Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter optimieren: So geht’s.

Die Onboarding-Phase im Unternehmen dauert in der Regel bis zu sechs Monate oder sogar länger. Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag sowie die erste Woche sind dabei besonders wichtig. Doch das Onboarding setzt sich meist im Laufe der gesamten Probezeit fort, bis die Neulinge alle Arbeitsabläufe kennengelernt und verinnerlicht haben und sich als richtiger Teil des Unternehmens und Teams fühlen.

Der Onboarding-Prozess kann grob in drei Phasen aufgeteilt werden: das Preboarding, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.

Das sogenannte Preboarding bezeichnet die Zeit zwischen der Anstellung des neuen Mitarbeiters und seinem ersten Arbeitstag. Häufig unterschätzen Personalabteilungen und Vorgesetzte die Wichtigkeit dieser Phase. Denn auch vor dem ersten Arbeitstag können wichtige Schritte eingeleitet werden, um die Integration am neuen Arbeitsplatz zu erleichtern. Herrscht jedoch nach der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Tag Funkstille, kann dies zu Verunsicherung und Unmut aufseiten des neuen Angestellten führen. Die Preboarding-Phase sorgt zudem dafür, dass das anschließende Onboarding vor Ort reibungslos funktioniert, da im Vorhinein alle wichtigen Dinge in die Wege geleitet wurden.

Folgende Dinge können und sollten Vorgesetzte und Personalabteilungen in der Preboarding-Phase sowohl im Kontakt mit den neuen Kollegen als auch intern unternehmen:

1. Formalitäten klären:

• Restliche Fragen zum Vertrag und der Arbeit absprechen
• Benötigte Unterlagen und Informationen anfordern (bspw. Steuer-ID, Unterlagen für Versicherung, Kontrolle der Fahrerlaubnis etc.)

2. Informationen teilen:

• Dem neuen Mitarbeiter den Ablauf des ersten Tags und der ersten Arbeitswoche erklären
• Informieren, wann und wo der erste Arbeitstag beginnt
• Infos zum Dresscode, zu Mittagessen, Parkplätzen und Übung des Betriebs weitergeben

3. Arbeitsplatz einrichten:

• Sicherstellen, dass ein fester Platz für neuen Mitarbeiter zur Verfügung steht
• Nötige Arbeitsmittel bereitstellen (z. B. Laptop, Bildschirme, Firmentelefon, Firmenwagen, Schlüssel)
• Zugriffsrechte, Passwörter und alle benötigten Programme organisieren und installieren

4. Einarbeitungsprozess organisieren:

• Termine mit Personalabteilung, IT-Abteilung, Vorgesetzten und dem gesamten Team für neuen Mitarbeiter vereinbaren
• Ablauf der ersten Arbeitswoche organisieren, mögliche erste Aufgaben überlegen und einen Einarbeitungsplan erstellen
• Sicherstellen, wer fachliche Einarbeitung übernimmt

5. Willkommensgeschenk besorgen

Wie Sie sehen, gibt es in der Preboarding-Phase einiges zu organisieren. Wichtig ist, dass Sie den persönlichen Kontakt zum neuen Mitarbeiter nicht verlieren und ihn rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag über den Ablauf informieren und wichtige Details klären. So kann der neue Kollege der ersten Arbeitswoche zuversichtlich entgegenblicken und gut vorbereitet am neuen Arbeitsplatz ankommen und starten.

Darüber hinaus sollten Sie die Zeit vor dem Beginn des Arbeitsverhältnisses dazu nutzen, die Einarbeitung in den ersten Wochen und Monaten zu organisieren. Dazu gehört, dass Sie einen detaillierten Einarbeitungsplan erstellen und sicherstellen, dass der Neuling an den ersten Tagen beschäftigt ist. Kommt er am Arbeitsplatz an und niemand hat Zeit, sich um ihn zu kümmern, oder es gibt keine Aufgaben für ihn, ist die Einarbeitung wenig gelungen.

Koordinieren Sie daher gemeinsam mit der Personalabteilung und anderen wichtigen Akteuren wie den IT-Mitarbeitern und den direkten Kollegen, wie die Einarbeitung ablaufen soll und wann wer Zeit hat, um sich mit dem neuen Mitarbeiter zu treffen. Behalten Sie dabei auch Urlaubstage und anderweitige Abwesenheiten im Hinterkopf und kümmern sich möglichst frühzeitig um alles Nötige. Dazu zählt auch die Bereitstellung des nötigen Equipments – wie Arbeitscomputer, Schlüssel oder Firmenwagen.

Damit sich Ihr neuer Mitarbeiter sofort willkommen fühlt, sollten Sie zudem ein kleines Geschenk organisieren und an seinem Arbeitsplatz bereitstellen.

Mit dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters beginnt nun die Orientierungsphase für ihn. Er muss sich im neuen Unternehmen zurechtfinden, die Arbeitsabläufe kennenlernen und seine Rolle im Team finden. Dabei können Sie ihn in der Orientierungsphase folgendermaßen unterstützen:

• Mitarbeiter willkommen heißen: Nehmen Sie Ihren neuen Kollegen am ersten Tag am besten persönlich in Empfang und nehmen Sie sich Zeit für ihn. Zeigen Sie ihm seinen Arbeitsplatz und stellen Sie ihm die Kollegen vor. Eine Führung durch sämtliche Räumlichkeiten und das Gelände des Unternehmens darf hier nicht fehlen.
• Administratives klären: Koordinieren Sie mit der Personalabteilung, welche Informationen und Unterlagen gegebenenfalls noch benötigt werden und welche rechtlichen Dinge in den ersten Tagen geschehen müssen – beispielsweise eine Datenschutz-Schulung oder Sicherheitsunterweisung.
• Informationen weitergeben: Erklären Sie dem Neuling die Unternehmenskultur, -werte und welche Produkte und Dienstleistungen Sie bereitstellen. Erzählen Sie auch, welche anderen Abteilungen es im Unternehmen gibt oder integrieren Sie die Vorstellung der Kollegen dort gleich in die Führung am ersten Arbeitstag. Informieren Sie den neuen Mitarbeiter detailliert darüber, welche Erwartungen an ihn gestellt sind und welche Aufgaben er in Zukunft übernehmen soll.
• Fachliche Einarbeitung: Stellen Sie sicher, dass Sie oder andere Teammitglieder die fachliche Einarbeitung übernehmen und die anfallenden Aufgaben sowie die Nutzung der vom Unternehmen verwendeten Software und Programme erklärt werden. Haben Sie dabei jederzeit ein offenes Ohr für Fragen und Herausforderungen.
• Soziale Integration: Organisieren Sie Teambuilding-Maßnahmen und gemeinsame Termine mit allen Teammitgliedern, damit sich der Neuling sogleich als Teil des Teams fühlt und alle neuen Kollegen kennenlernt.

Stellen Sie sicher, dass sowohl für die fachliche als auch die soziale Integration ausreichend Ressourcen und Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Eine gute Idee ist es, den neuen Mitarbeiter mit einem Paten oder Mentoren aus seinem Team zu verknüpfen, der als erster Ansprechpartner bei Fragen und Problemen fungiert und die internen Abläufe genau erklären kann. Planen Sie zudem Zeit für Teambuilding-Maßnahmen ein: Ein erstes Mittagessen mit dem neuen Team oder Teamevents nach Feierabend sind eine gute Möglichkeit, schnell Anschluss zu finden und sich als Teil des Unternehmens zu verstehen.

Nach Ablauf der ersten Arbeitswoche folgt in den kommenden Monaten die vollständige Integration ins Team und ins Unternehmen. Nach und nach wird das neue Teammitglied während der Integrationsphase alle Abläufe und Aufgaben kennenlernen, seine Rolle finden und immer mehr Verantwortung übernehmen können. Wichtig ist auch hier, dass Sie den Einarbeitungsprozess nach den ersten Tagen nicht vernachlässigen. Seien Sie sich nach wie vor bewusst, dass der neue Kollege einen Prozess durchläuft und noch kein eingespieltes Teammitglied ist. Als Vorgesetzter sollten Sie in dieser Einarbeitungsphase daher folgende Dinge tun:

• Regelmäßige Feedbackgespräche: Laden Sie das neue Teammitglied in regelmäßigen Abständen – beispielsweise einmal pro Woche – zu einem Mitarbeitergespräch ein. Geben Sie konstruktives Feedback zu allem, was gut gelaufen ist oder was noch verbessert werden könnte, damit der neue Mitarbeiter nach und nach die Ziele erfüllen kann. Seien Sie selbst ebenso offen für Feedback: Was können Sie noch besser machen, damit sich der neue Kollege im Unternehmen wohlfühlt und die Arbeit leicht von der Hand geht?
• Weiterbildungen: Ermöglichen Sie dem neuen Kollegen auch weiterhin Angebote zu Schulungen und Weiterbildungen, um seine fachliche Kompetenz zu erweitern und ihn auf den fachlichen Stand des restlichen Teams zu bringen.
• Teambuilding: Weiterhin sollten Sie ins Teambuilding investieren und den Austausch und persönlichen Kontakt in Ihrem Team fördern. Auch hier sind regelmäßige Termine zum fachlichen Austausch, aber auch Treffen in der Mittagspause oder nach Feierabend essenziell. 

Ein gelungenes Onboarding ist sehr wichtig, da es dazu beiträgt, die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess führen Sie Ihre Mitarbeiter schnell und sicher an die neuen Aufgaben heran. Gleichzeitig erfüllen Sie die Erwartungen des Angestellten an den Einarbeitungsprozess, was zu einer höheren Zufriedenheit und besseren Mitarbeiterbindung führt.

Folgende Vorteile kann Ihnen ein fundierter Onboarding-Prozess bringen:

• Kündigungen während der Probezeit verringern
• Langfristige Mitarbeiterbindung erhöhen
• Produktivität der neuen Mitarbeiter durch fundierte Einarbeitung steigern
• Fehler am Arbeitsplatz verringern
• Neue Mitarbeiter schneller als vollwertige Teammitglieder für Aufgaben nutzen
• Positives Image als Arbeitgeber erhalten und von Weiterempfehlungen der Mitarbeiter profitieren