Die Ivy-Lee-Methode für eine effiziente Tagesplanung.
Die Anforderungen im Arbeitsleben sind oft hoch: Ein scheinbar endloser Strom an Aufgaben, ständige Erreichbarkeit und das Ziel, immer effizienter und produktiver zu arbeiten, gehören in vielen Unternehmen zur Tagesordnung. Hier kann es schnell passieren, dass Sie in der Aufgabenflut untergehen und das Wesentliche aus dem Blick verlieren. Genau dort setzt die Ivy-Lee-Methode an und bietet eine simple, aber wirkungsvolle Technik, um Prioritäten zu setzen und die Aufgabenliste abzuarbeiten. Wie die Ivy-Lee-Methode genau funktioniert und welche Vorteile sie Ihnen im Tagesgeschäft bringen kann, erfahren Sie hier.
Was ist die Ivy-Lee-Methode?
Die Ivy-Lee-Methode ist eine einfache Zeitmanagement-Methode, mit deren Hilfe die Produktivität in Unternehmen gesteigert und die Abarbeitung von Aufgaben verbessert werden kann. Grundprinzip der Ivy-Lee-Methode ist die Erstellung einer Aufgabenliste mit sechs Aufgaben einhergehend mit einer Priorisierung sowie einer regelmäßigen Überprüfung.
Die Methode ist nach dem US-amerikanischen Kommunikationsberater Ivy Lee benannt. Dieser erhielt im Jahr 1918 vom Stahlunternehmer Charles M. Schwab den Auftrag, ein Konzept zu entwickeln, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Ivy Lee entwickelte daraufhin eine Methode zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und Verringerung von Prokrastination und ließ Schwab diese in seinem Stahlunternehmen erst testen, bevor er ihm ein willkürliches Honorar zahlen sollte. Schwab war von der Wirkung der Ivy-Lee-Methode so begeistert, dass er ihm einen Scheck über 25.000 Dollar ausstellte. Aus diesem Grund wird die Ivy-Lee-Methode auch als 25.000 Dollar-Methode bezeichnet. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Ivy-Lee-Methode genau funktioniert und sich auch von Ihnen und Ihren Kollegen im Tagesgeschäft wirkungsvoll einsetzen lässt.
Die Ivy-Lee-Methode: Vorlage in 6 Schritten.
Das einfache Prinzip der Ivy-Lee-Methode sieht vor, dass Sie sich jeden Tag möglichst ohne Ablenkungen Ihrer Aufgabenliste, der Priorisierung der Aufgaben und deren Abarbeitung widmen. Damit die Methode funktioniert und tatsächlich zu einer gesteigerten Produktivität beiträgt, sollten Sie in den folgenden sechs Schritten vorgehen.
Eine Aufgabenliste erstellen.
An erster Stelle steht die Erstellung einer Liste mit den zu erledigenden Aufgaben für Ihren Arbeitstag. Das Außergewöhnliche an der Ivy-Lee-Methode: Sie sollen sich auf Ihrer Aufgabenliste auf eine Anzahl von sechs Aufgaben beschränken. Bereits bei der Auswahl der Aufgaben können Sie so eine Priorisierung vornehmen und nur die wirklich wichtigen oder dringlichen To-dos in Ihre Liste aufnehmen. Im Idealfall erstellen Sie diese Liste kurz vor Feierabend für den nächsten Arbeitstag. So können Sie am nächsten Tag direkt mit der ersten Aufgabe beginnen, ohne Zeit zu verlieren.Prioritäten vergeben.
Während Sie Ihre Aufgabenliste erstellen, sollten Sie Prioritäten vergeben und die sechs Aufgaben sinnvoll ordnen. Sie sollten sich deshalb genau überlegen, welche Aufgabe mit Blick auf Dringlichkeit und Wichtigkeit als Erstes, Zweites oder Drittes in Angriff genommen werden sollte. Unterstützung bei der Priorisierung können Sie sich durch andere Zeitmanagement-Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Analyse, das Pareto-Prinzip oder die Eat-the-Frog-Methode holen.Erste Aufgabe erledigen.
Nachdem Sie Ihre Liste nach Prioritäten geordnet haben, können Sie mit der ersten Aufgabe in Ihren Arbeitstag starten und diese erledigen. Wichtig ist dabei, dass Sie Ablenkungen vermeiden und sich nicht zur Prokrastination hinreißen lassen. Die Aufgabe mit oberster Priorität hat ihren vollen Fokus verdient, bis Sie sie nach Erledigung auf Ihrer Aufgabenliste abhaken können.Aktualisierung der Prioritäten.
Haben Sie die oberste Aufgabe auf Ihrer Liste erledigt, können Sie diese nun abhaken. Bevor Sie mit der nächsten Aufgabe weitermachen, sollten Sie nun die Prioritäten sämtlicher Aufgaben noch einmal überprüfen. Ist in der Zwischenzeit etwas eingetreten, das die Priorisierung beeinflusst? So könnte sich in der Zwischenzeit eine Deadline nach hinten verschoben, eine wichtige Lieferung verzögert oder ein Kollege um Unterstützung gebeten haben. Nehmen Sie sich also Zeit, die verbleibenden Aufgaben auf Ihrer Liste zu prüfen und gegebenenfalls neu zu ordnen.Den Arbeitsablauf wiederholen.
Nun wiederholen Sie diesen Ablauf mit den nächsten Punkten Ihrer Aufgabenliste. Arbeiten Sie diese nach und nach ab und prüfen Sie vor der nächsten Aufgabe immer wieder, ob die Prioritäten noch stimmen oder verändert werden müssen. Lassen Sie wie immer keinen Raum für Ablenkungen oder Prokrastination.Planung des nächsten Arbeitstags.
Nachdem Sie alle Aufgaben des Tages erfolgreich abhaken konnten, sollten Sie vor Feierabend die Planung des folgenden Arbeitstags angehen. Überlegen Sie, was Sie mit Blick auf die Unternehmensziele am nächsten Tag erledigen müssen und welche Aufgaben womöglich liegen geblieben oder hinzugekommen sind. Wählen Sie wiederum die wichtigsten sechs Aufgaben für den nächsten Arbeitstag aus und priorisieren Sie diese. So können Sie mithilfe der Ivy-Lee-Methode von Tag zu Tag produktiv arbeiten und die wirklich wichtigen und dringlichen Aufgaben abarbeiten.
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Zum DienstwagenrechnerVorteile der Ivy-Lee-Methode.
Die Nutzung der Ivy-Lee-Methode bietet Ihnen die folgenden Vorteile:
- Einfache Umsetzung: Die Idee Ivy Lees zur Verbesserung der Produktivität ist denkbar einfach. Eine To-do-Liste nutzen die meisten Arbeitnehmer ohnehin – und auch für die Ivy-Lee-Methode benötigen Sie nur ein Stück Papier und einen Stift oder eine digitale Datei. Die Beschränkung auf sechs Aufgaben sowie die kontinuierliche Überprüfung und Priorisierung sorgen dafür, dass die Arbeit tatsächlich produktiv ist und das Wesentliche nicht aus dem Blick verloren wird.
- Verbesserter Fokus: Anstatt sich ablenken zu lassen oder zu prokrastinieren, hilft Ihnen die Ivy-Lee-Methode dabei, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
- Erhöhte Effizienz: Dank der Beschränkung auf maximal sechs Aufgaben laufen Sie nicht Gefahr, von Anfang an in Stress und Überforderung zu versinken, sondern wissen, dass Sie diese Anzahl von Aufgaben effizient erledigen können.
- Hohe Flexibilität: Dadurch, dass Sie Ihre Liste nach jeder abgeschlossenen Aufgabe erneut durchgehen und neu ordnen, können Sie flexibel auf Veränderungen im Tagesgeschäft reagieren und vermeiden, Ihre Zeit in sinnlose Aufgaben zu investieren.
- Gesteigerte Motivation: Die überschaubare Aufgabenliste und das schrittweise Abhaken Ihrer Aufgaben sorgt bereits früh am Tag für Erfolgserlebnisse und steigert Ihre Motivation im Arbeitsalltag.
Nachteile der Ivy-Lee-Methode.
Wie alle Zeitmanagement-Methoden kann auch die Ivy-Lee-Methode im Arbeitsalltag nicht alle Probleme lösen und ist abhängig davon, wie geschickt sie angewandt wird. Folgende Herausforderungen können sich bei der Anwendung der Ivy-Lee-Methode ergeben:
- Beschränkung auf 6 Aufgaben: Während die Fokussierung auf eine geringe Anzahl der wirklich wichtigen und/oder dringlichen Aufgaben einerseits für eine gesteigerte Effizienz und Produktivität sorgen kann, können andererseits auch Probleme auftreten. Da die Ivy-Lee-Methode keine explizite Zeitschätzung vorsieht, könnte es vorkommen, dass Ihre sechs Aufgaben entweder zu schnell erledigt sind oder mehr als einen Arbeitstag in Anspruch nehmen. Ein großes Problem ist das jedoch nicht – als Arbeitnehmer können Sie schließlich auch Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen oder Ihre Liste flexibel verlängern. Hilfreich ist es auch, die Ivy-Lee-Methode mit Techniken der Zeitplanung zu kombinieren, wie beispielsweise dem Time Blocking oder der Timeboxing-Methode.
- Ablenkungen verhindern Umsetzung: Zwar können Sie viel dafür tun, fokussiert und ohne Störungen zu arbeiten, indem Sie sich zum Beispiel Fokuszeiten blocken, Ihr E-Mail-Programm schließen und Ihr Telefon stummschalten. Mitunter lässt es sich jedoch nicht vermeiden, dass außergewöhnliche Ereignisse, spontane Kundenanfragen oder eine Bitte des Chefs den Tagesplan durcheinanderbringen und dafür sorgen, dass die Ivy-Lee-Methode nicht wie geplant umgesetzt werden kann. Dank der Flexibilität der Methode können Sie jedoch auch darauf reagieren, Ihre Aufgabenliste anpassen oder es am nächsten Tag einfach erneut probieren.
- Bei laufenden Projekten schwierig: Ziehen sich bestimmte Projekte über mehrere Wochen oder sogar Monate, kann es schwierig sein, einzelne Aufgaben mit klarem Anfang und Ende zu definieren und auf die Liste zu setzen. Versuchen Sie dennoch, Ihre Tätigkeit in kleinere Unteraufgaben zu unterteilen und am Vortag grob zu planen, womit Sie sich am nächsten Tag beschäftigen sollten.
Tipps für die Umsetzung der Ivy-Lee-Methode.
Damit die Ivy-Lee-Methode in Ihrem Arbeitsalltag gelingt und Ihnen den maximalen Nutzen bringt, sollten Sie sie für einige Wochen oder Monate ausprobieren und gegebenenfalls an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Eine strukturierte Tages- und Aufgabenplanung gelingt in der Regel nicht von heute auf morgen, sondern ist mit einem gewissen Maß an Disziplin und Routine verbunden.
Nutzen Sie zur Optimierung der Ivy-Lee-Methode auch andere Zeitmanagement- und Effizienz-Methoden sowie Tools und Tipps, um effizienter zu arbeiten. Übernehmen Sie beispielsweise die Timeboxing-Methode, um die Zeit für jede Ihrer sechs Aufgaben realistisch zu planen. Stellt sich nach einer Weile heraus, dass sechs Aufgaben für Ihren Tätigkeitsbereich zu umfangreich oder zu wenig sind, passen Sie Ihre Liste auf fünf, sieben oder auch zehn Aufgaben an.
Damit Sie bei der genauen Tagesplanung auch langfristigere Aufgaben nicht aus den Augen verlieren, können Sie auch eine zweite, umfangreiche Liste mit allen anstehenden Aufgaben anlegen und aus dieser jeweils Tagesaufgaben entnehmen. Das gelingt beispielsweise mit der Kanban-Methode. Gemäß der Getting Things Done-Methode können Sie auch auf mehrere strukturierte Listen zurückgreifen. Planen Sie außerdem ausreichend Puffer- und Pausenzeiten mit ein, um konzentriert arbeiten zu können und den Mental Load nicht zu groß werden zu lassen. Sinnvolle Methoden für mehr Produktivität am Arbeitsplatz sind beispielsweise spezielle Konzentrationsübungen oder die Pomodoro-Technik. Die Ivy-Lee-Methode lässt sich somit optimal mit anderen Techniken kombinieren und kann dafür sorgen, Ihre Effizienz und Ihre Produktivität im Arbeitsalltag auf ein neues Level zu heben.
