Firmenwagen-Inspektion: Das ist zu beachten.

Wer ist also im Fuhrpark dafür zuständig, die Wartungsintervalle des Firmenwagens im Blick zu behalten und das Fahrzeug zur Inspektion zu bringen? Grundsätzlich fungieren der Geschäftsführer oder die Betreiber des Unternehmens (z. B. die betreibende GmbH) oder – bei entsprechender Delegation der Verantwortung – Mitarbeiter des Fuhrparkmanagements als Fahrzeughalter des Firmenwagens und sollten dafür Sorge tragen, dass die Fahrzeuge stets verkehrstüchtig sind und Inspektionen und Wartungen rechtzeitig durchgeführt werden. Je größer der Fuhrpark, desto umfangreicher sind auch die Aufgaben des Fuhrparkmanagements – und desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten und für jedes einzelne Fahrzeug den Termin für die nächste fällige Inspektion im Kopf zu haben. Unterstützung erhalten Sie in einem solchen Fall durch Fuhrparkmanagement-Software, mit der Sie die gesamte Flotte im Blick behalten, Termine im Kalender organisieren und eine Erinnerungsfunktion nutzen können. Möglich ist dies zum Beispiel in der Fuhrparkmanagement-Software FleetCARS¹ der Volkswagen Leasing GmbH.

Da Ihre Fahrer im Alltag jedoch viel näher am Dienstfahrzeug sind, ist es empfehlenswert, die Fahrer zu verpflichten, für die Verkehrstauglichkeit des Dienstwagens zu sorgen. Eine solche Verpflichtung können Sie zum Beispiel im Überlassungsvertrag vorab eindeutig regeln, sodass eine klare Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht. In der Praxis sind die Fahrer somit dafür zuständig, das Fahrzeug in einem einwandfreien Zustand zu erhalten. Dazu gehört, dass vor Fahrtantritt – egal, ob dienstlich oder bei der Privatnutzung – kontrolliert werden sollte, dass das Fahrzeug beispielsweise im Hinblick auf Licht, Bremsen oder Reifen verkehrstüchtig ist.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Fahrer verpflichten, die Termine für Wartung und Inspektion der Firmenwagen fristgerecht einzuhalten und rechtzeitig in die Werkstatt zu fahren. Bei Letzteren sollte es sich um Werkstätten handeln, die die Inspektion gemäß Herstellervorgaben vornehmen. Wählt ein Fahrer eigenmächtig eine freie Werkstatt aus, könnte es sein, dass er selbst für die Reparaturkosten aufkommen muss. Das ist insbesondere der Fall, wenn es sich beim Firmenwagen um ein Leasingfahrzeug handelt – denn üblicherweise ist im Leasingvertrag geregelt, dass ausschließlich anerkannte Vertrags- und Partnerwerkstätten aufgesucht werden dürfen.

Wer für die Inspektion beim Firmenwagen zahlt, kann je nach Überlassungsvertrag unterschiedlich geregelt sein. In den meisten Fällen übernimmt jedoch der Arbeitgeber alle rund um den Dienstwagen und insbesondere die dienstlichen Fahrten anfallenden Kosten – etwa Spritkosten, Kfz-Steuer, Hauptuntersuchung, Reparaturkosten und die Kosten für Inspektion und Wartung. Diese können unerwartet in die Höhe schnellen – etwa, wenn viele Dienstwagen zur gleichen Zeit zur Inspektion müssen oder aufgrund von Verschleiß unerwartete Schäden auftreten, die hohe Reparaturkosten nach sich ziehen. Aus diesem Grund können Sie für Ihr Fuhrparkmanagement bei verschiedenen Anbietern auch einen Servicevertrag abschließen, in dem zu gleichbleibenden Raten beispielsweise die Kosten für HU, AU, Wartungen, Inspektionen und bestimmte Werkstatt- und Reparaturkosten inklusive sind. Die Volkswagen Leasing GmbH bietet Flottenkunden mit bestehendem Leasingvertrag zu diesem Zweck zum Beispiel die Dienstleistung Wartung & Verschleiß an.

Darf der Dienstwagenfahrer das Fahrzeug auch für Privatfahrten nutzen, gelten sowohl das Fahrzeug als auch die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Um die Steuer für den geldwerten Vorteil zu berechnen, kommen zum Beispiel die 1-Prozent-Regelung, bei Elektro- oder Hybridautos die 0,25- oder 0,5-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch infrage. Welche Steuer-Methode sich mehr lohnt und wie hoch der geldwerte Vorteil ausfällt, hängt unter anderem vom Bruttolistenpreis des Dienstwagens und der Anzahl der Privatfahrten ab. Regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überlassungsvertrag, dass der Fahrer die Kosten für die Inspektion und gegebenenfalls anfallende Reparaturkosten aus eigener Tasche zahlt, hat dies auch Folgen für die Steuer und der zu versteuernde geldwerte Vorteil verringert sich entsprechend.

Ist der Fahrer des Dienstwagens dafür zuständig, das Fahrzeug zur Inspektion zu bringen, stellt sich gleichzeitig auch die Frage, ob die Fahrt zum Wartungstermin als Arbeitszeit gilt. Auch hier gibt es – wie bei der Dienstwagen-Reinigung – keine pauschal gültige Antwort. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten für solche Fälle detaillierte Regelungen im Überlassungsvertrag des Firmenfahrzeugs treffen. Ist die Privatnutzung des Fahrzeugs erlaubt, könnte der Arbeitgeber argumentieren, dass die Wartungen und Inspektionen auch im Zuge einer Privatfahrt nach Feierabend stattfinden sollten. Damit es nicht zu Streitigkeiten und Unklarheiten kommt, sollte somit vertraglich klar festgelegt werden, ob es sich bei der Werkstattanfahrt um Privatnutzung oder eine dienstliche Fahrt handelt.

Ist die private Nutzung des Dienstwagens hingegen nicht gestattet, ist der Fall klar: Dann müssen die Fahrten zur Werkstatt innerhalb der Arbeitszeit stattfinden und können nicht in die Freizeit verlegt werden.