Firmenwagen: Wer darf fahren?
Wer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, freut sich zunächst über das komfortable Arbeitsmittel und das Symbol der Wertschätzung. Wie groß der Vorteil der Arbeitnehmer durch das Firmenfahrzeug ist, hängt jedoch davon ab, ob sie es auch privat nutzen dürfen – und wie die Privatnutzung geregelt ist. Wer darf den Firmenwagen fahren? Ist die Nutzung auch Ehepartnern und Familienmitgliedern erlaubt? Welche Regelungen zum Dienstwagen in Bezug auf solche und weitere Fragen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gelten, klären wir im Folgenden.
Firmenwagen und Ehepartner: Wer darf fahren?
Bekommen Arbeitnehmer von ihrem Unternehmen einen Firmenwagen überlassen, stellt sich zunächst die Frage, ob dieser ausschließlich für dienstliche Fahrten vorgesehen ist oder auch für Privatfahrten genutzt werden darf. Ist Letzteres der Fall und der Arbeitsweg sowie weitere private Fahrten sind erlaubt, stellt dies für die Fahrer einen attraktiven Benefit dar. Den Wocheneinkauf erledigen, die Kinder in die Schule bringen oder Familienmitglieder in der Nachbarstadt besuchen ist mit dem Dienstwagen dann möglich. Doch darf auch der Ehepartner den Firmenwagen fahren? Oder der volljährige Sohn beziehungsweise die Tochter?
Wer den Firmenwagen abgesehen vom Arbeitnehmer und Dienstwagenberechtigten fahren darf, lässt sich pauschal nicht beantworten. Denn Umfang und Regeln der Privatnutzung unterliegen der unternehmerischen Freiheit des Arbeitgebers. Dieser darf individuell festlegen, ob auch Familienmitglieder den Dienstwagen nutzen dürfen.
Sie sollten daher nicht auf gut Glück davon ausgehen, dass auch Ehepartner und Kinder den Dienstwagen fahren dürfen und diesen ohne Absprache das Fahrzeug überlassen. Denn verleihen Sie Ihren Firmenwagen unerlaubt an Dritte, drohen Konsequenzen. Zum einen kann der Dienstwagen bei unerlaubter Nutzung seinen Versicherungsschutz verlieren. Zum anderen könnte auf Sie eine Abmahnung oder sogar die Kündigung zukommen, wenn Sie sich über die Vorgaben Ihres Unternehmens hinwegsetzen.
Ob also auch Ehepartner oder die erwachsenen Kinder mit dem Firmenwagen fahren dürfen, sollte bestenfalls im Vorhinein im Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgeschrieben werden. So vermeiden beide Seiten Unklarheiten und regeln die Bedingungen für Privatfahrten im Vorhinein eindeutig.
Der Überlassungsvertrag beim Firmenwagen.
Der Überlassungsvertrag stellt bei Firmenwagen ein wichtiges Dokument dar. Der Vertrag regelt im Einzelfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die konkreten Regeln und Vorgaben, die für die Nutzung und Privatnutzung des Dienstwagens gelten.
Folgende Punkte können hier zum Beispiel festgeschrieben werden:
- Pflichten des Arbeitnehmers zum Umgang mit dem Fahrzeug
- Übernahme der Spritkosten
- Vorgehen bei Wartungen und Inspektionen
- Zulässigkeit von Fahrten ins Ausland
- Schadensersatzpflicht im Falle eines Schadens am Firmenwagen
- Erlaubnis und Umfang der Privatnutzung
- Überlassung des Dienstwagens an Dritte
Im Überlassungsvertrag sollte das Unternehmen klar formulieren, ob der Firmenwagen an Dritte überlassen werden darf, und wer in die Privatnutzung eingeschlossen wird – beispielsweise Ehepartner, Kinder und weitere Familienangehörige mit gültiger Fahrerlaubnis.
Arbeitgeber können die Privatnutzung zudem innerhalb eines gewissen Rahmens einschränken. Erlaubt sein könnte zum Beispiel eine monatlich festgelegte Kilometerzahl, ein bestimmtes Zeitfenster (z. B. nur wochentags) oder ein räumlich festgelegter Bereich.
Ist die Nutzung des Dienstwagens für Privatfahrten auch Angehörigen erlaubt, empfiehlt es sich für Arbeitgeber, im Überlassungsvertrag auch festzuschreiben, dass der Dienstwagenberechtigte verpflichtet ist, die Führerscheine der Drittfahrer regelmäßig oder vor jedem Fahrtantritt zu kontrollieren. Sollte nämlich ein Ehepartner oder Kind des eigentlichen Dienstwagenfahrers einen Unfall mit dem Firmenwagen verursachen und nicht über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen, könnte es zu großen Problemen kommen.
Der Dienstwagenrechner.
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Zum DienstwagenrechnerFirmenwagen und die Steuer.
Da Arbeitnehmern durch die Privatnutzung des Firmenwagens – und gegebenenfalls sogar der Nutzung durch Angehörige – zusätzlich zum Gehalt ein geldwerter Vorteil entsteht, müssen sie diesen auch versteuern.
Grundsätzlich stehen Arbeitnehmern dabei zwei Methoden zur Verfügung: die Ein-Prozent-Regelung, auch Listenpreis-Methode genannt, und das Fahrtenbuch. Ob sich Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch mehr lohnen, hängt unter anderem davon ab, wie viele Privatfahrten Sie unternehmen, wie lang Ihr Arbeitsweg ist und wie teuer der Firmenwagen ist.
Die Ein-Prozent-Regelung.
Die Ein-Prozent-Regelung bezeichnet die pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils, der durch die Privatnutzung des Firmenwagens entsteht. Die Grundlage für die Besteuerung ist hier der Bruttolistenpreis des Firmenfahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung: Ein Prozent des Listenpreises inklusive Kosten für Sonderausstattungen wird dabei monatlich zum Gehalt hinzugerechnet und versteuert. Aus diesem Grund wird diese Regelung auch Listenpreis-Methode genannt. Bei einem Bruttolistenpreis des Dienstwagens von 30.000 Euro würden pro Monat somit 300 Euro als geldwerter Vorteil versteuert. Darüber hinaus müssen Arbeitnehmer bei der Anwendung der Ein-Prozent-Regelung auch den Arbeitsweg als geldwerten Vorteil versteuern. Monatlich werden hier für die einfache Fahrt zwischen Arbeitsstätte und Zuhause je Kilometer 0,03 % des Listenpreises fällig. Beträgt der Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte zum Beispiel 25 Kilometer, entspräche dies zusätzlich 225 Euro, die Sie monatlich als geldwerten Vorteil versteuern müssen.
Handelt es sich beim privat genutzten Firmenwagen um ein Elektroauto, können sich Dienstwagenfahrer bei der Steuer über Vergünstigungen freuen. In diesem Fall gilt anstelle der Ein-Prozent-Regelung die 0,25- oder 0,5-Prozent-Regelung.
Das Fahrtenbuch.
Möchten Sie alternativ zur pauschalen Versteuerung der Privatnutzung stattdessen genau berechnen, wie hoch der Anteil Ihrer Privatfahrten mit dem Firmenwagen tatsächlich ist, kommt das Führen eines Fahrtenbuchs als Methode infrage. Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn Sie davon ausgehen, dass die Steuer nach der Ein-Prozent-Regelung höher ausfällt, als gerechtfertigt ist.
Die Fahrtenbuch-Methode sieht vor, dass Sie sowie gegebenenfalls Ihr Ehepartner oder Ihre Kinder alle geschäftlichen und privaten Fahrten mit dem Firmenwagen genau dokumentieren. Nach jeder geschäftlichen Fahrt müssen Sie genau eintragen, wie viele Kilometer Sie gefahren sind, wie der Kilometerstand vor und nach der Fahrt lautet, welche Route Sie genommen haben, welchen Zweck Ihre Fahrt hatte, welche Adresse Ihre Start- und Zielorte hatten und wen oder was Sie am Zielort besucht haben. Bei Privatfahrten reicht es aus, die genauen Kilometerstände anzugeben.
Welche Voraussetzungen und Regeln noch für die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuch-Methode gelten und wie sich die Steuer berechnet, erfahren Sie in unserem Artikel Fahrtenbuch richtig führen.
Fazit: Wer darf den Firmenwagen fahren und wie berechnet sich die Steuer?
Wie Sie sehen, gehen mit der Überlassung des Firmenwagens für private Fahrten zunächst einige Fragen einher. Sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gilt: Schließen Sie miteinander einen ausführlichen Überlassungsvertrag ab und klären Sie darin alle offenen Punkte. Insbesondere die Frage, ob auch Ehepartner, Kinder oder andere Dritte den Dienstwagen nutzen dürfen, sollte eindeutig beantwortet werden.
Darüber hinaus gibt es bei der Steuer für die private Nutzung des Firmenwagens einiges zu beachten. Generell gilt: Wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs nicht allzu hoch ist und Sie es häufig privat nutzen, zahlt sich meist eher die pauschale Besteuerung des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung aus. Ist die Privatnutzung hingegen eher gering oder der Listenpreis des Fahrzeugs hoch, könnte das Versteuern nach der Fahrtenbuch-Methode für Sie von Vorteil sein. Ganz egal, wie Sie die private Nutzung Ihres Fahrzeugs regeln und wer Ihren Firmenwagen fahren darf – ist im Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer alles Wichtige geklärt, steht dem Fahrvergnügen nichts mehr im Wege!
