Künstliche Intelligenz wie ChatGPT nutzen: Wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit KI effizienter gestalten.
Künstliche Intelligenz ist derzeit in aller Munde und verändert unsere Gesellschaft rasant: Die Fähigkeiten moderner KI-Anwendungen erscheinen mitunter endlos – von der Texterstellung über Grafiken bis hin zu täuschend echten Bildern und Videos gibt es hunderte Möglichkeiten, sich KI zunutze zu machen. Daraus ergeben sich auch viele Chancen für Ihren Arbeitsalltag: Das Sprachmodell ChatGPT kann Sie bei der Erledigung zahlreicher Tätigkeiten unterstützen. Worum es sich bei dieser Anwendung genau handelt und wie Sie Künstliche Intelligenz wie ChatGPT nutzen können, um effizienter zu arbeiten und Aufgaben besser zu erledigen, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst.
Was ist ChatGPT?
Bei ChatGPT handelt es sich um ein auf Künstlicher Intelligenz basierendes Sprachmodell, das in der Lage ist, menschliche Sprache zu verstehen und zu generieren. Das Kürzel GPT steht für „generative pretrained transformer“, also ein Transformator, der vortrainiert ist und auf Basis der ihm bekannten Daten Antworten generieren kann. Das heutzutage populärste GPT-Modell ist ChatGPT des kalifornischen Softwareunternehmens OpenAI. Es ermöglicht Nutzern, wie mit einem Chatbot direkt mit der KI zu kommunizieren und Fragen zu stellen. Weltweit bekannt wurde die Anwendung im November 2022, als OpenAI eine kostenlose Version der Öffentlichkeit zugänglich machte. Diese wurde zuvor mit Trainingsdaten, die bis September 2021 reichten, vortrainiert. Das Weltwissen und die Aktualität der KI sind daher limitiert. Die derzeit neueste und kostenpflichtige Version ChatGPT-4 ist seit Herbst 2023 aber auch in der Lage, über die Suchmaschine Bing Informationen aus dem Internet abzurufen. In Microsofts Webbrowser Edge sowie der Suchmaschine Bing ist über den Bing Copilot ebenfalls Künstliche Intelligenz integriert. Der Copilot nutzt dazu ein Sprachmodell von OpenAI, das auf ChatGPT basiert.
ChatGPT hat in den Medien und der Gesellschaft sehr hohe Wellen geschlagen, da die KI im Vergleich zu Vorgängermodellen beeindruckende Ergebnisse liefert. Der Chatbot kann komplexe Unterhaltungen führen, vielseitige Texte generieren und bei kreativen Prozessen helfen. Basierend auf seinen Trainingsdaten und dem je nach Version vorhandenen Internetzugriff bietet ChatGPT zudem eine große Bandbreite an Wissen und kann Fragen beantworten. Die Antworten sollten jedoch immer mit Vorsicht behandelt werden, da Falschinformationen vorkommen können.
Wie können Sie ChatGPT nutzen?
Um sich die Arbeit zu erleichtern und Unterstützung bei den täglichen Aufgaben zu erhalten, können Sie ChatGPT für viele Zwecke nutzen:
- Textgenerierung: Mit ChatGPT können Sie sich verschiedene Arten von Texten erstellen lassen, beispielsweise Werbetexte, Einladungsschreiben, Reden oder E-Mails, und so zum Beispiel die Geschäfts- und Kundenkommunikation effizienter gestalten. Wichtig ist, dass Sie die Texte selbst immer noch einmal auf Falschinformationen und Fehler prüfen und sie gegebenenfalls etwas umschreiben und individualisieren, damit die persönliche Note nicht verloren geht. Zur Erstellung erster Entwürfe, zum Lösen von Schreibblockaden und für Formulierungsideen eignet sich die Anwendung von ChatGPT hervorragend. Auch Gliederungen, Listen oder Protokolle können Sie mit dem Chatbot erstellen.
- Texte redigieren: Neben der Generierung von Texten, können Sie auch von Ihnen geschriebene Texte redigieren lassen. ChatGPT kann – unter Vorbehalt – Rechtschreib- und Grammatikfehler korrigieren, stilistische Verbesserungsvorschläge machen und weitere Tipps zur Formulierung, zum Ausschmücken oder Kürzen Ihres Textes geben.
- Texte umschreiben: Ebenso lassen sich bestehende Texte von ChatGPT umschreiben. So können Sie zum Beispiel einen vorhandenen Ratgebertext in einen Beitrag für LinkedIn, Instagram oder Ihren Newsletter umschreiben und kürzen oder einen komplizierten Text aus der Fachabteilung in leicht verständliche Sprache umwandeln lassen.
- Übersetzungen: ChatGPT beherrscht viele Sprachen auf sehr gutem Niveau und ist somit in der Lage, Texte zu übersetzen. Haben Sie eine E-Mail von einem Geschäftspartner auf Englisch oder Spanisch erhalten und möchten sie ins Deutsche übertragen? Oder sind Sie für die Kundenkommunikation im Ausland zuständig und benötigen Unterstützung bei der Formulierung von Newslettern oder Werbetexten in einer anderen Sprache? In diesen Fällen ist ChatGPT eine hilfreiche Anwendung. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt: Auch Übersetzungen zwischen Soziolekten und Dialekten einer Sprache sind kein Problem. Sie möchten einen hochdeutschen Text ins Bayrische übertragen, im Stil von Goethe abändern oder einen akademischen Text in Jugendsprache umwandeln? All dies ist mit ChatGPT möglich und kann bei Ihrer Arbeit im kleineren Rahmen zum Beispiel nützlich sein, um die gleiche Botschaft über verschiedene Kanäle an unterschiedliche Zielgruppen und Stakeholder zu verteilen. Direkte Kollegen im Betrieb sprechen Sie beispielsweise anders an als Kunden, Aktionäre, Vorgesetzte oder Geschäftspartner. Sie können einen Ausgangstext daher auch stilistisch an die jeweilige Situation anpassen oder zum Beispiel in wenigen Schritten vom Duzen aufs Siezen übergehen.
- Ideenfindung: ChatGPT kann darüber hinaus als Ideengeber fungieren und Sie bei der Entwicklung von Konzepten, der Suche nach kreativen Lösungen für ein Problem oder beim Brainstorming unterstützen. So eröffnen sich womöglich neue Perspektiven auf einen Sachverhalt, auf die Sie allein nicht gekommen wären. Auch beim Treffen von Entscheidungen und der Analyse von Situationen können Sie sich vom Chatbot unterstützen lassen und neue Lösungsansätze finden.
- Dokumente durchsuchen: Die kostenpflichtige Version ChatGPT-4 ermöglicht es Ihnen, auch Dokumente (z. B. PDFs, Textdateien, Excel-Dokumente) und Bilder hochzuladen und erfassen zu lassen. So kann ChatGPT ein Dokument beispielsweise umschreiben, zusammenfassen oder nach bestimmten Informationen durchsuchen. Dies kann Ihnen im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen, da Sie nicht händisch die ganze Datei durchsuchen oder lesen müssen.
- Konkrete Probleme lösen: Bei vielen Herausforderungen im Arbeitsalltag können Sie quasi als Lernender an ChatGPT herantreten und um Hilfe bitten. Besonders versiert ist das Sprachmodell beispielsweise im Hinblick auf Computerprobleme. So können Sie sich einen Code in HTML oder Programmiersprachen wie PHP oder JavaScript erstellen oder auch korrigieren lassen. Sitzen Sie im Fuhrparkmanagement an einer aufwendigen Exceltabelle und haben Probleme mit einer Formel oder Formulierung können Sie ebenfalls ChatGPT um Rat fragen und erhalten in der Regel gut funktionierende Tipps.
- Informationen sortieren und clustern: Möchten Sie Struktur in eine Liste bringen oder Informationen nach Thema, Größe oder einer sonstigen Kategorie strukturieren? Auch diese Aufgabe kann ChatGPT ganz einfach übernehmen und Ihnen Zeit einsparen.
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Zu FleetcarsDarf ich ChatGPT nutzen?
Bevor Sie ChatGPT oder andere KI-Anwendungen nutzen, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern, sollten Sie sichergehen, dass Ihr Arbeitgeber die Nutzung erlaubt – und wenn ja, in welchem Maße. Einige Unternehmen untersagen Ihren Arbeitnehmern die Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Dies kann verschiedene Gründe haben:
- Arbeitszeit: Einige Arbeitgeber möchten durch das Verbot der KI-Nutzung Arbeitszeitbetrug vorbeugen und vermeiden, dass Angestellte Ihre Aufgaben von ChatGPT erledigen lassen und die eingesparte Zeit für private Angelegenheiten oder zum Nichtstun verwenden.
- Urheberrecht: Die Frage, wer das Urheberrecht an von ChatGPT generierten Texten etc. besitzt, ist in Deutschland bislang nicht eindeutig geklärt. Schließlich gibt der Nutzer nur die Anfrage, den sogenannten Prompt, an den Chatbot weiter – das Ergebnis wird künstlich erstellt. Mithilfe von KI generierte Texte müssen gegebenenfalls als solche gekennzeichnet werden, um sich rechtlich abzusichern. Nicht alle Unternehmen möchten hier ein Risiko eingehen und untersagen daher die Nutzung von KI.
- Datenschutz: Ein wichtiger Aspekt bei der Anwendung von Künstlicher Intelligenz ist der Datenschutz. Die meisten KI-Anwendungen behalten sich vor, alle von Ihnen eingegebenen Daten zum Training und zur Verbesserung der KI zu verwenden und unter Umständen auch anderen Nutzern zugänglich zu machen. Auf keinen Fall sollten Sie daher sensible Kundendaten, Unternehmensinterna oder geheime Informationen in den Chatbot eingeben. Aus diesem Grund ist in vielen Unternehmen die Nutzung von KI verboten.
Mitunter ist die Nutzung von ChatGPT und ähnlichen Anwendungen zwar nicht verboten, aber an strenge Richtlinien geknüpft, die Sie als Arbeitnehmer befolgen müssen. So kann von Ihren Vorgesetzten vorgegeben sein, welche Informationen und Daten Sie (nicht) in die KI eingeben dürfen und welche KI-Anwendungen Sie nutzen oder auch nicht nutzen dürfen. Erkundigen Sie sich daher am besten im Vorhinein bei Ihrem Arbeitgeber nach Regeln zum Umgang mit KI und für welche Zwecke Sie die neue Technologie nutzen dürfen.
Tipps zur Nutzung von ChatGPT und Co.
Um ChatGPT bestmöglich auszunutzen und gute Ergebnisse zu erzielen, helfen Ihnen im Arbeitsalltag die folgenden Tipps weiter:
- Gute Prompts anwenden: Als Prompt bezeichnet man den Input, den Sie als Nutzer an die KI, also beispielsweise den Chatbot von ChatGPT stellen. Oft handelt es sich dabei um eine Frage oder eine Aufforderung, da Sie eine Antwort oder ein Resultat, beispielsweise einen Text oder einen Codeblock, von der KI erhalten möchten. Je präziser und umfangreicher Sie Ihren Prompt gestalten, desto besser ist in der Regel auch der Output, den die KI generiert. In Ihrem Prompt sollten Sie daher am besten die Fragen „Was“, „Wie“ und „Wer“ beantworten. „Was“ beschreibt, welche Art von Aufgabe die KI erledigen soll. „Wie“ beantwortet, wie Stil und Form der Antwort aussehen sollen (bspw. wie lang und detailliert der Text sein und ob er sachlich, umgangssprachlich oder kreativ geschrieben werden soll). Durch die Beantwortung der Frage „Wer“ können Sie ChatGPT eine Rolle zuweisen, durch die das Sprachmodell eher in der Lage ist, zu verstehen, wie die Aufgabe gelöst werden soll. Zum Beispiel können Sie der KI sagen: „Du bist Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens und sollst eine Einladung für Geschäftspartner und Interessierte zum Tag der offenen Tür schreiben. Die Einladung sollte die Adressaten siezen, kurz gehalten und locker und humorvoll geschrieben sein.“ Falls das Ergebnis noch nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausfällt, können Sie Ihren Prompt anpassen, den Chatbot um Überarbeitung des Ergebnisses bitten oder das Ergebnis eigenständig redigieren.
- Plug-ins nutzen: Um das meiste aus ChatGPT herauszuholen, können Sie für Ihre Aufgaben passende Plug-ins auswählen und nutzen. Bei Plug-ins handelt es sich um Software-Tools, die den Funktionsumfang von ChatGPT erweitern können. So gibt es beispielsweise Plug-ins, um PDF-Dateien schnell auslesen zu können, Plug-ins zur grafischen Visualisierung von Daten, zum Konvertieren von Dateien, zum Lösen mathematischer Probleme, zum besseren Formulieren von Prompts, zur Verknüpfung von ChatGPT mit anderen Diensten wie Google-Dokumenten, -Sheets, WordPress oder anderen, zur Umwandlung von Text in gesprochene Sprache oder zur Generierung einer Transkription von einem Video. Überlegen Sie, welche Plug-ins in Verbindung mit ChatGPT Ihre Arbeitsabläufe erleichtern könnten, und recherchieren Sie online nach passenden Anbietern. Achten Sie dabei wie immer darauf, nur Anwendungen vertrauenswürdiger Anbieter zu installieren und zu nutzen, und geben Sie keine sensiblen Daten heraus.
- Output prüfen: Den Output, den ChatGPT je nach Anfrage für Sie generiert, sollten Sie immer überprüfen. Falschinformationen, stereotype Darstellungen und ungenaue Angaben können, insbesondere bei den kostenfreien Versionen, immer vorkommen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie den Antworten des Chatbots nicht blind vertrauen, sondern diese einem Faktencheck unterziehen und selbst noch einmal recherchieren, ob wichtige Angaben stimmen.
- Datenschutz beachten: Wie oben bereits erwähnt, sollten Sie datenschutzrechtliche Bestimmungen stets beachten und bei der Nutzung von ChatGPT und anderen KI-Anwendungen keine sensiblen Daten herausgeben. Dazu zählen zum Beispiel Kundendaten, Geschäftszahlen, Geschäftsgeheimnisse und andere Interna, die nicht unkontrolliert nach außen dringen sollten. Gehen Sie im Umgang mit Künstlicher Intelligenz daher vorsichtig und gewissenhaft vor und keine Risiken ein.
- Ausprobieren: Einer der besten Tipps im Hinblick auf KI lautet, dass Sie einfach selbst ausprobieren sollten. Machen Sie sich mit den Anwendungen und Möglichkeiten der GPTs vertraut und versuchen Sie, den Chatbot zu Ihrem Vorteil zu nutzen und Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Zunächst wird dies wahrscheinlich etwas Zeit in Anspruch nehmen, doch je öfter Sie Prompts formulieren und Aufgaben abgeben, desto eher bekommen Sie ein Gefühl für die Funktionsweise der KI und desto bessere Ergebnisse können Sie erzielen.
Fazit: ChatGPT umsichtig nutzen und profitieren.
Mithilfe dieser Tipps sind Sie in der Lage, Künstliche Intelligenz wie ChatGPT in Ihrem Unternehmen kompetent einzuführen und von der Vielzahl an Möglichkeiten zu profitieren. Mit ChatGPT können Sie und Ihre Mitarbeiter je nach Anwendungsfall kreativer werden, neue Perspektiven erlangen, effizienter arbeiten und Zeit einsparen. Als inoffizieller neuer Mitarbeiter kann ChatGPT Ihrem Unternehmen somit einen echten Mehrwert bringen und Sie von Wettbewerbern abheben. Ein umsichtiger und mit Blick auf Falschinformationen und Datenschutz gewissenhafter Umgang mit der KI ist dabei Voraussetzung. Mit einem gesunden Bewusstsein für die Stärken und Risiken der GPTs und einer manuellen Prüfung und Anpassung des Outputs beugen Sie Fehlern und Problemen vor und können Ihre Arbeitsabläufe im besten Falle verbessern und effizienter gestalten. Wir wünschen Ihnen viel Neugierde und Freude beim Entdecken der KI und ihrer Möglichkeiten!
