Kickoff-Meetings erfolgreich gestalten: Ein Leitfaden.
Ist innerhalb des eigenen Unternehmens oder durch einen externen Auftraggeber ein neuer Projektauftrag eingegangen, fließt viel Zeit und Aufwand in die Projektorganisation und das Projektmanagement. Doch auch die Zeit zwischen der Planung des Projekts und dem Projektstart sollte nicht unterschätzt werden: Inwiefern die Arbeit am Projekt und das Projektmanagement erfolgreich verlaufen, hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut die Informationen zum Projektverlauf an alle Projektbeteiligten weitergegeben und wie die Rollen und Aufgaben im Projektteam verteilt werden. Einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum Erreichen der Projektziele stellt hier das Kickoff-Meeting dar. Das Kickoff-Meeting läutet den Projektstart ein und bietet die Gelegenheit, das Projektteam zu informieren und zu motivieren. Wie Sie die Kickoff-Meetings Ihrer nächsten Projekte erfolgreich gestalten und dafür nutzen, die Projektziele besser zu erreichen, erfahren Sie hier.
Was ist ein Kickoff-Meeting?
Ein Kickoff-Meeting stellt üblicherweise den Startschuss für ein Projekt dar. Der englische Begriff ‚Kickoff‘ steht in Sportarten wie Fußball schließlich für den Anstoß und den Beginn eines Spiels. Im geschäftlichen Kontext wird mit dem Kickoff-Meeting der Beginn der Ausführungsphase eines Projekts markiert. Zweck des Kickoff-Meetings ist es, dass alle Projektbeteiligten zusammenkommen, auf den gleichen Wissensstand gebracht werden und den Projektverlauf und alles Wichtige miteinander besprechen.
Zu beachten ist dabei, dass das Kickoff-Meeting nicht der Planung eines Projekts dient. Diese sollte zum Zeitpunkt des Kickoff-Meetings vollständig abgeschlossen sein. Stattdessen läutet das Meeting die Projektphase ein und informiert alle Projektbeteiligten über das Projektziel und den Ablauf, um dieses zu erreichen.
Ziele des Kickoff-Meetings.
Das Kickoff-Meeting ist bei vielen Projekten zum Start unerlässlich, da es wichtige Fragen beantwortet und verschiedene Ziele erfüllt, die zur gelungenen Projektorganisation beitragen:
- Projektstart einläuten
- Projektbeteiligte miteinander bekannt machen
- Gemeinsamen Wissensstand aller Projektbeteiligten erreichen
- Projektauftrag kommunizieren
- Projektziel und Definition von Erfolg klar festlegen
- Projektziel mit den Zielen des Unternehmens verknüpfen
- Projektverlauf und kommende Schritte skizzieren
- Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam verteilen
- Missverständnisse und Fehler vermeiden
- Projektteam motivieren
Je umfangreicher und detaillierter das Kickoff-Meeting, desto besser wissen alle Projektbeteiligten, was sie zu tun haben, und desto eher können Fehler vermieden und die Projektziele erreicht werden. Gleichzeitig erfüllt das Kickoff-Meeting auch soziale Zwecke: Zum einen können sich alle Projektbeteiligten im Rahmen einer Vorstellungsrunde kennenlernen, falls sich die Teilnehmer noch nicht untereinander kennen. Neben dem ausführenden Team, das aus Mitarbeitern eines oder mehrerer Unternehmen besteht, können auch weitere Stakeholder wie ein externer Auftraggeber oder beispielsweise Mitglieder des Marketing- oder Presseteams am Kickoff-Meeting teilnehmen. Zum anderen bietet das Kickoff-Meeting die ideale Gelegenheit, zum Projektstart eine positive Aufbruchsstimmung zu erzeugen und das Projektteam zu motivieren, im Projektverlauf sein Bestes zu geben, um die Ziele zu erreichen.
Kickoff-Veranstaltung oder Kickoff-Meeting?
Größere Projekte werden mitunter auch mit einer groß angelegten Kickoff-Veranstaltung eingeleitet. Diese kann einen oder sogar mehrere Tage bis zu einer Woche umfassen und sieht in der Regel vor, dass alle Projektbeteiligten sich persönlich am gleichen Ort versammeln und in Form von Vorträgen und Workshops den Ablauf des Projekts besprechen und die Planung erläutern.
Je nach Umfang des Projekts und Anzahl der Teilnehmer reicht häufig jedoch auch ein Kickoff-Meeting mit einer Dauer von etwa einer bis drei Stunden aus. Wie lang Ihr Kickoff-Meeting ausfallen sollte, hängt davon ab, welchen Wissensstand die Projektbeteiligten haben, wie viele Informationen folglich wie detailliert geteilt werden müssen und wie zeitintensiv und aufwendig der Projektverlauf voraussichtlich ist.
Kickoff-Meeting: Ablauf.
Damit das Kickoff-Meeting angesichts der Vielzahl an Zielen, die es erfüllen soll, und aller Informationen, die geteilt werden müssen, nicht im Chaos endet, ist ein klarer Ablaufplan Gold wert. Am besten erstellen Sie dazu im Vorfeld des Kickoff-Meetings eine detaillierte Agenda und schicken diese mit der Termineinladung an alle Teilnehmer raus. So können diese sich zum einen darauf vorbereiten, gegebenenfalls selbst einen Agendapunkt vorzustellen, und zum anderen rechtzeitig darauf hinweisen, falls in der Agenda etwas fehlt oder Fragen zum Ablauf offen sind.
Der grobe Ablauf eines Kickoff-Meetings sollte folgendermaßen aussehen:
- Vorstellungsrunde
- Vorstellung des Projektauftrags und der Vision
- Erläuterung der Projektziele
- Vorstellung des Projektverlaufs und der Rahmenbedingungen
- Klärung der Verantwortlichkeiten im Projektteam und Verteilung der Rollen
- Abstimmung der zu nutzenden Projektmanagement- und Prozessmanagement-Methoden und -Tools
- Nennung von Risiken und Herausforderungen
- Zeit für Fragen, Anmerkungen und Feedback
- Abschließende Motivation des Projektteams
Nimmt Ihr Kickoff-Meeting voraussichtlich länger als eine Stunde in Anspruch, sollten Sie im Ablaufplan auch ausreichend Pausen einplanen. Halten Sie das Meeting vor Ort im Rahmen einer umfangreicheren Kickoff-Veranstaltung ab, sollte außerdem für Verpflegung in Form von Getränken, Snacks und eventuell einem Mittagessen gesorgt sein.
Der Dienstwagenrechner.
Finden Sie in wenigen Schritten heraus, welche steuerlichen Auswirkungen ein Dienstwagen für Sie haben kann und wie Sie am meisten von Ihrem Dienstwagen profitieren können.
Zum DienstwagenrechnerKickoff-Meeting: Agenda.
Vor der Erstellung der konkreten Agenda sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Infos im Rahmen des Kickoff-Meetings mit dem Projektteam geteilt werden müssen, wo Klärungsbedarf herrschen könnte und welche Anregungen das Team im Projektverlauf voranbringen. Überlegen Sie sich auch, welche Projektbeteiligten selbst das Wort ergreifen und Projektbausteine vorstellen sollten. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn sich das übergreifende Projektteam in kleinere Teams unterteilt, die auf jeweils eigene Projektziele hinarbeiten. Im Zuge des Kickoff-Meetings können sich die unterschiedlichen Teams vorstellen und für die gelungene Zusammenarbeit ein gemeinsames Prozessmanagement besprechen.
Damit das Kickoff-Meeting strukturiert vonstattengeht, sollten Sie der Agenda einen Zeitplan mit genauer Angabe der für jeden Programmpunkt eingeplanten Minuten und der verantwortlichen Personen beifügen.
Kickoff-Meeting: Beispiel-Agenda.
|
Uhrzeit |
Programmpunkt |
Details |
Verantwortlich |
|---|---|---|---|
|
09.00 - 09.05 |
Ankommen und Begrüßung |
|
Projektleiter 1 + 2 |
|
09.05 - 09.30 |
Vorstellungsrunde |
|
Alle |
|
09:30 - 10.00 |
Vorstellung des Projektauftrags und der Vision |
Was wollen wir erreichen? Warum ist Projekt wichtig? |
Projektleiter 1 |
|
10.00 - 10:30 |
Vorstellung der Projektziele |
Was erwartet Unternehmen/Auftraggeber? Wie passen Projektziele zu Unternehmenszielen? |
Projektleiter 1 |
|
10:30 - 10.45 |
Pause |
|
|
|
10.45 - 11.00 |
Vorstellung Projektverlauf und Rahmenbedingungen |
Wie sehen die kommenden Schritte aus? Welche Meilensteine gibt es? Bis wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Welches Budget steht maximal zur Verfügung? |
Projektleiter 2 |
|
11.00 - 11.25 |
Vorstellung Projektteams und Verteilung der Rollen |
Wer ist wofür verantwortlich? Welches Teammitglied übernimmt welche Rolle? Wer trifft Entscheidungen? An wen sollen sich Projektbeteiligte bei Fragen oder Problemen wenden? |
Projektleiter 2 |
|
11.25 - 11.30 |
Kleine Pause |
|
|
|
11.30 - 12.00 |
Praktische Projektorganisation: Methodik und Tools |
Mit welchen Methoden sollen die Ziele erreicht werden? Welche Werkzeuge und Programme, z. B. Tools zum Projektmanagement und Prozessmanagement, nutzen wir? Wie häufig finden Meetings statt? Gibt es Scrums, Sprints, Reviews o. Ä.? Wie wird teamübergreifend miteinander kommuniziert? |
Experte für Projektmanagement und Prozessmanagement |
|
12.00 - 12.15 |
Sensibilisierung für Herausforderungen und Risiken |
Welche Probleme können auftreten und das Erreichen des Projektziels gefährden? Wie können wir diesen vorbeugen und mit ihnen umgehen? |
Projektleiter 1 |
|
12.15 - 12.40 |
Feedbackrunde |
Welche offenen Fragen, Anregungen, Bedenken gibt es? |
Alle |
|
12.40 - 12.55 |
Motivierender Abschluss |
Welche Stärken besitzen wir als Projektteam? Warum wird das Projekt ein voller Erfolg? |
Projektleiter 1 + 2 |
Tipps für das Kickoff-Meeting.
Damit Ihr Kickoff-Meeting möglichst erfolgreich verläuft und den perfekten Projektstart einläutet, beachten Sie auch die folgenden Tipps:
- Das Eis brechen: Um das Kickoff-Meeting positiv zu starten und allen Teilnehmern ein gutes Gefühl zu geben, sollten Sie sich im Zuge der Eröffnung und der Vorstellungsrunde darum bemühen, das Eis zu brechen und die Stimmung aufzulockern. Besonders hilfreich dabei sind Icebreaker-Fragen.
- Die Projektorganisation abwarten: Achten Sie darauf, dass Sie das Kickoff-Meeting wirklich erst dann ansetzen, wenn die Projektorganisation, sprich die Planungsphase, abgeschlossen ist. Denn erst dann können Sie im Kickoff-Meeting zum Ablauf der Projektphase und dem fortlaufenden Projektmanagement bindende Angaben machen.
- Gut vorbereitet sein: Investieren Sie ausreichend Zeit in die Planung und Vorbereitung des Kickoff-Meetings und lassen Sie sich gegebenenfalls dabei unterstützen. Dazu gehört auch, alle Teilnehmer rechtzeitig zu informieren und einzuladen, das nötige Equipment (z. B. Leinwand, Projektor, Konferenzraum, Videokamera und Mikrofon) zu organisieren und zu testen sowie bei längeren Veranstaltungen für Catering zu sorgen.
- Alle Projektbeteiligten einladen: Lassen Sie niemanden außen vor und laden Sie jeden zum Kickoff-Meeting ein, der einen Bezug zum Projekt hat. Selbst wenn ein Teilnehmer nur am Rande Berührungspunkte mit dem Projekt hat, kann es nicht schaden, ihn im Meeting dabei zu haben und alle relevanten Informationen auch mit ihm zu teilen. Schlimmer wäre es umgekehrt, wenn Sie jemanden nicht einladen, der im Projektverlauf Aufgaben übernehmen soll und dann nicht über wichtige Infos zu den Zielen und zum Projektauftrag verfügt.
- Protokoll führen: Bestimmen Sie einen Teilnehmer des Kickoff-Meetings, der während der Veranstaltung Protokoll führt. So können Sie und alle anderen Projektbeteiligten im Projektverlauf jederzeit nachlesen, was im Kickoff-Meeting besprochen wurde. Auch für Mitarbeiter, die nicht am Kickoff-Meeting teilnehmen konnten, erleichtert ein Protokoll den Projektstart, da sie alle wichtigen Informationen dort nachverfolgen können. Noch besser ist es, wenn Sie das Kickoff-Meeting darüber hinaus aufzeichnen, sodass verhinderte Teilnehmer sich im Nachhinein die Aufzeichnung anschauen können.
- Rollen verteilen: Nicht nur das Kickoff-Meeting dient der Aufgaben- und Rollenverteilung im Projekt, sondern auch die Rollen während des Meetings müssen verteilt werden. Sind Sie mit mehreren Personen an der Projektorganisation und -leitung beteiligt und wollen zudem Experten Ihres Unternehmens in den Bereichen Projektmanagement und Prozessmanagement zu Wort kommen lassen, sollten Sie die verschiedenen Punkte der Agenda unter sich aufteilen. Bestimmen Sie zudem zusätzliche Personen, die für das Protokoll, die Organisation des Meetingraums und -equipments, das Catering sowie weitere Aufgaben zuständig sind.
- Keinen Monolog führen: Versuchen Sie, die Agenda des Kickoff-Meetings zu entzerren und keine zu langen Vorträge einzubauen. Stattdessen können viele Informationen in Form eines Workshops im engen Austausch mit allen Teilnehmern vermittelt werden. Auch Pausen und Zeit für Rückfragen sowie Feedback dürfen nicht fehlen.
- Motivation versprühen: Damit der Projektstart gelingt, ist es besonders wichtig, alle Projektbeteiligten im Kickoff-Meeting zu motivieren und anzuspornen. Trotz des Hinweises auf mögliche Risiken und Probleme, sollten Sie es daher am Ende nicht versäumen, Optimismus und ein positives Mindset an den Tag zu legen und alle Teilnehmer mitzureißen. Endet das Kickoff-Meeting mit einem düsteren Ausblick in die Zukunft oder Befürchtungen, dass das Projekt trotz der aufwendigen Projektorganisation womöglich scheitern wird, können Sie Ihr Projektteam wohl kaum zu Höchstleistungen anspornen. Strahlen Sie stattdessen Freude und Zuversicht aus, verdeutlichen Sie Ihren Glauben an das Erreichen der Projektziele und machen Sie den Teilnehmern Lust darauf, den Projektstart voller Motivation anzugehen.
Fazit: Kickoff für den erfolgreichen Projektstart.
Das Kickoff-Meeting nimmt für den Projektverlauf im Unternehmen somit eine echte Schlüsselrolle ein. Wie gut das Meeting strukturiert und wie informativ es gestaltet ist, hat erheblichen Einfluss darauf, wie schnell und mit welcher Qualität die Projektziele erreicht werden können. Nehmen Sie sich daher im Zuge der Projektorganisation ausreichend Zeit, um ein umfangreiches Kickoff-Meeting auf die Beine zu stellen und überlegen Sie sich, wie Sie das Projektteam motivieren und anspornen können, um einen erfolgreichen Projektstart zu gewährleisten. Ferner sollten Sie auch im Projektverlauf die im Kickoff-Meeting beschlossenen und besprochenen Aspekte nicht aus den Augen verlieren und regelmäßig überprüfen, ob Sie als Unternehmen und Projektteam noch auf dem bestem Wege sind, die gesetzten Ziele zu erreichen.
