Management Summary schreiben: So geht’s.
Ein Management Summary stellt für Geschäftsführer und Entscheidungsträger ein essenzielles Dokument dar, das Entscheidungen erleichtert und Arbeitsabläufe beschleunigt. Um diesen Zweck tatsächlich zu erfüllen, müssen bei der Erstellung des Management Summarys jedoch gewisse Voraussetzungen beachtet werden. Erfahren Sie hier, wozu ein Management Summary dient, wie Entscheider von ihm profitieren und wie Sie am besten eine gelungene Zusammenfassung schreiben.
Was ist ein Management Summary?
Ein Management Summary, auch als Executive Summary bezeichnet, stellt eine knappe Zusammenfassung eines umfassenderen Dokuments dar. Es dient dem Management bzw. der Exekutive eines Unternehmens dazu, sich schnell in ein Thema einzulesen und eine Entscheidung treffen zu können – ohne jedoch alle Details und Schritte auf dem Weg dorthin kennen zu müssen. Ein Management Summary sollte in der Regel nicht länger als eine Seite lang sein und wird deshalb auch One-Pager genannt.
In den meisten Fällen ist das Management Summary die Zusammenfassung einer Entscheidungsvorlage. Eine Entscheidungsvorlage ist ein umfangreiches Dokument, in dem bezüglich einer Herausforderung, einer Geschäftsidee, des Geschäftsplans oder des Finanzplans alle Handlungsoptionen, Vor- und Nachteile sowie Risiken gründlich beleuchtet und analysiert werden. Am Schluss einer Entscheidungsvorlage sollte stehen, welche Entscheidung empfehlenswert ist und mit welchen Konsequenzen, Risiken und Vorteilen sie einhergeht. Die Entscheidungsvorlage ist meist das Produkt intensiver und wochen- oder sogar monatelanger Analysen und deshalb sehr detailliert. Das Team oder der Mitarbeiter, der die Entscheidungsvorlage erstellt hat, ist meist jedoch nicht befugt, selbst die betreffende Entscheidung zu treffen. Stattdessen wird die Entscheidungsvorlage dem Management oder den zuständigen Entscheidungsträgern übermittelt.
Diese verfügen häufig über wenig Zeit und sind an zahlreichen Unternehmensbereichen und Entscheidungen beteiligt. Die gesamte Entscheidungsvorlage durchzulesen, ist daher in der Regel nicht möglich. Damit Geschäftsführer und Entscheider dennoch auch unter Zeitdruck eine qualifizierte Entscheidung treffen können, fasst das Management Summary als erste Seite oder Deckblatt der Entscheidungsvorlage alle relevanten Punkte zusammen. So kann das Management anhand der Zusammenfassung alle wichtigen Informationen zu einer anstehenden Entscheidung schnell erfassen und die Handlungsoptionen kompakt überblicken.
Neben einer Entscheidungsvorlage können darüber hinaus auch andere wichtige Dokumente die Grundlage des Management Summarys sein: zum Beispiel Forschungspapiere, eine SWOT-Analyse oder eine Marktanalyse. Anstelle von Handlungsoptionen für eine Entscheidung müssen bei diesen Dokumenten entsprechend andere passende Punkte im Executive Summary inkludiert sein.
Wie schreibt man ein Management Summary?
Beim Schreiben Ihres Management Summarys sollten Sie auf folgende Punkte achten:
- Keine Details: Beschränken Sie sich auf die wirklich wesentlichen Informationen und folgen Sie dem Motto „So wenige Details wie möglich, so viele Infos wie nötig“. Alle Hauptaussagen müssen jedoch genannt werden.
- Verständlichkeit: Auch ohne Kenntnis der zugrunde liegenden Entscheidungsvorlage muss das Management Summary logisch und leicht zu verstehen sein.
- Übersichtlichkeit: Verwenden Sie Stichpunkte und – sofern Sie einen Mehrwert bieten – auch Grafiken, Diagramme oder Tabellen. Heben Sie Textteile durch Fettungen oder Kursivschrift hervor und nutzen Sie Absätze, damit das Executive Summary auf einen Blick möglichst gut erfassbar wird.
- Kürze: Lassen Sie den One-Pager buchstäblich möglichst nicht länger als eine Seite werden. Falls Grafiken oder Tabellen inklusive sind, sind auch maximal bis zu drei Seiten denkbar.
- Gliederung: Das Management Summary sollte von der Reihenfolge her genau so gegliedert sein wie die zugrunde liegende Entscheidungsvorlage, damit bestimmte Punkte bei Bedarf einfach nachgeschlagen werden können.
- Zeitplanung: Planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung des Management Summarys ein. Die Zusammenfassung ist mindestens genauso, wenn nicht sogar wichtiger als die ausführliche Entscheidungsvorlage. Das Schreiben des Executive Summarys sollte daher nicht auf den letzten Drücker und unter Zeitdruck erfolgen, sondern frühzeitig begonnen werden, damit es inhaltlich und formal vollständig und ansprechend vorliegt. Kalkulieren Sie zudem genügend Zeit für das Korrekturlesen durch einen Kollegen ein.
Darüber hinaus ist es wichtig, beim Schreiben des Management Summarys auf einen logischen Aufbau zu achten. Wie dieser gelingt, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
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Zum DienstwagenrechnerAufbau des Management Summarys.
Ein gelungenes Management Summary sollte sich im Aufbau an folgenden Fragen orientieren:
- Worum geht es? – Im Titel und den ersten Sätzen sollte prägnant beschrieben werden, um welchen Bereich des Unternehmens (bspw. Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung, Infrastruktur) und um welche Art der Entscheidung es geht: Welche Entscheidung soll auf Grundlage der Zusammenfassung der Entscheidungsvorlage gefällt werden (bspw. welche Kapitalgeber ausgewählt werden)?
- Warum muss eine Entscheidung getroffen werden? – Als Nächstes sollten Sie beschreiben, welche Probleme oder welche Hintergründe eine Entscheidung nötig machen und welchem Zweck die Entscheidung dient. Gründe könnten zum Beispiel eine Gesetzesänderung, das Ausschöpfen von ungenutztem Potenzial, Produktmängel, veränderte Kundenerwartungen oder gewisse Risiken sein.
- Welche Ziele werden angestrebt? – Auf Punkt 2 aufbauend sollte im Executive Summary erläutert werden, inwiefern die Entscheidung zum Beispiel zu einer Verbesserung, Vergrößerung oder zu Einsparungen führen soll, sprich, welche Ziele das Management mit der Entscheidung herbeiführen soll.
- Welche Handlungsoptionen gibt es? – Welche Möglichkeiten gibt es, um auf die eingangs beschriebene Herausforderung zu reagieren und die angestrebten Ziele zu erreichen? Die wichtigsten Merkmale, benötigten Ressourcen, Konsequenzen und Vor- und Nachteile jeder Handlungsoption sollten kurz und knapp zusammengefasst werden. Zudem sollten Sie hier auch präzise aufführen, anhand welcher Kriterien die Handlungsoptionen untersucht wurden. Wurden beispielsweise rechtliche Bestimmungen und Änderungen mit einbezogen, wurde die anstehende Fusion beachtet und wie beeinflussen Entwicklungen aufseiten der Kapitalgeber die Optionen? Handelt es sich bei der Entscheidung um einen Ja- oder Nein-Entschluss, gibt es auf den ersten Blick nur eine Handlungsoption – die zweite zu analysierende Option wäre in einem solchen Fall der Status quo ohne Veränderung.
- Welche Entscheidung wird empfohlen? – Damit die Entscheidungsträger eine konkrete Orientierung bekommen, darf am Ende des Management Summarys auch eine Empfehlung nicht fehlen. Sie haben viel Arbeit in die Erstellung der Entscheidungsvorlage und des Management Summarys gesteckt und sind im Detail mit der Problemstellung vertraut. Ihre Empfehlung, welche der Handlungsoptionen aus welchen Gründen empfehlenswert ist, besitzt für das Management damit einen hohen Wert. Formulieren Sie die Handlungsempfehlung im Executive Summary jedoch keinesfalls als Aufforderung im Imperativ, sondern stellen Sie klar, dass es sich um einen Vorschlag handelt. Am besten eignen sich hier aktive Hauptsätze mit einem Einleitungssatz wie „Die Arbeitsgruppe empfiehlt, …“. Verzichten Sie auf Formulierungen im Konjunktiv, da diese unsicher und wenig vertrauenswürdig wirken.
Management Summary: Beispiel.
Dem klassischen Aufbau folgend haben wir Ihnen hier ein Beispiel für die verschiedenen Elemente eines Management Summarys zusammengestellt.
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Fragestellung |
Beispiele |
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Worum geht es? |
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Um welche Entscheidung geht es? |
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Welche Ziele werden verfolgt? |
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Welche Handlungsoptionen gibt es? |
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Welche Entscheidung wird empfohlen? |
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Fazit: Mit Management Summary Handlungsoptionen abwägen.
Ein Management Summary unterstützt die Geschäftsführung und Entscheidungsträger dabei, schnell fundierte und überlegte Entscheidungen zu treffen. Während Arbeitsgruppen und Abteilungen sich im Detail in Themen einarbeiten und im Rahmen einer Entscheidungsvorlage genau analysieren, welche Handlungsoptionen es gibt, stehen Entscheidern die Ergebnisse dieser detaillierten Arbeit als prägnantes Management Summary zur Verfügung. Auch unter Zeitdruck und mit nur oberflächlicher Einsicht in die einzelnen Abteilungen eines Unternehmens können so informierte und gut begründete Entscheidungen getroffen werden. So arbeiten alle Abteilungen und Ebenen im Unternehmen zusammen und ziehen an einem Strang, um die für die Zukunft des Unternehmens besten Entscheidungen zu treffen. Die Nutzung eines Executive Summarys eignet sich somit für verschiedenste Zwecke – bei der Absegnung eines Geschäftsplans, dem Abwägen einer neuen Geschäftsidee, der Ermittlung des zukünftigen Kapitalbedarfs, der Zusammenfassung des Finanzplans oder der Entscheidung für neue Vertriebswege, Produktfunktionen, Kapitalgeber oder externe Dienstleister ist eine Executive Summary von großem Nutzen.
Damit das Management Summary in der Praxis tatsächlich hilfreich ist, sollte besonderes Augenmerk auf Vollständigkeit und Prägnanz gelegt werden. Nur, wenn alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen, kann eine folgerichtige Entscheidung getroffen werden. Gleichzeitig gilt das Prinzip des One-Pagers: Überflüssige Punkte wie hintergründige Überlegungen oder Details der Analyse gehören nicht in die Zusammenfassung. Auch, wenn die Autoren womöglich gerne zeigen möchten, wie viel Arbeit in die Analyse und die Erstellung von Entscheidungsvorlage und Summary geflossen ist – das Management Summary ist nicht der geeignete Ort dafür. Vor der Übergabe des Executive Summary an die Geschäftsführung und die Entscheidungsträger sollte ein frisches Augenpaar in jedem Fall Korrektur lesen, um formale sowie inhaltliche Fehler zu finden und Tipps für die Gliederung und die Übersichtlichkeit zu geben.
