Fuhrparkmanagement für Einsteiger: Aufgaben, Anforderungen und Optimierung von Fahrzeugflotten.
Das effiziente Fuhrparkmanagement bringt zahlreiche Aufgaben und Anforderungen mit sich. Wer Fuhrparkmanager wird, kann sich sicher sein, einen äußerst vielseitigen Job zu übernehmen, der gleichzeitig mit einer großen Verantwortung einhergeht. In kleineren Unternehmen wird die Rolle des Fuhrparkleiters oft an Mitarbeiter übertragen, die bereits andere Aufgaben etwa in der Personalabteilung, Verwaltung oder dem Einkauf übernehmen. Bei größeren Flotten lohnt es sich angesichts der zahlreichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Fuhrparkmanagement, einen designierten Flottenmanager zu bestimmen, der sich voll auf das Management der Flotte konzentrieren kann. Ganz egal, ob Sie die Rolle des Fuhrparkverantwortlichen neu übernommen haben oder bereits einiges an Erfahrung mitbringen – wir zeigen Ihnen, welche Aufgaben und Anforderungen es im Fuhrparkmanagement gibt und mit welchen Tipps diese leicht und rechtssicher erledigt werden können.
Aufgaben im Fuhrparkmanagement.
Das Fuhrparkmanagement bringt eine ganze Reihe an Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit sich. Fuhrparkleiter müssen sich um Fahrzeuge und Fahrer, Kosteneffizienz, die Einhaltung von Vorschriften und die Zukunftsfähigkeit der Flotte kümmern. Die folgenden Aufgaben fallen dabei in die Verantwortung eines Fuhrparkmanagers:
- Fahrzeugbeschaffung
- Instandhaltung und Schadenmanagement
- Verwaltung der Fahrzeugflotte
- Erfüllung der Halterhaftungspflichten
- Management der Fahrer
- Optimierung des Fuhrparks
1. Die Fahrzeugbeschaffung.
Ein elementarer Bestandteil des Fuhrparkmanagements ist die Beschaffung der Flottenfahrzeuge. Als Flottenmanager müssen Sie genau kalkulieren, wie viele Fahrzeuge im Fuhrpark Ihres Unternehmens benötigt werden und welches Budget verfügbar ist. Anhand des Budgets und der benötigten Fahrzeuge (beispielsweise Lieferwagen, Kleinwagen oder Limousine) sollten Sie in der Car Policy festlegen, welche Fahrzeuge für Ihr Unternehmen infrage kommen und von berechtigten Mitarbeitern als Dienstwagen genutzt werden dürfen. Auch die Frage, welche Mitarbeiter dienstwagenberechtigt sind, sollten Sie in der Car Policy klären.
Werden neue Fahrzeuge für den Fuhrpark benötigt, sollten Sie als Fuhrparkverantwortlicher alle Anforderungen und Kosten berücksichtigen und genau durchkalkulieren, welches Angebot am besten die Bedürfnisse des Unternehmens deckt. Besonderes Augenmerk sollte dabei auch auf den individuellen Kosten eines jeden Fahrzeugs liegen: Wie hoch ist der Kraftstoffverbrauch oder Strombedarf? In welche Typklasse fällt ein Fahrzeug in der Versicherung und wie hoch fallen entsprechend die Versicherungsbeiträge aus? Als Fuhrparkmanager müssen Sie zudem entscheiden, ob Sie bei der Beschaffung der Fahrzeuge auf Verbrenner, Hybrid- oder Elektroantrieb setzen und wie Sie die Fahrzeuge beschaffen möchten. Hier kommen beispielsweise Kauf, Finanzierung, Leasing oder auch Langzeitmiete infrage.
2. Instandhaltung und Schadenmanagement.
Sind die Fahrzeuge angeschafft und im Fuhrpark aktiv, sind Sie als Fuhrparkleiter auch für die Instandhaltung und das Schadenmanagement verantwortlich. Sie müssen darauf achten, dass jedes Fahrzeug regelmäßig an der Hauptuntersuchung (HU) und Abgasuntersuchung (AU) teilnimmt und auch die Terminorganisation mit der Werkstatt und die Erinnerung der Fahrer an die Termine übernehmen. Gleiches gilt für Wartung und Verschleiß und die regelmäßige Firmenwagen-Inspektion. Auch für die Pflege der Wagen haben Sie Sorge zu tragen – oder sollten im Überlassungsvertrag festschreiben, dass die Fahrer selbst ihre Dienstwagen reinigen müssen.
Kommt es zu einem Unfall mit einem Firmenwagen müssen Sie sich als Fuhrparkmanager auch um die Abwicklung des Schadens kümmern und dafür sorgen, dass der Schaden sorgfältig dokumentiert, ein Bericht erstellt und die Versicherung eingeschaltet wird. Auch bei weiteren Problemen, wie etwa einem gestohlenen Firmenwagen, sind Sie im Fuhrparkmanagement gefragt.
3. Fahrzeugflotte verwalten: Das gehört dazu.
Auch die Verwaltung der Fahrzeugflotte fällt in den Aufgabenbereich eines Fuhrparkmanagers. Doch welche Tätigkeiten umfasst die Flottenverwaltung? Neben den oben bereits genannten administrativen Tätigkeiten muss ein Flottenmanager dafür sorgen, dass die Fahrzeugdaten intern stets auf dem neuesten Stand sind und regelmäßig gepflegt werden. Damit der Fuhrpark reibungslos funktioniert und dem Unternehmen den größten Nutzen bringt, ist es zudem wichtig, dass zu jedem Zeitpunkt immer genügend Fahrzeuge zur Verfügung stehen, um Auslieferungen, Kundentermine oder andere Fahrten durchführen zu können. Umgekehrt sollte es auch nicht zu viele Ausfallzeiten oder Leerlauf geben, währenddessen Fahrzeuge ungenutzt herumstehen. Um eine optimale Auslastung zu erreichen, muss das Fuhrparkmanagement den Fahrzeugbestand sowie die Fahrer aufeinander abstimmen. Eine effiziente Routenplanung trägt dazu bei, Treibstoff zu sparen und Fahrten sinnvoll miteinander zu verbinden.
Das Kraftstoffmanagement ist ein weiterer Punkt, der unter die Verwaltung der Flotte fällt. Viele Fahrzeuge sorgen im Fuhrpark auch für einen je nach Antriebsart hohen Verbrauch an Benzin, Diesel oder Strom. Als Fuhrparkmanager sollten Sie die Verbräuche im Blick behalten, bei der Fahrzeugbeschaffung möglichst sparsame Modelle wählen und, wo möglich, Kosten einsparen. Mit Tankkarten oder Ladekarten und einer durchdachten Routenplanung ohne Ausfallzeiten können Sie dazu beitragen, die Kosten für Treibstoff möglichst gering zu halten. Zudem sollten Sie Ihre Fahrer darin schulen, wie sie sich eine möglichst sparsame Fahrweise aneignen können.
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Zum Fuhrparkmanagement-Portal4. Halterhaftungspflichten: Führerscheinkontrolle, UVV-Fahrerunterweisung und mehr.
Gemäß § 7 des Straßenverkehrsgesetzes kann der Halter eines Fahrzeugs für etwaige Schäden, die durch das Fahrzeug verursacht werden, haftbar gemacht werden. Diese Halterhaftung betrifft zunächst die Geschäftsführung des Unternehmens als Fahrzeughalter. Die Halterhaftung kann von dieser jedoch auf eine andere Person übertragen werden – in vielen Fällen ist dann der Fuhrparkleiter für die Einhaltung der Halterhaftungspflichten verantwortlich.
Eine dieser Pflichten ist die Führerscheinkontrolle. Vor der erstmaligen Nutzung eines Flottenfahrzeugs und in regelmäßigen Abständen danach müssen Sie kontrollieren, dass alle Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Wie oft die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden muss, ist nicht eindeutig geregelt. Ein Intervall von etwa sechs Monaten wird in der Regel als ausreichend erachtet. Hilfreich zur Durchführung und Erinnerung an die Führerscheinkontrolle sind im Fuhrparkmanagement Software-Lösungen für die digitale Führerscheinkontrolle.
Eine weitere Pflicht, die sich aus der Halterhaftung ergibt, ist die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). Darunter fällt im Fuhrpark unter anderem die Fahrerunterweisung nach UVV. Häufig ist es somit die Verantwortung des Fuhrparkleiters, die Fahrer der Fahrzeugflotte vor der ersten Fahrt sowie in regelmäßigen Abständen mindestens einmal jährlich über die sichere Nutzung des Fahrzeugs zu unterweisen. Genau wie die Fahrer müssen auch die Fahrzeuge regelmäßig auf ihre Betriebserlaubnis, ihren Zustand und mehr überprüft werden. Diese Fahrzeugprüfung ist ebenfalls Teil der Unfallverhütungsvorschriften und obliegt in vielen Unternehmen dem Fuhrparkmanager.
Damit im Unternehmen und im Fuhrpark hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden, sind Arbeitgeber zudem verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Auch einige dieser Aufgaben können an das Fuhrparkmanagement übertragen werden.
5. Management der Fahrer.
Als Fuhrparkverantwortlicher fungieren Sie auch als vertrauensvoller Ansprechpartner für die Fahrer bei Fragen, Problemen oder sonstigen Anliegen. Sie sollten diesen mit Rat und Tat zur Seite stehen und sie bestmöglich anleiten. Ein wichtiges Thema sind dabei Schulungen und Weiterbildungen. Neben den vorschriftsmäßig durchzuführenden Unterweisungen ist es sinnvoll, die Fahrer auch in anderen Bereichen zu schulen, um die Abläufe im Fuhrpark zu verbessern. Im Fuhrparkmanagement sollten Sie vor allem Wert auf Prävention legen und die Fahrer umfassend schulen, wie sie vorausschauend fahren, Unfälle vermeiden, Treibstoff oder Strom sparen, Ladung angemessen sichern und ihre eigene Gesundheit im Arbeitsalltag schützen. So können Sie im besten Fall Ausfallzeiten gering halten, Probleme verhindern und Kosten einsparen.
Tritt ein Problem auf, sind wiederum Sie der erste Ansprechpartner. So müssen Sie sich auch um die Abwicklung des Bußgeldmanagements kümmern. Strafzettel sollten Sie als Fuhrparkleiter dokumentieren und entweder an die Bußgeldstelle zurückschicken oder an den betreffenden Fahrer weitergeben. Nutzen Sie im Fuhrpark Fahrtenbücher zur genauen Dokumentation der geschäftlichen Fahrten, sollten Sie diese häufig überprüfen und Ihren Fahrern beibringen, wie sie das Fahrtenbuch richtig führen.
6. Optimierung von Fahrzeugflotten.
Eine bedeutsame Aufgabe im Flottenmanagement, die bei jeder Entscheidung berücksichtigt werden sollte, ist die stete Optimierung der Fahrzeugflotte. Egal, ob es um Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung oder die Zukunftsfähigkeit geht – Sie sollten Ihr Handeln stets darauf ausrichten, Verbesserungen zu erreichen und Unternehmen sowie Flotte sicher aufzustellen. Dabei geht es beispielsweise darum, den Fuhrpark zu modernisieren und neue Fahrzeuge mit intelligenten Assistenzsystemen oder anderen nützlichen Technologien zu beschaffen.
Darüber hinaus sollte sich jedes Unternehmen Nachhaltigkeitsziele setzen und auf diese hinarbeiten. Der Fuhrpark stellt dabei ein bedeutsames Werkzeug dar – Einsparungen beim Spritverbrauch bis hin zum Umstieg auf Elektromobilität können viel bewirken. Mit dem Aufbau einer E-Flotte und passenden Ladelösungen rüsten Sie Ihren Fuhrpark für die Zukunft und das Auslaufen der Verbrennermodelle. Gleichzeitig können Sie womöglich Ihr Image als Unternehmen und Arbeitgeber aufwerten.
Die Zukunft des Fuhrparkmanagements liegt zudem in digitalen Lösungen: Anstatt mit Excel-Tabellen und einzelnen Aufstellungen zu arbeiten, die viel Zeit und Aufwand kosten, sollten Sie als Fuhrparkleiter auf Software-Lösungen setzen. Eine hochfunktionale Fuhrparkmanagement-Software sollte heutzutage in jedem Unternehmen mit Fahrzeugflotte genutzt werden. Digital können Sie alle Fahrer und Fahrzeuge mit den entsprechenden Daten verwalten, Termine planen und abwickeln und gegebenenfalls auch Verbräuche, Routen und Weiteres tracken sowie Optimierungspotenziale ableiten.
Fuhrparkmanagement: Die Anforderungen.
Wie Sie sehen, ist das Fuhrparkmanagement ein äußerst anspruchsvolles Tätigkeitsfeld, das viele verschiedene Bereiche abdeckt und zahlreiche Kenntnisse voraussetzt. Die Anforderungen an einen Fuhrparkmanager sind entsprechend hoch. Folgende Fähigkeiten sollten Sie als Fuhrparkleiter im Idealfall mitbringen:
- Organisationstalent
- Management-Fähigkeiten
- Kommunikationsstärke
- Technisches & betriebswirtschaftliches Verständnis
- Im Idealfall Branchenwissen zu Versicherungen, Fahrzeugbeschaffung & mehr
Die Fähigkeiten, viele Dinge gleichzeitig zu jonglieren, Termine zu organisieren und im Kopf zu behalten sowie kurzfristig auf neue Herausforderungen und Probleme zu reagieren, kommen Ihnen im Job als Fuhrparkmanager sicherlich zugute. Doch keine Sorge, falls dies im ersten Moment abschreckend auf Sie wirkt. In größeren Unternehmen mit vielen Flottenfahrzeugen sollten Sie im besten Fall als Fuhrparkmanager nicht die gesamte Verantwortung alleine schultern, sondern als Teil eines Teams agieren und gemeinsam mit Kollegen die Verwaltung der Flotte stemmen.
Darüber hinaus können Sie sich, wie bereits erwähnt, auf effiziente Software-Lösungen verlassen und sich digitale Unterstützung holen. Zahlreichen Zeitfressern im Flottenmanagement können Sie effektiv den Kampf ansagen, indem Sie Aufgaben auslagern oder bewährte Methoden zur Lösung einsetzen. Trotz der hohen Anforderungen birgt das Fuhrparkmanagement für Mitarbeiter viele Vorteile: Ein hohes Maß an Verantwortung, viel Gestaltungsfreiraum und abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden Umfeld machen das Fuhrparkmanagement für Mitarbeiter zu einem attraktiven Arbeitsplatz.
