Die E-Rechnung wird Pflicht.
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) auch für VW FS verpflichtend – mit direkten Auswirkungen auf unsere internen Prozesse und unsere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Bis Ende 2026 ist zudem die elektronische Rechnungserstellung verbindlich umzusetzen. Diese Änderungen basieren auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, und stellen einen wichtigen Schritt in der Digitalisierungsoffensive der Bundesregierung dar. DIe E-Rechnungspflicht gilt dabei nur für B2B-Kunden. Privatkunden sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.
Fragen und Antworten im Überblick.
In den nachfolgenden FAQ beantworten wir, was die Pflicht zur E-Rechnung für Sie und für VW FS genau bedeutet, wie die E-Rechnung funktioniert und welche Regelungen gelten.
Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Ab 2025 müssen Unternehmen Rechnungen elektronisch und im strukturierten Format empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Bis Ende 2026 muss ebenso die Rechnungserstellung elektronisch gewährleistet sein.
Strukturiertes Format: Die elektronische Rechnung muss ein bestimmtes, maschinenlesbares Format (z. B. XML) haben, um eine automatisierte Verarbeitung und Prüfung durch den Empfänger zu ermöglichen.
Ausnahme für Kleinunternehmer (nach § 19 UStG): Für Kleinunternehmer besteht erst ab 2028 die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen (B2B), sie müssen aber ab 2025 zum Empfang bereit sein.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland für den Austausch von Rechnungen im Bereich B2G und B2B vorgeschrieben ist. Sie basiert auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) und verwendet das XML-Format (Extensible Markup Language).
Die E-Rechnung wurde im Jahr 2020 in Deutschland als Standard für die elektronische Rechnung im öffentlichen Sektor eingeführt. Sie dient dazu, die Rechnungsstellung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu vereinheitlichen und so die Bearbeitung zu automatisieren und zu beschleunigen.
Die E-Rechnung ist für alle Lieferanten und Dienstleister verpflichtend, die im Bereich B2B und B2G Geschäfte machen. Sie ersetzt die bisher häufig verwendeten PDF-Rechnungen und stellt sicher, dass alle relevanten Daten in einem einheitlichen, überprüfbaren Format vorliegen. Sie kann über ein sogenanntes Zentralrechnungsportal oder über spezialisierte Softwarelösungen an die entsprechenden Stellen übermittelt werden.
Was ist eine XML-Datei und was sind komplexe Attribute?
Die X-Rechnung wird in XML verfasst, einer Auszeichnungssprache, die hier für den Austausch strukturierter Daten genutzt wird. XML selbst ist eine sehr flexible Sprache, die es ermöglicht, Daten in einer hierarchischen Struktur zu speichern.
- XML-Datei: Eine XML-Datei ist eine Textdatei, die strukturierte Daten im XML-Format enthält. Sie besteht aus Tags und Elementen, die bestimmte Informationen über die Rechnung enthalten (wie Rechnungsnumer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuer etc.). Die X-Rechnung ist eine spezielle Implementierung von XML, die auf einem Standard basiert und spezielle Vorgaben für den öffentlichen Sektor in Deutschland berücksichtigt.
- Komplexe Attribute: In einer X-Rechnung können auch komplexe Attribute verwendet werden, um detaillierte Informationen zu beschreiben. Diese komplexen Attribute sind in der Regel Unterelemente oder Attribute eines übergeordneten Elements, die wiederum zusätzliche Informationen oder Strukturierung bieten. Zum Beispiel kann ein Element wie <LineItem> (Posten der Rechnung) ein Attribut wie <Quantity> (Menge) enthalten und weitere komplexe Daten wie Preis, Steuersatz oder Artikelbezeichnung in weiteren Unterelementen definieren.
Sind X-Rechnung und ZUGFeRD das Gleiche?
Nein. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit einer eingebetteten elektronischen Rechnung (unsichtbar), diese kann im Format X-Rechnung sein. Das bedeutet, dass beide Formate gleichwertig betrachtet werden können – allerdings nur mit der Voraussetzung, dass der Empfänger in der Lage ist, die X-Rechnung aus dem ZUGFeRD zu extrahieren.
Ist es möglich, eine PDF-Rechnung in eine X-Rechnung umzuwandeln?
Das kommt darauf an, um welche Art von PDF es sich handelt. Wenn es sich, wie in der vorherigen Frage beschrieben, um einen eingebetteten (strukturierten) Datensatz der PDF-Datei handelt, kann der Datensatz extrahiert werden. Dies ist beim ZUGFeRD der Fall.
Wenn es sich bei der PDF-Datei um eine reine Grafik handelt, ist es nicht möglich, zu wandeln. Auch wenn es sich augenscheinlich um einen Text handelt, ist es IT-technisch eine graphische Darstellung. Dies kann man relativ gut daran erkennen, dass man den Text nicht markieren kann.
Die PDF-Datei muss eindeutig strukturiert und fix sein und einen echten Text haben. Die Attribute dürfen nicht variieren und müssen immer an der gleichen Stelle stehen.
Eine manuell erschaffene PDF-Datei ist in der Regel nicht umzuwandeln.
Wie versende ich eine E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine E-Rechnung zu versenden. Dabei kommt es auf den Empfänger an. Eine vorherige Absprache zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ist anzustreben.
In unserem Unternehmen wird es zunächst über das Peppol Netzwerk erfolgen. Um E-Rechnungen mit Peppol übermitteln zu können, ist es erforderlich, einen zertifizierten Zugangspunkt zu erhalten. Eine Peppol-ID wird für den generellen Datenaustausch benötigt.
Was ist eine Peppol-ID?
Eine Peppol-ID ist eine unverwechselbare, eindeutige Indentifikation aller Sender und Empfänger. Diese wird für die sichere Übermittlung von elektronischen Dokumenten (z. B. Rechnungen oder Bestellungen) benötigt. Sie kann sich durch verschiedene Komponenten zusammensetzen (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ländercode etc.).
Im Allgemeinen dient die Peppol-ID dazu, den Datenaustausch und die Kommunikation so sicher und effizient wie möglich darzustellen.
Was ist Peppol?
Peppol ist das Akronym von "Pan-European Public Procurement Online" und ist ein grenzüberschreitendes Netzwerk für den automatischen und standardisierten Austausch elektronischer Daten bzw. Dokumente und die Vereinfachung elektronischer Beschaffungsprozesse.
Das Peppol-Netzwerk ermöglicht es, elektronische Rechnungen, Bestellungen, Lieferdokumente und andere geschäftliche Kommunikation über ein standardisiertes, interoperables System auszutauschen. Die Hauptziele von Peppol sind:
- Vereinfachung der elektronischen Kommunikation: Durch einheitliche Standards können Unternehmen und öffentliche Stellen in verschiedenen Ländern miteinander kommunizieren, ohne unterschiedliche nationale Standards implementieren zu müssen.
- Förderung der Digitalisierung: Peppol unterstützt die Einführung von E-Government-Initiativen, indem es die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen vereinfacht.
- Interoperabilität: Peppol sorgt dafür, dass Systeme und Plattformen über nationale Grenzen hinweg miteinander kommunizieren können, was den Austausch von Geschäftsdaten vereinfacht.
- Sicherheit und Effizienz: Die Nutzung von Peppol gewährleistet sichere, schnelle und verlässliche elektronische Transaktionen.
In vielen europäischen Ländern, einschließlich Deutschland, müssen Unternehmen mittlerweile elektronische Rechnungen über Peppol an öffentliche Stellen senden. Das Peppol-System unterstützt auch andere Geschäftstransaktionen wie Bestellungen, Lieferscheine und Verträge.
Bis wann dürfen Papierrechnungen und sonstige Rechnungen versandt werden?
Der Versand von Papierrechnungen ist bis Ende 2026 ohne Abstimmung mit dem Rechnungsempfänger zulässig. Weitere Rechnungen, beispielsweise PDF und JPG, können unter der Voraussetzung, dass sich der Rechnungsempfänger einverstanden erklärt, ebenfalls bis Ende 2026 versandt werden.
Für steuerbare und steuerpflichtige, inländische B2B-Rechnungen (keine Kleinbetragsrechnungen) gilt Folgendes:
| Rechnungssteller mit Umsatz bis 800.000 Euro | Rechnungssteller mit Umsatz über 800.000 Euro | Rechnungsempfänger | |
|---|---|---|---|
| Rechnungs als E-Rechnung (X-Rechnung, ZUGFeRD) | Pflicht ab 01.01.2028 | Pflicht ab 01.01.2027 | Empfangspflicht ab dem 01.01.2025 |
| Papierrechnung | ohne Zustimmung des Empfängers bis 31.12.2027 | ohne Zustimmung des Empfängers bis 31.12.2026 | Kein Vorsteuerabzug mehr ab 01.01.2028 |
| PDF u. a. | mit Zustimmung des Empfängers ab 01.01.2025 bis 31.12.2027 | mit Zustimmung des Empfängers ab 01.01.2025 bis 31.12.2026 |
Zustimmung erforderlich, kein Vorsteuerabzug mehr ab 01.01.2028 |
| EDI-Verfahren |
ab 01.01.2025 mit Zustimmung des Empfängers, generell weiterhin möglich bis 31.12.2027 |
Zustimmung erforderlich, kein Vorsteuerabzug mehr ab 01.01.2028 | |
Bis wann muss komplett auf E-Rechnung umgestellt werden?
Die komplette Umstellungspflicht (Rechnungseingang und Rechnungsausgang) auf digitale Dokumente hat bis zum 01.01.2027 bzw. 01.01.2028 (wenn Umsatz <800.000 Euro) zu erfolgen. Das beinhaltet ebenso die revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen und Einführung des Fakturasystems bzw. Anpassung der Fähigkeiten, E-Rechnungen zu erstellen.
Welche Pflichtfelder müssen in der E-Rechnung befüllt werden?
Pflichtfelder helfen dabei, Rechnungen schnell und effizient dem Rechnungsadressaten zuordnen zu können. Folgende Pflichtfelder sind für den Rechnungseingang zu befüllen:
- BT-1 = Rechnungsnummer
- BT-2 = Rechnungsdatum
- BT-3 = Als Code angegebener Funktionstyp der Rechnung
- BT-10 = Käuferreferenz
- BT-19 = Buchungsreferenz
- BT-29 = Kennung des Leistenden/Kreditorennummer
- BT-49 = Elektronische Adresse
- BT Rechnungsempfänger Mail