Auf Dienstreise – was zählt als Arbeitszeit?
Der Arbeitsweg vom Wohnort zum Arbeitsplatz gehört nicht zur Arbeitszeit und wird dementsprechend auch nicht vergütet. Wie ist es aber beim Anfahrtsweg zu Dienstreisen oder Kundenterminen? Und wie werden Überstunden gehandhabt, die bei Außenterminen gesammelt werden? Das und mehr erfahren Sie im Folgenden.
Gilt der Weg zur Dienstreise als Arbeitszeit?
Ob die Wegzeit einer Dienstreise als Arbeitszeit gewertet wird, ist nicht pauschal zu beantworten. Grundlegend sind drei Kriterien ausschlaggebend:
- Regelungen im Arbeitsvertrag
- Zeitpunkt der Dienstreise
- Gestaltung des Reiseweges
Nachfolgend klären wir über die wichtigsten Aspekte der Dienstreisen-Vergütung auf.
Regelungen im Arbeitsvertrag.
Einen ersten Anhaltspunkt rund um die Vergütung von Dienstreisen bietet der eigene Arbeitsvertrag. Vielleicht haben Sie hier mit Ihrem Arbeitgeber bereits Übereinkünfte zur Arbeitszeit während Dienstreisen festgehalten.
Ist schon bei Vertragsschließung absehbar, dass Sie hin und wieder zur Dienstreise aufbrechen müssen, sollten Sie entsprechende Regelungen zu Arbeitszeiten, Spesen, Versicherungen oder Reiserabatten vorab treffen.
Ist erst einmal alles geregelt, können Sie der nächsten Dienstreise ganz entspannt entgegenblicken.
Zeitpunkt der Dienstreise.
Beinhaltet Ihr Arbeitsvertrag keine konkreten Regelungen, ist unter anderem der Zeitpunkt der Dienstreise entscheidend. Findet die Anfahrt zur Dienstreise während der regulären Arbeitszeit statt, wird sie auch als solche gewertet – unabhängig davon, ob Sie sich auf der Anreise mit der Bearbeitung von Arbeitsthemen beschäftigen oder nicht.
Reisen Sie also während eines normalen Arbeitstages zum Zielort einer Dienstreise, erhalten Sie für die Fahrt eine entsprechende Vergütung. Machen Sie sich außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeit auf den Weg, ist die Gestaltung der Anreise entscheidend dafür, ob sie als Arbeitszeit zählt oder nicht.
Gestaltung der Wegezeit.
Ob die Anreise zum Ort der Dienstreise oder des Kundentermins außerhalb der herkömmlichen Arbeitszeit vergütet wird, ist von der Gestaltung der Wegezeit und der Wahl des Verkehrsmittels abhängig. Als grobe Richtlinie gilt: Können Sie die Reisezeit nach Ihren Vorstellungen gestalten, handelt es sich nicht um Arbeitszeit.
Um die ganze Thematik etwas greifbarer zu machen, haben wir Ihnen im Folgenden verschiedene Szenarien vorbereitet.
Sie wählen für die Anreise einen Zug, ein Flugzeug oder ein anderes öffentliches Verkehrsmittel und nutzen die Zeit, um Ihr Lieblingsbuch zu lesen.
Sie können die Reisezeit frei gestalten und nutzen sie für Aufgaben, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben – es handelt sich dementsprechend um Ruhezeit oder Freizeit und nicht um Arbeitszeit.Ihr Arbeitgeber gibt die Anweisung, den Dienstwagen für die Anfahrt zu nutzen.
Die Wahl des Fortbewegungsmittels liegt in diesem Szenario nicht bei Ihnen – Sie können die Reisezeit also nicht nach Ihren Wünschen gestalten und beispielsweise ein Buch lesen oder Ähnliches. Durch die konkrete Anweisung Ihres Arbeitgebers handelt es sich dementsprechend um Arbeitszeit.Laut Ihrem Arbeitgeber sollen Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahren, die Zeit jedoch zur Vorbereitung des bevorstehenden Kundentermins oder für anderweitige Arbeitsaufgaben nutzen.
Haben Sie die Anweisung, während der Reisezeit Arbeitsaufgaben zu erledigen, gilt die investierte Zeit als Arbeitszeit.Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen die Wahl des Verkehrsmittels frei und Sie entscheiden sich für den Dienstwagen.
In diesem Falle haben Sie sich selbst für die Nutzung des Firmenfahrzeugs und somit gegen die freie Gestaltung der Reisezeit entschieden – es ist dementsprechend keine Arbeitszeit.Sie machen sich auf Anweisung Ihres Arbeitgebers gemeinsam mit einem Kollegen im Firmenfahrzeug auf den Weg. Ihr Kollege fährt und Sie entspannen währenddessen.
In diesem Szenario handelt es sich für Ihren Kollegen um Arbeitszeit, für Sie selbst ist es jedoch keine Arbeitszeit, da Sie als Beifahrer die Anreise als Freizeit oder Ruhezeit nutzen können.Sie sind Mitarbeiter im Außendienst und haben pro Tag mehrere Termine.
Als Außendienst-Mitarbeiter zählen die Anfahrt zum ersten Kundentermin und die Abreise vom letzten Termin ebenfalls zur Arbeitszeit und Sie erhalten eine entsprechende Vergütung.
Übrigens: Findet die Anreise an einem Sonntag statt und wird durch die Bearbeitung von dienstlichen Aufgaben zur Arbeitszeit, so steht Ihnen gemäß § 11 des Arbeitszeitgesetzes ein Ersatzruhetag innerhalb der darauffolgenden zwei Wochen zu. Fällt die Anfahrt zur Dienstreise auf einen in der Woche gelegenen Feiertag, muss Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Ersatzruhetag innerhalb der anschließenden acht Wochen einräumen.
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Zum DienstwagenrechnerGilt die komplette Aufenthaltszeit als Arbeitszeit?
Am Zielort der Dienstreise angekommen, gelten in der Regel Ihre normalen Arbeitszeiten. Arbeiten Sie also im Firmenbüro laut Vertrag von 8 Uhr bis 16:30 Uhr, tun Sie dies während der Geschäftsreise ebenfalls. Sprechen Sie sich aber idealerweise vorab mit Ihrem Vorgesetzten oder Arbeitgeber ab, wie mit abweichenden Arbeitszeiten während Dienstreisen, Messen oder mehrtägigen Konferenzen umgegangen wird – beispielsweise, wenn abends noch ein Geschäftsessen ansteht oder aufgrund von Anfahrtszeiten die tägliche Arbeitszeit nicht geleistet werden kann.
Allgemein gilt bei dienstlichen Reisen: Eine Vergütung erhalten Sie lediglich für die Zeit, die Sie auch wirklich der Bearbeitung dienstlicher Aufgaben widmen. Zeit, die Sie während Ihrer Dienstreise frei gestalten und beispielsweise mit privaten Ausflügen oder Restaurantbesuchen verbringen, gehört zu Ihrer persönlichen Ruhezeit. Das ist vor allem bei mehrtägigen Reisen zu berücksichtigen.
Was passiert mit Überstunden?
Auch auf Dienstreisen gilt die im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelte tägliche Arbeitszeit von acht Stunden – in Ausnahmen mehr. Bei zehn täglichen Arbeitsstunden muss laut Arbeitszeitgesetz jedoch darauf geachtet werden, dass in Hinblick auf sechs Monate oder 24 Wochen die durchschnittliche Arbeitszeit bei maximal 8 Stunden pro Tag liegt, sofern keine anderweitigen tarifvertraglichen Regelungen vorliegen. Sprich: Überleistete Stunden müssen anderweitig wieder eingespart werden.
Auch auf Dienstreisen können die Arbeitstage hin und wieder länger werden – beispielsweise durch abendliche Geschäftsessen oder die Wegezeit zur Arbeitsstätte. Es sammeln sich also gegebenenfalls Überstunden an.
Wie auch bei allen anderen Überstunden ist hier die in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegte Regelung entscheidend, sofern diese rechtmäßig gültig ist. Ob die zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden also beispielsweise ausgezahlt oder abgefeiert werden, hängt von Ihrem Arbeitsvertrag ab.
Fazit: Spezielle Dienstreise-Regelungen bestenfalls vorab treffen.
Wie man sieht, sind viele Regelungen bezüglich Dienstreisen sehr situationsabhängig und können nicht pauschal von einem auf den nächsten Fall übertragen werden. Ist es absehbar, dass Sie in Ihrem Job viele Dienstreisen bestreiten, klären Sie die Rahmenbedingungen idealerweise schon bei Vertragsabschluss mit Ihrem Arbeitgeber ab. Alternativ sprechen Sie die wichtigen Details zu Reisezeit, Überstunden und Arbeitszeitgestaltung unmittelbar vor der Geschäftsreise ab – und halten die Übereinkünfte schriftlich fest.
