Zeitfresser im Flottenmanagement – und was Sie dagegen tun können.
Für Fuhrparkmanager geht das Flottenmanagement mit zahlreichen Aufgaben einher, die fristgerecht und effizient erfüllt werden müssen, damit Unternehmen und Flotte reibungslos funktionieren. Manche dieser Aufgaben entpuppen sich im Alltag jedoch als regelrechte Zeitfresser. Die Abwicklung von Zahlungen wie der Kfz-Steuer und Rundfunkgebühren, die Kontrolle der Führerscheine, Organisation von Wartungen, die Abwicklung von Schäden sowie viele weitere Tätigkeiten können mitunter mehr Zeit einnehmen als eingeplant – oder bei Nichterledigung zu großen Problemen führen.
Insbesondere in Unternehmen, in denen sich nur wenige Mitarbeiter oder gar nur ein designierter Fuhrparkmanager um die Verwaltung der Flotte kümmern, sind Überforderung, Stress und Zeitmangel an der Tagesordnung. Administrative Aufgaben verursachen häufig so viel Aufwand, dass keine Zeit mehr für andere wichtige Themen wie die übergreifende strategische Planung oder eine effizientere Nutzung der Fahrzeuge bleibt. Doch das muss nicht so sein: Viele Bereiche der Fuhrparkverwaltung können Sie heutzutage effizient auslagern und sich externe Unterstützung holen. Wie Sie Zeitfresser in der Fuhrparkverwaltung minimieren, Prozesse verschlanken und sich mehr Zeit für wichtige Aufgaben schaffen können, erfahren Sie hier.
Zeit sparen beim Fuhrparkmanagement.
Stapeln sich die Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, täglich kommen neue Herausforderungen hinzu und Sie wissen weder, wo Sie beginnen sollen, noch wo Ihnen der Kopf steht? Die gute Nachricht lautet: Viele Fuhrparkverantwortliche kämpfen mit den gleichen Problemen und es gibt Abhilfe! Zeitmangel ist in vielen Unternehmen und Abteilungen ein großes Problem. Aufgaben und Projekte nehmen aufgrund unvorhergesehener Umstände sehr viel mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich eingeplant und schon ist man im Verzug und das Einhalten der Deadline wird zur Belastungsprobe.
In Fuhrparks stellt die Verwaltung einen besonders kniffligen Zeitfresser dar. Schließlich müssen zum Beispiel die Rundfunkgebühren und die Kfz-Steuer rechtzeitig bezahlt werden. Hinzu kommen unvorhersehbare Ereignisse im Fuhrpark, die zusätzlichen Aufwand nach sich ziehen – etwa die Abwicklung von Schäden, ein abgeschleppter Dienstwagen oder gestohlene Firmenwagen.
Um bei administrativen Tätigkeiten Zeit zu sparen und sich selbst effektiver zu organisieren, können Ihnen die folgenden Tipps helfen:
- Zeitmanagement-Methoden anwenden
- Mit Konzentrationsübungen den Fokus behalten
- Frühzeitige Erinnerungen für Fristen einstellen
- Einen Jahres-, Monats-, Wochen- sowie Tagesplan erstellen und regelmäßig überprüfen
- Datengestützte Entscheidungen treffen und sich nicht aufs Bauchgefühl verlassen
- Fahrer schulen, um Fehlverhalten und fehlerhafte Daten in der Verwaltung zu minimieren
- Prozesse digitalisieren
- Künstliche Intelligenz wie ChatGPT nutzen
Bei vielen Aufgaben reicht jedoch auch das beste Zeitmanagement nicht aus – sie sind und bleiben zeit- und ressourcenintensiv und müssen mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden. Dazu zählen zum Beispiel folgende:
- Begleichung der Kfz-Steuer für jedes einzelne Fahrzeug
- Zahlung des Rundfunkbeitrags
- Abwicklung und Bearbeitung von Schäden
Wie Sie bei diesen Aufgaben Zeit und Aufwände reduzieren können, erklären wir im Folgenden.
1. Abwicklung der Kfz-Steuer optimieren.
Für jedes Fahrzeug im Fuhrpark ist jährlich die Kfz-Steuer zu entrichten. Unterschiede bei der Höhe der Kfz-Steuer kann es beispielsweise bei der Besteuerung von Plug-in-Hybriden und reinen Elektroautos geben. Die Höhe und Zahlungsfrist können Sie in der Regel dem für jedes Fahrzeug ergangenen Steuerbescheid entnehmen. Um hier den Aufwand durch unterschiedliche Zahlungstermine zu minimieren, können Sie als Fahrzeughalter mehrerer Flottenfahrzeuge beim Hauptzollamt einen einheitlichen Fälligkeitstag für die Zahlung der Kfz-Steuer beantragen.
Doch es geht noch einfacher: Sie können die Zahlung der Kfz-Steuer auch auslagern und extern abwickeln lassen. So bieten zum Beispiel einige Leasinggeber ihren Leasingnehmern die Abwicklung der Kfz-Steuer als zusätzliche Dienstleistung an, die mit der Leasingrechnung abgerechnet werden kann. So profitieren Sie von reduziertem Verwaltungsaufwand und einem vereinfachten Jahresabschluss. Als Leasingnehmer bei der Volkswagen Leasing GmbH können Sie die Dienstleistung der Kfz-Steuer-Abwicklung ganz einfach in Ihren Leasingvertrag integrieren.
2. Zahlung des Rundfunkbeitrags optimieren.
Rundfunkbeiträge fallen nicht nur für Privathaushalte und die Betriebsstätten von Unternehmen an, sondern werden auch für Dienstwagen fällig. In der Regel fällt ab dem zweiten Dienstwagen im Fuhrpark pro Fahrzeug ein Drittel des regulären Rundfunkbeitrags an, was im Jahr 2024 6,12 Euro entspricht. Für die Fuhrparkverwaltung bedeutet die Anmeldung der beitragspflichtigen Fahrzeuge beim Beitragsservice, die An- und Abmeldung neuer oder verkaufter Fahrzeuge sowie die fristgerechte Zahlung sämtlicher Rundfunkbeiträge einen erheblichen Mehraufwand.
Auch hier können Sie sich externe Unterstützung holen und, sofern angeboten, beispielsweise Ihren Leasinggeber mit der Zahlung der Rundfunkgebühren beauftragen. Um die An- und Abmeldung der Fahrzeuge und die rechtzeitige Überweisung der Beiträge müssen Sie sich somit nicht mehr kümmern und haben Zeit für andere wichtige Aufgaben im Fuhrpark.
Für Flottenkunden bietet die Volkswagen Leasing GmbH mit der Rundfunkbeitrags-Abwicklung genau diesen Service an: Pro Vertrag zahlen Sie zusätzlich zu Ihrer Leasingrate nur die monatlich fälligen Rundfunkbeiträge und profitieren davon, dass die Volkswagen Leasing GmbH neben der fristgerechten Beitragszahlung auch die An- und Abmeldung der Fahrzeuge für Sie übernimmt.
Fuhrpark-Services.
Um Aufwände rund um Ihr Fuhrparkmanagement zu reduzieren, bieten wir Ihnen vielseitige Full-Service-Angebote: Kfz-Steuer-Abwicklung, Rundfunkbeitrags-Abwicklung, Wartung & Verschleiß, Reifen-Dienstleistungen und vieles mehr.
Fuhrpark-Services entdecken3. Schadenmanagement vereinfachen.
Einen weiteren Zeitfresser im Fuhrpark stellen unvorhersehbare Schäden der Flottenfahrzeuge dar. Pannen, Beschädigungen oder ein Unfall mit dem Firmenwagen passieren leider schneller als gedacht und stellen die Fuhrparkverwaltung auf den Kopf. In der Folge muss nicht nur die Versicherung informiert und mit relevanten Informationen versorgt, sondern gegebenenfalls auch die Abschleppung und Reparatur des Dienstwagens organisiert sowie ein Ersatzfahrzeug gefunden werden. Handelt es sich um einen fremdverschuldeten Unfall, kann es zudem passieren, dass Schadenersatzansprüche rechtlich durchgesetzt werden müssen. Viel Arbeit also, die zusätzlich zu den täglichen Aufgaben auf dem Schreibtisch der Fuhrparkverwaltung landet.
Eine mögliche Lösung zur Entlastung der eigenen Mitarbeiter stellt das Schadenmanagement durch einen externen Dienstleister dar. Dieser kann für Sie zum Beispiel die Kommunikation und Abwicklung mit dem Versicherer übernehmen, Abschleppdienst und Reparatur in einer nahe gelegenen Werkstatt organisieren und gegebenenfalls Schadenersatzansprüche durchsetzen.
Als Flottenkunde profitieren Sie bei der Volkswagen Leasing GmbH vom umfangreichen Schadenmanagement: Im Falle von Schäden steht Ihnen rund um die Uhr eine Notfall-Hotline zur Verfügung, über die umgehend Soforthilfemaßnahmen in die Wege geleitet werden. Ein designierter Schadenmanager kümmert sich unter anderem um die Abwicklung des Schadens mit der Versicherung, koordiniert die Abschleppung und Reparatur des Dienstwagens und sorgt für die Verauslagung unfallbedingter Kosten. Noch mehr Details zum Schadenmanagement und den Vorteilen der Dienstleistung erklärt Ihnen Sebastian Gradtke, Produktmanager Schadenmanagement der Volkswagen Leasing GmbH, in diesem Interview zur Schadenabwicklung.
Fazit: Zeitfresser im Fuhrpark identifizieren und Aufwände effizient auslagern.
Zeitfresser und hohe Aufwände gibt es in Fuhrparks an vielen Stellen. Um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und mehr Zeit für strategische Aufgaben zu haben, können Sie auf Zeitmanagement-Methoden, digitale Vereinfachungen und vorausschauende Planungen auf Basis aussagekräftiger Daten zurückgreifen. Auch Ihre Dienstwagenfahrer sollten Sie mit ins Boot holen und durch Schulungen dafür sorgen, dass diesen im Arbeitsalltag möglichst wenige Fehler unterlaufen, die Ihre administrative Arbeit erschweren. Doch nicht alle Aufgaben lassen sich verschlanken oder in Luft auflösen – viele Tätigkeiten gehören schlichtweg zu den Pflichten im Fuhrpark dazu. Wo sich Zeitfresser nicht selbst reduzieren lassen, sollten Sie auch externe Unterstützung in Betracht ziehen. Viele Prozesse lassen sich auslagern und von Dienstleistern ebenso gut erfüllen. Die Mehrkosten, die dadurch gegebenenfalls entstehen, zahlen sich womöglich dadurch wieder aus, dass Sie mehr Zeit in wichtige strategische Aufgaben und die effizientere Nutzung Ihrer Flotte investieren können.
