Wie funktioniert E-Bike-Leasing über den Arbeitgeber?
Das Auto stehen zu lassen und den Arbeitsweg stattdessen per Dienstfahrrad zu bestreiten, kommt nicht nur der Gesundheit zugute, sondern wirkt sich auch positiv auf die eigene Umweltbilanz und die des Unternehmens aus. Daher ermöglichen immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, ein E-Bike im Rahmen eines Dienstfahrrad-Leasings zu nutzen – vielleicht gehört Ihr Arbeitgeber ja auch bereits dazu.
Um Ihnen einen Überblick über das Thema Dienstfahrrad-Leasing zu verschaffen, haben wir Ihnen im Folgenden Informationen zu Ablauf und Versteuerung sowie häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten zusammengefasst.
E-Bike-Leasing im Überblick.
Morgens dem Berufsverkehr entgehen und dabei noch etwas für die eigene Gesundheit und den ökologischen Fußabdruck tun – mit einem Dienstfahrrad ist das möglich. Statt sich als Arbeitnehmer selbst ein neues Fahrrad zu kaufen, bieten viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern inzwischen die Inanspruchnahme eines Dienstfahrrad-Leasings an. Dabei können Fahrräder und E-Bikes von einem externen Anbieter geleast und daraufhin von den Arbeitnehmern genutzt werden.
Ebenso wie die Bereitstellung eines Firmenwagens ist das Dienstfahrrad-Leasing eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers – Sie haben als Arbeitnehmer also kein generelles Anrecht darauf. Es lohnt sich aber, beim Arbeitgeber nachzuhaken, ob zukünftig ein Leasingangebot für Dienstfahrräder eingeführt werden kann, denn im Vergleich zu einem privaten Kauf können Sie mit einem Leasing bis zu 40 % an Kosten einsparen.
Wie läuft das E-Bike-Leasing ab?
Wird das Leasing vonseiten Ihres Arbeitgebers angeboten, setzen Sie sich am besten zunächst mit den Rahmenbedingungen des Anbieters auseinander, bestellen anschließend Ihr Wunsch-Dienstrad und zahlen die monatlich fälligen Leasingraten von Ihrem Bruttogehalt.
Es handelt sich dabei um eine sogenannte Gehaltsumwandlung, bei der Ihr Arbeitgeber einen Teil Ihres Lohnes für das Dienstrad einbehält und Ihnen das Fahrrad oder Pedelec als Sachlohn bereitstellt. Da die Leasingraten vor der Versteuerung des Gehalts gezahlt werden, kommen Ihnen Steuervorteile zugute und auch Ihr Arbeitgeber profitiert von Ersparnissen bei den Lohnnebenkosten.
In Kooperation mit Lease a Bike1 bietet auch die Volkswagen Leasing GmbH ein Dienstfahrrad- und E-Bike-Leasing an. Wenden Sie sich für Ihr Dienstrad per E-Mail an uns (ebike@vwfs.com). Wir senden Ihnen dann einen Bestellcode zu, mit welchem Sie zum Fahrradhändler vor Ort gehen und sich Ihr Wunschrad oder E-Bike aussuchen können – bei Marke, Modell und Co sind Ihnen keine Grenzen gesetzt, sofern das Rad einen Mindestanschaffungswert von 499 Euro besitzt. Der anschließende Bestellprozess sowie die Erstellung der notwendigen Dokumente, also:
- des Leasingantrags
- der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
- des Übergabeprotokolls
können zwischen den beteiligten Parteien digital über das Lease a Bike Service Portal abgewickelt werden. Ist Ihr ausgewähltes Dienstrad im Laden verfügbar, können Sie dieses im Idealfall bereits bei Ihrem ersten Besuch mit nach Hause nehmen.
Nachdem der Vertrag zustande gekommen ist, können Sie Ihr Dienstrad während der vereinbarten Nutzungsdauer uneingeschränkt fahren. Nutzen Sie das E-Bike auch privat, müssen Sie diese Privatnutzung – ähnlich wie beim Firmenwagen – separat versteuern, da für Sie ein geldwerter Vorteil entsteht. Ein geldwerter Vorteil besteht immer dann, wenn eine vom Arbeitgeber bereitgestellte (Sach-)Leistung zusätzlich zur Lohnzahlung gewährt wird.
Leasen Sie Ihr Dienstrad.
Beim Bike-Leasing für Arbeitgeber arbeitet die Volkswagen Leasing GmbH mit Lease a Bike1 zusammen. Die Kooperation ermöglicht es, E-Bikes und Fahrräder als Zusatzleistungen in Ihrem Unternehmen anzubieten. So profitieren Sie von einer Zusatzleistung, die die Gesundheit sowie die Umwelt unterstützen kann.
Zum Bike-LeasingWie versteuert man ein Dienstfahrrad?
Wie bereits erwähnt, müssen Sie die private Nutzung des Dienstfahrrads – ähnlich wie beim Dienstwagen – versteuern. Bei einer Gehaltsumwandlung greift die sogenannte „Ein-Prozent-Regel" auf die geviertelte Bemessungsgrundlage (UVP) abgerundet auf volle 100,00 Euro. Diese Regelung besagt, dass der geldwerte Vorteil, der durch das Dienstfahrrad (Pedelecs bis 25 km/h) entsteht, seit 2020 lediglich mit 0,25 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung versteuert wird. Diese Versteuerung zahlen Sie als Arbeitnehmer.
Wählen Sie ein S-Pedelec, also ein Fahrrad mit Motorunterstützung bis 45 km/h, wird ebenfalls eine Versteuerung von 0,25 Prozent fällig. Dazu kommt jedoch auch noch die Versteuerung der Anfahrtskilometer. Wie beim Dienstwagen ist die Besteuerung der Kilometer mit 0,03 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung (UVP) festgesetzt.
Wie läuft die Gehaltsumwandlung beim Dienstfahrradleasing ab?
Das Prinzip der Berechnung Ihrer monatlichen Leasingraten beim E-Bike-Leasing wird durch eine Beispielrechnung schnell deutlich.
Sie legen sich ein S-Pedelec mit einem UVP-Wert von 3.500 Euro zu und fahren täglich fünf Kilometer zur Arbeit. Sie müssen also ein Viertel der UVP (3.500 Euro: 4 = 875 Euro) auf glatte 100 abrunden (800 Euro) und von diesen 0,03 Prozent berechnen (800 Euro * 0,03 Prozent/km = 0,24 Euro/km). Das multiplizieren Sie dann mit den gefahrenen Kilometern für Ihren Arbeitsweg (0,24 Euro/km * 5 km = 1,20 Euro).
Findet keine Gehaltsumwandlung statt und Sie erhalten das Dienstrad als Gehaltsextra ohne Eigenkosten, entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils und Sie können das Jobrad kosten- und steuerfrei nutzen.
Elternzeit, Kündigung oder Arbeitsplatzwechsel – was passiert mit dem Dienstfahrrad?
Beim Abschluss eines Dienstfahrrad-Leasingvertrags wird eine gewisse Vertragslaufzeit – zum Beispiel von drei Jahren – festgelegt. Doch nicht immer sind solche Zeitspannen problemlos planbar und es kann zu unvorhersehbaren Entwicklungen kommen. Viele Arbeitnehmer stellen sich daher die Frage, was mit dem geleasten Dienstrad passiert, wenn man beispielsweise eine Zeit lang arbeitsunfähig ist, in Elternzeit geht oder gar den Arbeitgeber wechselt.
Pauschal lassen sich diese Situationen nicht aufklären, da jeder E-Bike-Leasinganbieter verschiedene Richtlinien für diese Fälle besitzt. Werfen Sie also am besten einen Blick in den Leasingvertrag, falls dieser Ihnen vorliegt, oder bitten Sie Ihren Arbeitgeber, sich direkt den Leasinggeber zu wenden, um eine gemeinsame Lösung auszuarbeiten.
Je nach Anbieter sind jedoch unter anderem folgende Optionen verbreitet:
- Nutzerwechsel:
Suchen Sie den Austausch mit Ihren Kollegen und bringen Sie in Erfahrung, ob von diesen gegebenenfalls jemand Ihr Dienstfahrrad für die restliche Vertragsdauer übernehmen möchte. - Mitnahme des Leasingvertrags:
Sie wechseln den Arbeitgeber und möchten nur ungern auf Ihr Dienstfahrrad verzichten? Dann erkundigen Sie sich bestenfalls bei Ihrem neuen Arbeitgeber darüber, ob dieser sich auf eine Übernahme des Leasingvertrags einlässt. Damit solch ein Wechsel vonstattengehen kann, müssen sowohl der alte als auch der neue Arbeitgeber zustimmen. - Vorzeitige Vertragsauflösung:
Einige Anbieter ermöglichen eine vorzeitige Vertragsauflösung, sofern das genutzte E-Bike oder Dienstrad gegen eine Abstandszahlung übernommen wird.
Ihr Dienstfahrrad wurde geklaut – und nun?
Laut einer Statistik des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) wurden im Jahr 2021 rund 125.000 Fahrräder gestohlen. Auch Dienstfahrräder mit hochwertigem Schloss sind nicht vollends gegen Diebstahl geschützt. Damit Sie besser auf einen möglichen Diebstahl vorbereitet sind, sollte eine entsprechende Versicherung abgeschlossen werden. Viele Leasinganbieter bieten solch einen Diebstahlschutz als (optionalen) Leistungsbestandteil für den Leasingvertrag an – so müssen Sie sich nicht eigenständig um den Versicherungsabschluss kümmern. Besteht ein solches Angebot seitens des Leasinggebers nicht, suchen Sie sich idealerweise selbst einen ausreichenden Versicherungsschutz, zum Beispiel eine Hausratversicherung inklusive Fahrradklausel oder eine spezielle Fahrradversicherung.
Wichtig ist, dass Sie den Diebstahl unmittelbar bei der Polizei anzeigen und anschließend beim Leasinganbieter oder Ihrem Versicherer melden. Wie der Anbieter Ihres Dienstfahrrad-Leasings mit dem Verlust des Rads umgeht und ob Sie beispielsweise ein Ersatzfahrrad erhalten, stimmen Sie mit dem Anbieter ab.
Wer zahlt Zubehör, Inspektionen und Wartungen?
Ein passender Helm, geräumige Radtaschen für die Arbeitsutensilien und ein sicheres Fahrradschloss – all dieses und weiteres Zubehör kann ebenfalls in den Leasingvertrag mitaufgenommen werden, sofern es nicht mehr als 15 Prozent des Fahrradkaufpreises kostet. Schließlich sollten Sie Ihr höherpreisiges (Dienst-)Fahrrad und sich bestens ausrüsten und ausreichend schützen. Auf diese Weise profitieren Sie von hochwertigem Fahrradzubehör, ohne dieses teuer erwerben zu müssen.
Die meisten Leasinganbieter für Diensträder ermöglichen zudem den Abschluss eines Instandhaltungs- oder Wartungspakets. Im Rahmen dessen werden Verschleißreparaturen, Reifenschäden und andere Wartungen übernommen. Welchen Leistungsumfang das angebotene Wartungspaket umfasst und welche Auswirkungen es auf die Höhe der Leasingraten hat, bringen Sie idealerweise bei Ihrem Leasinganbieter in Erfahrung.
Nutzen Sie das Dienstfahrrad für betriebliche Fahrten, ist zudem die jährliche UVV-Prüfung Pflicht. UVV steht dabei für „Unfallverhütungsvorschriften“. Diese werden von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) erlassen und verpflichten Arbeitgeber dazu, betrieblich genutzte Fahrzeuge regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüfen zu lassen.
Zu den betrieblichen Fahrten mit dem Dienstrad gehören beispielsweise Botengänge oder die Anfahrt zu Kundenterminen. Nutzen Sie das Fahrrad ausschließlich für den Weg zur Arbeit, gilt dies als private Fahrt – eine UVV-Prüfung ist dann nicht zwingend notwendig.
Bei der Überprüfung wird von einem externen Sachverständigen kontrolliert, ob sich das Fahrzeug in einem betriebssicheren Zustand befindet. Je nach Wartungspaket und Leasinganbieter ist die UVV-Prüfung des E-Bikes oder Dienstfahrrads ebenfalls im Leasing inbegriffen.
Ende des Dienstfahrrad-Leasings – Kauf oder Rückgabe des E-Bikes?
Neigt sich die Vertragslaufzeit Ihres Leasingvertrags dem Ende entgegen, stehen Ihnen – je nach Anbieter – zwei Optionen offen: die Übernahme oder die Rückgabe des E-Bikes.
Grundsätzlich erhalten Sie etwa vier bis sechs Wochen vor dem Ablauf des Leasingvertrags ein schriftliches Angebot via E-Mail zur käuflichen Übernahme Ihres E-Bikes.
Möchten Sie das Dienstrad nicht übernehmen, haben Sie am Ende des Leasingvertrags die Möglichkeit, das Dienstrad über den Fachhandel zurückzugeben.
Fazit: Vieles ist anbieterabhängig.
Wie Sie merken, lassen sich häufig keine pauschalen Antworten auf Rückfragen zu Sonderfall-Situationen treffen. Das liegt daran, dass die einzelnen Leasing-Anbieter ihre Rahmenbedingungen individuell festlegen und anders mit solchen Sonderfällen umgehen. Informieren Sie sich daher am besten direkt beim Anbieter Ihres Dienstfahrrad-Leasings oder bei Ihrem Arbeitgeber, um die Rahmenbedingungen Ihres Vertrages in Erfahrung zu bringen.
