Engpässen kommt und sich viele Aufgaben stauen. Den Arbeitsfluss können Sie anschließend verbessern und die Durchlaufzeiten verringern.
Kanban-Methode: Beispiel-Visualisierung.
Je nach Arbeitsprozess und Arbeitsweise kann ein Kanban-Board unterschiedlich aussehen. Wichtig ist auch, welche Mitarbeiter gemeinsam an einem Board arbeiten und wie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten ineinandergreifen. In der folgenden Beispiel-Visualisierung bildet das Kanban-Board den groben Prozess der Produktentwicklung ab.
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Backlog |
Konzipierung |
Prüfung |
Fertigung |
Qualitäts-sicherung |
Fertig |
|---|---|---|---|---|---|
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Optimierung Produkt H |
Effizienzgewinn Maschine A |
Produkt F |
Optimierung Produkt D |
Neues Produkt C |
Ziele festlegen |
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Produkt I |
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Produkt G |
Produkt E |
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Produkt A |
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Ziele Quartal 4 |
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Verbesserung Produkt B |
In der Konzipierungsphase arbeiten Teams daran, wie ein Produkt aussehen soll, verbessert werden kann oder wie die Maschinen effizienter arbeiten. Der dort entwickelte Plan wird anschließend in einer Prüfungsphase gecheckt und gegebenenfalls optimiert, bevor er an die Fertigung geht. Nach der Fertigung geht das Produkt in die Qualitätssicherung. Ist dort alles in Ordnung, darf eine Aufgabe abgeschlossen werden. In anderen Teams geht es anschließend mit eigenen Kanban-Boards beispielsweise um Vermarktung, Vertrieb, Logistik und den Kundenkontakt.
Der Produktionsprozess könnte selbstverständlich ebenfalls in zahlreiche einzelne Schritte und damit Spalten eines Kanban-Boards aufgeteilt werden. Im Einklang mit dem Just-in-time-Prinzip würde jedes Mal eine neue Aufgabe im Backlog auftauchen, wenn ein Kunde ein Produkt bestellt. Dieser Auftrag würde dann durch die verschiedenen Phasen des Produktionsprozesses geleitet und könnte vom Fertigungsteam über das Kanban-Board getrackt werden.
Die Möglichkeiten des Kanban-Boards sind nahezu unbegrenzt – jedes Team und sogar jeder Mitarbeiter könnte für sich selbst verschiedene individuelle Prozesse anhand des Kanban-Boards visualisieren und einen Überblick über den eigenen Arbeitsfluss und die Durchlaufzeiten von Aufgaben erhalten.
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Zum DienstwagenrechnerVorteile der Kanban-Methode.
Richtig eingesetzt bringt die Kanban-Methode Unternehmen wertvolle Erkenntnisse und hält folgende Vorteile bereit:
- Präziser Überblick: Alle Teammitglieder und die Führungsebene erhalten mit dem Kanban-Board einen genauen Überblick über die Arbeitsprozesse und mögliche Engpässe und Probleme. Das Wissen darum, wer wann an welcher Aufgabe arbeitet und wie ein Projekt voranschreitet, ist äußerst wertvoll.
- Schnellere Reaktionsfähigkeit: Herausforderungen wie Engpässe, Verschwendung von Zeit und Ressourcen oder Fehlplanungen können mithilfe des Kanban-Boards schneller erkannt und behoben werden.
- Gesteigerte Flexibilität: Die flüssigen Übergänge von einem Aufgabenbereich zum nächsten sowie die Priorisierung von Aufgaben tragen dazu bei, dass sich nicht zu viele Tasks gleichzeitig im System befinden und begonnen werden. Die schrittweise Abarbeitung der Aufgaben ermöglicht deshalb eine gesteigerte Anpassungsfähigkeit auf sich verändernde Rahmenbedingungen.
- Förderung von Eigenverantwortung: Alle Mitarbeiter im Team sind mit dem Kanban-Board an wichtigen Prozessen beteiligt und können sich je nach Kapazität und Regeln selbst Aufgaben zuweisen, erledigen und weitergeben. Das stärkt die Eigenverantwortung und das selbstorganisierte Arbeiten sowie die Teilhabe.
- Leichte Umsetzung: Die Kanban-Methode ist mit relativ wenig Aufwand einfach im Unternehmen für bestimmte Prozesse und Teams einzuführen und kann sich schnell auszahlen, indem es wichtige Erkenntnisse bringt.
- Verschwendungen reduzieren: Anhand des Kanban-Boards lassen sich schnell Engpässe und Verzögerungen in den Arbeitsabläufen erkennen. Zudem vereinfacht der schnelle Überblick über anfallende Aufgaben die Ressourcenplanung. Verschwendung im Bereich von Material, Personal sowie Zeit kann so langfristig reduziert und die Durchlaufzeiten können verbessert werden.
Die vier Grundprinzipien der Kanban-Methode.
Damit die Nutzung der Kanban-Methode innerhalb von Teams effizient gelingt, gibt es vier Grundprinzipien, die beachtet werden sollten.
Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun.
Das erste Grundprinzip zielt darauf ab, dass Sie die Kanban-Methode ohne großen Aufwand auf viele Ihrer Systeme und Prozesse anwenden können. Deshalb müssen Sie bei der Einführung der Methode nicht lange überlegen, wo Sie diese am besten einsetzen, sondern können innerhalb Ihres üblichen Arbeitsflusses den anstehenden Prozess mit der höchsten Priorisierung mithilfe der Kanban-Methode visualisieren. Das Kanban-Board ist flexibel einsetzbar und hilft Ihnen dabei, den Status quo und Ihre aktuelle Situation und Arbeitsprozesse besser zu verstehen.Nehmen Sie schrittweise und evolutionäre Änderungen vor.
Egal, ob Sie Kanban für bestimmte Abläufe, Prozesse, Systeme, Projekte, Dienstleistungen, Produkte oder die Unternehmensführung nutzen – wichtig ist, dass Sie Ihre Arbeitsweise in kleinen Schritten verändern und darauf achten, welche Verbesserungen im Arbeitsfluss sich evolutionär durchsetzen. Ein integraler Bestandteil der Kanban-Methode ist somit auch die Kaizen-Methode der kontinuierlichen Verbesserung.Berücksichtigen Sie aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten.
Bevor Sie die Arbeitsweise und das System in Ihrem Unternehmen aufgrund der Erkenntnisse der Kanban-Methode grundlegend verändern, sollten Sie die aktuellen Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigen. Es sollte keine Änderung von oben vorgeschrieben und gegen den Willen von Mitarbeitern um jeden Preis durchgesetzt werden. Stattdessen sollten alle am Kanban-Prozess beteiligt und in die Lösungssuche eingebunden werden, um anschließend in kleinen Schritten eine Verbesserung herbeizuführen.Fördern Sie Führung und Initiative auf allen Ebenen des Unternehmens.
Das letzte Grundprinzip schließt sich direkt an das dritte an und besagt, dass Führung und Initiative zur Umsetzung des Kanban-Prinzips und zur Durchführung von Änderungen auf allen Ebenen des Unternehmens mitgetragen werden müssen. Weder eine einseitige „top-down“- noch eine „bottom-up“-Vorgehensweise sind zielführend. Stattdessen sollten sowohl Führung als auch Mitarbeiter an einem Strang ziehen, die Kanban-Methode gemeinsam nutzen und Erkenntnisse daraus ziehen. Jeder sollte Verbesserungsvorschläge äußern und sich einbringen dürfen, um die internen Arbeits- und Produktionsprozesse zu verbessern.
Tipps zur Umsetzung der Kanban-Methode.
Die folgenden Tipps helfen Ihnen in der Praxis dabei, die Kanban-Methode umzusetzen.
- Das Pull-Prinzip anwenden: Um den Arbeitsfluss zu optimieren, sollten Sie darauf achten, das Kanban-Board nach dem Pull-Prinzip zu nutzen. Das bedeutet, dass Aufgaben, die im Backlog liegen oder im späteren Prozess bereit für die Bearbeitung in einer neuen Spalte sind, nicht an andere zugewiesen und ihnen „aufgedrückt“ werden. Stattdessen sollte sich jedes Teammitglied selbst erst dann eine Aufgabe nehmen und bearbeiten, wenn die Kapazität dafür reicht. Ansonsten sieht es im System womöglich so aus, als seien viele Aufgaben in Bearbeitung, während die betreffenden Mitarbeiter im Prozess noch gar nicht damit begonnen haben.
- Work-in-Progress-Limit einführen: Für bestimmte Aufgabenbereiche und Arbeitsabläufe kann es sinnvoll sein, eine Regel einzuführen, die die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden dürfen, begrenzt. So wird Multitasking und die Verschwendung und Fehlplanung von Ressourcen vermieden. Einzelne Aufgaben werden schneller bearbeitet und weiter verschoben, sodass sich die Durchlaufzeit beschleunigt.
- Prozess regelmäßig überprüfen: Der Ablauf des Kanban-Prozesses sollte in regelmäßigen Abständen mit allen Mitarbeitern überprüft und besprochen werden. Verbesserungsvorschläge und positive Arbeitsweisen können gesammelt und gefestigt werden. Diese regelmäßigen Meetings kommen auch bei der Scrum-Methode als sogenannte Retrospektiven zum Einsatz.
Kanban als agile Methode im Unternehmen nutzen.
Die Kanban-Methode ist ein flexibles Werkzeug für die Aufgabenverwaltung, aber auch zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Förderung einer kollaborativen Unternehmenskultur. Durch die Visualisierung von Aufgaben auf dem Kanban-Board erhalten Teams und Führungskräfte einen klaren Überblick über den aktuellen Stand der Projekte, können Engpässe frühzeitig erkennen und Ressourcen effizienter einsetzen. Die schrittweise Einführung der Methode ermöglicht es, bestehende Prozesse zu respektieren und gleichzeitig kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Indem Sie auf allen Ebenen Initiative und Eigenverantwortung stärken, schaffen Sie eine Umgebung, in der Anpassungsfähigkeit und Produktivität Hand in Hand gehen. Die agile Kanban-Methode kann somit ein entscheidender Faktor sein, um Ihre Unternehmensziele effektiver zu erreichen und sich den dynamischen Anforderungen des Marktes anzupassen.
